CASO DE ÉXITO
Caser/Grupo Helvetia: gestión y asignación de plazas de parking con KALENA
700 plazas de aparcamiento distribuidas en dos plantas y más de 1.600 usuarios potenciales. Un sistema de prereserva, sorteo y liberación de plazas para organizar de manera justa el acceso al parking corporativo.
Caser implantó KALENA para gestionar las plazas de aparcamiento de sus instalaciones. El sistema organiza la asignación de plazas fijas y de las disponibles para el resto de la plantilla, y permite volver a ofrecer las plazas liberadas cuando sus titulares no las necesitan.
EL RETO
Organizar el acceso a un parking con más usuarios que plazas
La demanda de plazas superaba la capacidad disponible. Caser necesitaba establecer un proceso claro y justo para asignar el parking, respetar las plazas fijas y facilitar el uso de aquellas que quedaban libres algunos días.
El proyecto debía responder a cuatro necesidades:
Respetar las plazas fijas. Mantener la asignación fija del 30 % de las plazas a determinados empleados.
Aprovechar las plazas que quedan libres. Permitir que las personas con plaza fija la liberen cuando no van a acudir a la oficina.
Asignar las plazas disponibles con criterios comunes. Sustituir la gestión manual por un proceso de prereserva y sorteo justo.
Dar una segunda oportunidad a quienes no obtuvieron plaza. El sorteo inicial no debía ser el único momento para acceder al parking. Era necesario que quienes se quedaran sin plaza pudieran optar a las que se fueran liberando conforme avanzaba la semana.
LA SOLUCIÓN
Prereserva, sorteo y liberación de plazas
KALENA se configuró para gestionar la solicitud y asignación de plazas con antelación, y para volver a poner a disposición aquellas que quedan libres.
Prereservas y sorteo de plazas
Los usuarios solicitan plaza mediante una prereserva. El sistema realiza el sorteo con una semana de antelación, según los criterios de asignación definidos. La configuración permite organizar el reparto de las plazas disponibles con reglas comunes y tener en cuenta el histórico y otros parámetros como las reservas disfrutadas anteriormente.
Liberación de plazas fijas cuando no se utilizan
Las personas que tienen asignada una plaza fija pueden liberarla cuando no van a utilizarla. Esa plaza vuelve a estar disponible para que pueda asignarse a otro usuario. Así, el sistema permite aprovechar parte de las plazas que podrían quedar vacías por viajes, teletrabajo o vacaciones, sin modificar la asignación fija de sus titulares.
Avisos y nuevas oportunidades de reserva
Al finalizar el sorteo, KALENA comunica el resultado a las personas solicitantes para que puedan organizar su semana. Si después se libera alguna plaza, se habilita para reserva directa. De este modo, quienes no obtuvieron plaza en el sorteo inicial pueden optar a las que se liberan más adelante.
LOGROS ALCANZADOS
La configuración reúne en un mismo proceso las plazas fijas, las solicitudes de aparcamiento y las plazas que vuelven a estar disponibles. El equipo puede consultar las peticiones y asignaciones sin depender de un reparto manual para cada solicitud.
El caso muestra cómo una empresa puede organizar la reserva de un parking corporativo cuando la demanda supera el número de plazas, combinando criterios de asignación y opciones para aprovechar las plazas que se liberan.
Optimización de ocupación
Maximización del uso de las 700 plazas en las dos plantas de parking gracias a la reutilización eficiente del 30% de las plazas fijas.
Eliminación de la fricción operativa
Gestión automatizada del flujo de solicitudes para más de 1.600 usuarios, eliminando por completo la carga administrativa manual de IT o Facilities.
Equidad y transparencia
Implementación de un modelo de sorteo justo basado en reglas unificadas que incrementa la satisfacción y percepción de justicia en la plantilla.
Planificación avanzada
Reducción de la incertidumbre gracias a la comunicación automatizada con una semana de antelación, permitiendo a los empleados organizar su movilidad de forma óptima.
Resultado de adjudicación
Según los datos facilitados, en el 95 % de los días se asignó plaza al 100 % de quienes la solicitaron, mediante el sorteo o las liberaciones posteriores.
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KALENA permite gestionar reservas de parking, establecer reglas de asignación y utilizar prereservas con sorteo justo. Si tu empresa tiene plazas limitadas y necesita organizar su uso, podemos ayudarte a valorar cómo configurar el proceso.
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