Software de gestión de espacios para grandes empresas

Coordina tus sedes y recursos con las reglas que necesita tu organización

KALENA centraliza la reserva de puestos, salas, parking y otros recursos compartidos en grandes corporaciones. Facilita la gestión de espacios para grandes empresas con diferentes sedes, departamentos y perfiles de usuario, mediante reglas de uso e integraciones adaptadas a su operativa.

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Organizaciones de distintos sectores utilizan KALENA para gestionar sus espacios y recursos compartidos

Cuando crece la organización también cambian las necesidades de gestión

Un departamento necesita prioridad sobre ciertos espacios. El aparcamiento recibe más solicitudes que plazas disponibles. IT debe conectar el acceso a la aplicación con la identidad corporativa. Y cada sede puede tener condiciones de uso diferentes.

La elección de una solución de reservas debe contemplar cómo se aplican esas políticas, cómo se conectan los sistemas y quién acompaña la implantación. KALENA permite abordar estas necesidades desde un proyecto adaptado a la estructura de la compañía.

Además, en una gran empresa, el número de personas que necesitan reservar puede superar ampliamente al de puestos, salas o plazas disponibles. KALENA dimensiona sus planes por los recursos gestionados, sin añadir una licencia por cada usuario.

Control de aforo salas, reserva de espacios - Kalena

Así ayuda KALENA a ordenar recursos en grandes empresas

Organizaciones de distintos sectores utilizan KALENA para gestionar sus espacios y recursos compartidos

Sedes corporativas con alta demanda de recursos

Organiza el acceso cuando muchos equipos comparten los mismos espacios

Define permisos, límites y criterios de asignación para salas, puestos y plazas de parking. La configuración puede incorporar prioridades o sorteos para los recursos con más demanda, de acuerdo con las políticas de la organización.

Corporaciones con varias sedes y centros de trabajo

Reúne la reserva de espacios de distintas ubicaciones

Organiza los recursos por localización y adapta sus condiciones de reserva a cada entorno. La gestión de espacios multisede permite a los usuarios consultar los recursos habilitados para su perfil y a la compañía mantener una organización común de sus reservas.

Aparcamientos corporativos con plazas limitadas

Asigna las plazas de parking según las políticas de cada sede

Organiza el uso del parking en tus sedes con criterios claros para empleados y departamentos. KALENA permite configurar prerreservas, prioridades y sorteos cuando la demanda supera las plazas disponibles, adaptando la asignación a las políticas de cada sede. Las reservas también pueden vincularse con los sistemas de control de accesos.

Cuéntanos cómo se distribuyen tus sedes
y qué necesitan los equipos que las utilizan

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Gestiona los recursos compartidos de tu organización

Reserva dinamica de puestos de trabajo en la oficina - KALENA

Reúne en un mismo entorno los espacios y recursos que necesitan reserva. Los empleados pueden consultar su disponibilidad y elegir desde las vistas de plano o calendario, según la configuración.

Puestos de trabajo, escritorios y despachos compartidos.
Salas de reuniones, comités y espacios de formación.
Plazas de parking, incluidas las destinadas a vehículos eléctricos.
Taquillas, equipamiento y otros recursos de apoyo.
Comedores, instalaciones deportivas y otros espacios internos sujetos a reserva.

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Revisa con nuestro equipo el proyecto de tu corporación

Solicita una demo personalizada y cuéntanos cuántas sedes y recursos necesitas gestionar, qué reglas deben aplicarse y con qué sistemas debe conectarse KALENA

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Capacidades para aplicar
tus políticas de uso a escala corporativa

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Políticas de reserva y roles por área

Configura quién puede reservar cada recurso, con qué antelación y bajo qué límites. Las reglas de reserva, los roles y las prioridades permiten trasladar las políticas de la compañía al uso diario de los espacios.

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Confirmación de uso y liberación de reservas

El check-in y el check-out permiten confirmar el uso y liberar espacios. Con la función de no-show configurada, una reserva vuelve a estar disponible si no se confirma dentro del plazo establecido.

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Control de accesos vinculado a las reservas

Conecta KALENA con los sistemas de acceso del edificio o aparcamiento. La integración puede utilizar lectura de matrículas mediante cámaras LPR, tarjetas o códigos QR para relacionar entradas y salidas con las reservas y automatizar su confirmación o liberación.

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Asignaciones y sorteos para recursos con alta demanda

Incorpora criterios de adjudicación según las necesidades del recurso: prioridades, asignaciones o prerreservas con sorteo. Esto permite organizar el reparto de plazas y otros recursos escasos con criterios definidos por la organización.

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SSO y conexión con calendarios corporativos

Integra el inicio de sesión único o SSO con Microsoft Entra ID o Google Workspace. Las conexiones con calendarios Exchange y Google permiten reflejar las reservas en los entornos que utiliza el equipo, según el alcance de la integración.

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Informes para revisar el uso de los recursos

Consulta históricos de reservas y registros de check-in y check-out para analizar cómo se utilizan los espacios. Si necesitas informes avanzados con indicadores específicos, se puede definir una explotación personalizada de los datos del proyecto.

