Software de gestión de espacios para la Administración Pública

Organiza los recursos de tu organismo con reglas claras y respaldo técnico

KALENA centraliza la reserva de salas, puestos de trabajo, parking y otros recursos de uso interno. Facilita la gestión de espacios en la Administración Pública cuando distintas unidades comparten edificios, equipamiento y condiciones de uso.

Con el respaldo de Panel Sistemas para abordar la configuración, las integraciones y la personalización que necesita cada proyecto.

Solicita una Demo

Cuando reservar exige coordinar
unidades y criterios de uso

Una sala para comisiones internas. Puestos compartidos entre equipos. Un aparcamiento con más solicitudes que plazas. Varios edificios con horarios y permisos diferentes. Estas situaciones requieren concretar quién puede reservar, en qué condiciones y con qué prioridad.

KALENA permite trasladar esas decisiones a la operativa de reservas y disponer de información para revisarla. Servicios Generales, las unidades gestoras y los responsables TIC pueden abordar el proyecto desde sus necesidades respectivas.

Además, los planes de KALENA se basan en los recursos gestionados, no en el número de usuarios. Un modelo que puede resultar especialmente interesante cuando muchas personas comparten un conjunto limitado de salas, puestos o plazas.

Control de aforo salas, reserva de espacios - Kalena

Administraciones y organismos que confían en KALENA

Entidades del sector público ya utilizan KALENA para organizar la reserva de sus espacios y recursos compartidos

Sedes administrativas con recursos compartidos

Coordina salas de reuniones, formación interna, puestos y parking entre unidades. Define condiciones de reserva para cada recurso y criterios de asignación cuando la demanda supera la disponibilidad.

Organismos con varios edificios o dependencias

Organiza los espacios por ubicación y habilita su reserva según los perfiles definidos. Puedes mantener criterios comunes y configurar condiciones específicas para los recursos de cada edificio, dentro del alcance del proyecto.

Aparcamientos del personal con plazas limitadas

Organiza la asignación de plazas cuando la demanda supera la disponibilidad. KALENA permite configurar prerreservas, prioridades y sorteos según los criterios definidos por el organismo, y vincular las reservas con el control de accesos cuando el proyecto lo requiera.

Revisa con nuestro equipo la gestión de espacios de tu organismo

Solicita una demo personalizada con ejemplos de salas, puestos o aparcamiento. Cuéntanos qué unidades y edificios participan, qué reglas necesitas aplicar y qué requisitos técnicos y de servicio debe contemplar el proyecto

Solicita una Demo

Los espacios que necesita el personal de tu organismo

Reserva dinamica de puestos de trabajo en la oficina - KALENA

Reúne los recursos reservables en un mismo entorno. El personal puede consultar disponibilidad, ubicación y características desde las vistas de plano o calendario habilitadas.

Salas de reuniones, comisiones y coordinación interna.
Puestos de trabajo y despachos compartidos.
Plazas de aparcamiento, incluidas plazas con condiciones de uso específicas.
Aulas y salas para formación del personal.
Taquillas, medios técnicos y otros recursos internos sujetos a reserva.

Pruébalo gratis

Capacidades para aplicar reglas justas en tu entidad



Permisos y condiciones de reserva por unidad

Define qué personas o grupos pueden visualizar y reservar determinados recursos. Las políticas y roles, los límites de antelación y las ventanas horarias ayudan a aplicar las condiciones de uso establecidas por el organismo.



Reservas recurrentes y gestión por personal autorizado

Programa reservas que se repiten y permite que los gestores habilitados organicen reservas en nombre de otros usuarios. Una unidad puede coordinar reuniones periódicas o espacios de formación sin crear cada evento desde cero.



Informes para revisar las reservas y su utilización

Consulta el histórico de reservas y, cuando se utilice la confirmación de uso, los registros de check-in y check-out. Esta información ayuda a revisar la demanda y los bloqueos sin uso confirmado. También se pueden estudiar informes personalizados con los indicadores del proyecto.



Asignación de recursos con alta demanda

Configura prioridades, asignaciones o prerreservas con sorteo para organizar el acceso a recursos limitados. Los criterios se concretan con la entidad: la herramienta aplica las reglas que se hayan definido para cada caso.

Z

Confirmación del uso y liberación de reservas

El check-in y el check-out permiten confirmar y finalizar el uso de un recurso. Con la función de no-show configurada, una reserva sin confirmar vuelve a estar disponible una vez transcurrido el plazo establecido.

