Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve KALENA?

KALENA es una solución software en la nube para gestionar la reserva de espacios y recursos de forma justa en las empresas. Con ella puedes reservar salas de reuniones, puestos de trabajo, plazas de parking, estaciones de carga, taquillas, despachos y cualquier recurso adicional en tu empresa.

KALENA cuenta con un sistema justo de reservas para toda la empresa, por lo que te ayuda a evitar favoritismos y reservas fantasmas mientras mejora la disponibilidad del espacio.

¿Cómo funciona KALENA?

Desde una única interfaz, de forma centralizada y sin necesidad de instalar software. Solo necesitas conexión a internet y tus datos de acceso para gestionar la reserva de cualquier espacio o recurso a través de los distintos módulos. El acceso es multidispositivo: web y móvil, para que cualquier persona del equipo use KALENA desde el dispositivo que prefiera.

¿Qué diferencia a KALENA de otras herramientas de reservas de espacios?

KALENA no solo permite reservar espacios y recursos en la oficina: garantiza un reparto justo del uso. La solución permite aplicar reglas para evitar favoritismos y aumentar la disponibilidad real.

Además, cuenta con un modelo de precio por recurso que alinea el coste con lo que de verdad usas, no con el número de personas dadas de alta, lo que reduce el gasto en equipos grandes y entornos híbridos.

¿Qué espacios puedo reservar con KALENA?

Con KALENA puedes gestionar la reserva de cualquier espacio o recurso de tu oficina por franjas horarias. Como salas de reuniones, puestos de trabajo, plazas de parking, taquillas, carga de vehículos eléctricos, pistas deportivas, despachos, etc.

También puedes habilitar otros recursos corporativos que tenga sentido reservar en tu empresa como, por ejemplo, sesiones de fisioterapia, equipos para videoconferencia o soporte técnico. Si el recurso admite reserva por tiempo, KALENA lo ordena con las mismas reglas de uso justo.

¿Qué significa que KALENA asegura una reserva justa de espacios y recursos?

Significa que el acceso a espacios y recursos de la empresa se decide con criterios objetivos para todos y sin favoritismos. La empresa puede establecer límites por persona o equipos, con prioridades claras. Su uso es especialmente estratégico cuando hay más solicitudes que disponibilidad real de los espacios o recursos.

Además, KALENA libera las reservas sin check-in de forma automática para que nadie bloquee recursos que no utiliza. El resultado es un uso igualitario y transparente, con menos conflictos internos, menos reservas fantasma y más disponibilidad de los recursos y espacios.

¿Puedo probar gratis KALENA antes de contratar?

Sí. Puedes solicitar una prueba gratuita de 15 días para comprobar de primera mano cómo puedes simplificar la gestión de tus espacios de oficina con KALENA y aplicar la reserva justa en tu empresa.

Si lo prefieres, agenda una demo personalizada con uno de nuestros expertos para resolver tus dudas y descubrir cómo gestionar mejor tus espacios.

¿Desde qué dispositivos puedo realizar reservas con KALENA?

Desde cualquier dispositivo y navegador, sin necesidad de instalar una aplicación. Solo es necesario acceder a la interfaz web y loguearse. Una vez dentro, podrás reservar desde calendario o plano, consultar disponibilidad al instante y recibir notificaciones de reservas, cambios y recordatorios en tu correo electrónico.

¿Puedo filtrar recursos por capacidad, equipamiento o ubicación?

Sí. KALENA muestra características como capacidad y ubicación, y te permite localizar el recurso más adecuado de forma rápida. Por ejemplo, salas de reuniones con equipo de videoconferencia o puestos de trabajo en una planta concreta.

¿Cómo funciona la reserva por afinidad para sentarme cerca de mi equipo?

La reserva por afinidad utiliza filtros en el plano para localizar dónde se sientan tus compañeros y te permite reservar cerca. La encontrarás disponible al hacer tu reserva de escritorio para que puedas situarte en la oficina de la forma más operativa para afrontar la jornada.

¿Cómo puedo hacer una reserva en KALENA?

Tras loguearte en la interfaz web de KALENA:

1. 1. Elige el recurso a través de la vista Calendario o vista Plano y consulta su disponibilidad.
   2. Revisa la información del recurso y asegúrate de que es correcta.
   3. Confirma la franja horaria y, si aplica, invita asistentes.
   4. Recibirás la confirmación y los avisos asociados en tu correo electrónico.

¿Puedo crear reservas recurrentes y gestionarlas de forma centralizada?

Sí. Con KALENA puedes crear reservas recurrentes para varios días y gestionarlas desde el mismo lugar con perfiles de gestor o especiales. Esta opción se combina con reglas de uso justo (no-show y límites) para mantener la disponibilidad de los espacios y recursos.

¿Cómo realizo el check-in y el check-out de escritorios, salas, puestos y parking?