El respaldo de Panel Sistemas
para implantar y evolucionar KALENA

Una implantación corporativa requiere coordinar necesidades de negocio, instalaciones y tecnología.

El equipo de KALENA cuenta con la capacidad de ingeniería de Panel Sistemas para estudiar requisitos, desarrollar personalizaciones y trabajar con IT en la integración de la solución.

Acompañamiento desde la definición hasta la puesta en marcha

El acompañamiento premium abarca la toma de requisitos, la configuración y la puesta en marcha. Cuando el proyecto lo requiere, se trabaja con los responsables de la compañía para concretar permisos, políticas de uso e informes personalizados.

Pruebas de carga para evaluar el comportamiento de la plataforma

KALENA se ha sometido a pruebas de carga con un volumen elevado de usuarios. Estas pruebas permiten evaluar el comportamiento de la plataforma en escenarios exigentes y aportan una base técnica para analizar las necesidades de capacidad del proyecto.

Seguridad de la información con respaldo acreditado

Panel Sistemas dispone de un sistema de gestión de seguridad de la información certificado conforme a ISO/IEC 27001. Este marco se suma a las opciones de autenticación y permisos de KALENA para abordar los requisitos de acceso y seguridad de la organización.

Soporte y acuerdos de nivel de servicio

Los proyectos corporativos pueden incorporar acuerdos de nivel de servicio o SLA. El alcance del soporte y los compromisos aplicables se definen en la contratación para que la compañía conozca qué atención recibe y bajo qué condiciones.

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Experiencia aplicada a proyectos corporativos

Conoce cómo se ha aplicado KALENA a necesidades concretas de reserva, asignación de recursos e integración con sistemas de acceso.

gestión de espacios corporativos en Rovensa

Rovensa: gestión de espacios y servicios corporativos en España y Portugal

Rovensa organiza con KALENA la reserva de espacios de oficina, instalaciones deportivas y citas de salud laboral en sus delegaciones de España y Portugal.

caso de éxito de gestión de parking de empresa

Caser / Helvetia: gestión y asignación de plazas de parking con KALENA

Caser – Grupo Helvetia organiza con KALENA la asignación de 700 plazas de parking para más de 1.600 usuarios potenciales, combinando prereservas, sorteo y liberación de plazas.

Técnicas Reunidas: gestión y reserva de espacios en sus sedes internacionales con KALENA

Técnicas Reunidas centraliza con KALENA la gestión y reserva de más de 10.000 recursos en sus sedes internacionales. Una plataforma común para puestos de trabajo, salas de reuniones y parking, con reglas y responsables propios en cada sede.

Preguntas frecuentes sobre KALENA para grandes corporaciones

¿Puede una compañía gestionar varias sedes con KALENA?

Sí. La solución permite organizar recursos por ubicación y gestionar sus reservas desde un mismo entorno. En el proyecto se concretan los espacios de cada sede, los perfiles de acceso y las condiciones de uso que necesita la organización.

¿Se pueden aplicar reglas distintas por departamento o tipo de recurso?

Sí. La personalización puede incorporar permisos, prioridades, límites de reserva y criterios de asignación. Así puedes adaptar la disponibilidad de los recursos a las necesidades de distintos equipos y gestionar de forma específica los espacios con mayor demanda.

¿Se integra con el SSO y los sistemas corporativos existentes?

KALENA dispone de integraciones con Microsoft Entra ID y Google Workspace para el inicio de sesión, así como con calendarios Exchange y Google. Otras conexiones se estudian con IT para definir su viabilidad, alcance y configuración.

¿Puede conectarse con cámaras de lectura de matrículas y barreras?

Sí, mediante una integración con los dispositivos y sistemas de control de accesos. El proyecto define cómo vincular las entradas y salidas con las reservas. La compatibilidad con los equipos existentes debe revisarse en la fase técnica.

¿Qué permite valorar si KALENA encaja con el tamaño de nuestra compañía?

La evaluación debe considerar los recursos, las sedes, los usuarios y la carga de uso prevista, además de las integraciones. Las pruebas de carga realizadas y el análisis técnico del proyecto ayudan a valorar ese encaje, sin confundir usuarios registrados con accesos simultáneos.

¿Es posible personalizar la solución y contratar SLA?

Sí. El equipo puede estudiar desarrollos, informes e integraciones específicos. También se pueden acordar SLA dentro del alcance contratado. Las condiciones de soporte y las personalizaciones se concretan en la propuesta; no todas las opciones están incluidas en cualquier plan.

¿A qué corresponde la certificación ISO 27001?

La certificación corresponde al sistema de gestión de seguridad de la información de Panel Sistemas, la compañía que desarrolla KALENA. Puedes consultar el certificado vigente y su alcance para la evaluación de proveedor de tu organización.

¿El coste aumenta al incorporar más empleados?

El modelo de KALENA se basa en los recursos gestionados, no en el número de usuarios. Si cambian los recursos, las funciones o el alcance del servicio, se revisa el plan. Añadir usuarios no implica por sí mismo una nueva licencia por persona.