~

Visibilidad de la información según el perfil

Puedes ocultar a los usuarios elegidos determinados detalles de las reservas, como el asunto, el nombre o los comentarios. Así se puede mostrar la disponibilidad del recurso y limitar el detalle visible según la configuración acordada.

Un proyecto de implantación
con respaldo de Panel Sistemas

Una implantación en el sector público puede requerir la participación de Servicios Generales, responsables de las unidades, TIC y seguridad. El acompañamiento premium de KALENA permite trabajar con los interlocutores del organismo desde la toma de requisitos y la configuración hasta la puesta en marcha.

Integración con la identidad y los calendarios del organismo

KALENA dispone de integraciones de inicio de sesión único o SSO con Microsoft Entra ID y Google Workspace, y de conexiones con calendarios Exchange y Google. Para otras necesidades, el equipo estudia la viabilidad y el alcance de la integración con los responsables tecnológicos.

Conexión con sistemas de control de accesos

Vincula las reservas con los sistemas de acceso de personas o vehículos. En aparcamientos, la integración puede utilizar lectura de matrículas mediante cámaras LPR para relacionar entradas y salidas con las reservas. La solución se concreta según los dispositivos y sistemas compatibles.

Seguridad de la información respaldada por ISO 27001

Panel Sistemas dispone de un sistema de gestión de seguridad de la información certificado conforme a ISO/IEC 27001. Su alcance incluye actividades de prestación de servicios tecnológicos y desarrollo de software.

Acuerdos SLA para concretar el nivel de servicio

El proyecto puede incorporar acuerdos de nivel de servicio o SLA. Las condiciones de soporte y los compromisos aplicables se concretan en la contratación, para que el organismo conozca el alcance de la atención y pueda hacer seguimiento del servicio acordado.

Capacidad técnica para proyectos con muchos usuarios

KALENA se ha sometido a pruebas de carga con un volumen elevado de usuarios. El dimensionamiento de cada proyecto debe considerar las sedes, los recursos, las integraciones y la carga de uso prevista. La capacidad de ingeniería permite estudiar las necesidades específicas y las posibles personalizaciones.

Solicita una Demo

Preguntas frecuentes sobre KALENA en el sector público

¿Qué administraciones y organismos pueden valorar KALENA?

La propuesta se dirige a administraciones estatales, autonómicas y locales, así como a organismos y entidades públicas que necesitan organizar sus espacios internos. El encaje se revisa según los recursos, los perfiles de usuario y los requisitos de cada proyecto.

¿Se pueden gestionar varios edificios y aplicar reglas por unidad?

Sí. Los recursos se pueden organizar por ubicación y se pueden configurar permisos, límites y prioridades para grupos de usuarios. El proyecto define qué espacios comparten las unidades y qué condiciones se aplican en cada caso.

¿Cómo se organiza el parking cuando no hay plazas para todo el personal?

Se pueden incorporar prerreservas y criterios de asignación por prioridad, puntuación o sorteo. El organismo define las reglas y los recursos a los que se aplican; KALENA permite llevarlas a la operativa de reservas.

¿Puede utilizarse el inicio de sesión del organismo?

KALENA dispone de SSO con Microsoft Entra ID y Google Workspace. La integración concreta se revisa con TIC. Otros sistemas de identidad o aplicaciones requieren un estudio de viabilidad y alcance.

¿Qué acredita la ISO 27001 mencionada en esta página?

La certificación corresponde al sistema de gestión de seguridad de la información de Panel Sistemas. Su certificado vigente recoge el titular, el alcance y las fechas. Estos datos deben valorarse junto con los requisitos específicos del servicio.

¿Se pueden acordar SLA y personalizaciones?

Sí. Se pueden incluir acuerdos de nivel de servicio y estudiar desarrollos, informes o integraciones específicos. El alcance funcional, el soporte y sus condiciones se definen en la propuesta y en la contratación del proyecto.

¿Los informes reflejan la ocupación física de forma continua?

Los informes trabajan con los datos registrados en KALENA. Una reserva y una confirmación de uso aportan información distinta. Los registros de check-in y check-out no equivalen a una medición física continua de la ocupación.

¿Es una plataforma de cita previa o de tramitación administrativa?

Esta propuesta se centra en reservar espacios y recursos de uso interno. La atención a la ciudadanía, la tramitación de expedientes o la cesión de instalaciones a terceros tienen requisitos propios y deben revisarse como proyectos distintos.