Puedes hacerlo directamente desde tu reserva en KALENA o escaneando el código QR ubicado en las salas o puestos de tu oficina.

Si tu empresa tiene activado el control de accesos, la propia entrada puede registrar el check-in (por ejemplo, controles de acceso de personal o lectura de matrícula en parking) y la salida registrar el check-out.

¿Qué ocurre si no hago check-in a tiempo (no-show)?

Cada empresa define un margen de cortesía para confirmar tu reserva. Si no haces check-in dentro de ese tiempo, KALENA marcará la reserva como no-show y libera el recurso de forma automática, por lo que volverá a estar disponible para que lo usen el resto de usuarios. 

Así se evitan las reservas fantasma y se garantiza la disponibilidad de los recursos y espacios sin uso, algo clave en horas de alta demanda. El objetivo no es penalizar, sino asegurar un uso justo y transparente para todos.

¿Qué sucede si otra persona ocupa mi reserva por error?

Lo primero es abrir tu reserva en KALENA y comprobar los detalles. Con la reserva visible y sin tu check-in validado, es fácil aclarar el malentendido. La otra persona puede elegir un recurso alternativo disponible o pedir ayuda a la persona administradora para una reasignación rápida.

Si el acceso está integrado (por ejemplo, matrícula en parking), el propio sistema respeta a quien tiene la reserva confirmada, lo que reduce estas incidencias a casos puntuales.

¿Cómo libera KALENA un recurso cuando detecta ausencia o final de uso?

KALENA aplica reglas automáticas y personalizables para mantener un uso óptimo de los espacios y recursos en la oficina.

Si no hay check-in en el plazo previsto, libera la reserva como no-show. Si confirmas la salida con check-out, el recurso queda disponible al instante para el resto del equipo. Y si llega la hora de fin sin extensión aprobada, el sistema lo libera de forma automática.

Cuando existe control de accesos, la salida por barrera también puede registrar el check-out. Con estas medidas, los recursos no quedan bloqueados y la disponibilidad mejora de manera constante.

¿Puedo extender una reserva en el momento si hay disponibilidad?

Sí, si el recurso o espacio no tiene otra reserva a continuación, puedes ampliar tu tiempo de uso desde el detalle de la reserva en KALENA y confirmar el nuevo horario.

El sistema respeta las reglas de equidad de tu empresa —como límites diarios por persona o equipo— para que la ampliación de tu reserva no perjudique a quienes esperan usar ese mismo recurso después. El resultado es flexibilidad para ti y justicia para todo el equipo.

¿Con qué calendarios corporativos se integra KALENA?

Tus reservas son totalmente compatibles con los calendarios más usados. Puedes agendar tus reservas en tu calendario Exchange y Google Calendar.

¿Se integra KALENA con sistemas propios de empresas?

Sí, KALENA se conecta con los sistemas corporativos propios de tu empresa como, por ejemplo, el Directorio Activo. Además, también puedes integrar KALENA con dispositivos de acceso y apertura automática de barreras y puertas, identificación de vehículos con lectura de matrícula por cámara LPR, tarjeta de identificación de usuario o códigos QR. 

De este modo la reserva y el acceso funcionarán como un único flujo. Puedes añadir una capa adicional de seguridad a la solución con la Autentificación Multifactor (MFA) para elevar la seguridad en tus accesos corporativos si lo necesitas.

¿Es seguro usar KALENA como software de reservas?

Sí, en todo el ciclo de vida del software KALENA se han incorporado criterios de desarrollo y de gestión de la información seguros, mediante certificaciones periódicas de seguridad. Además, KALENA dispone de un sistema implantado y certificado por la norma ISO 27001, para garantizar la seguridad de la información que se genera durante el desarrollo de la actividad y salvaguardarla de posibles amenazas.

¿Cómo protege KALENA los datos y qué controles de privacidad aplica?

En KALENA aplicamos procesos y controles para preservar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la seguridad de la información en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 RGPD. KALENA permite roles y permisos para limitar qué ve y qué gestiona cada perfil. Puede integrarse con Directorio Activo y Autentificación Multifactor (MFA) para mejorar la seguridad, y ofrece trazabilidad de acciones relevantes.

Además, en KALENA, como parte Panel Sistemas, disponemos de un sistema implantado y certificado por la norma ISO 27001, para garantizar la Seguridad de la Información que se genera en la Organización durante el desarrollo de nuestra actividad, y salvaguardarla de posibles amenazas.

¿Cómo funciona la integración con control de accesos?

El sistema de acceso pregunta a KALENA si existe una reserva con ese identificador y en caso de que exista permite la entrada, lo que implica que la respuesta de KALENA y las reglas que tenga configuradas realizan de manera automática el proceso y validación de los accesos en tu oficina reduciendo tareas manuales.

Por ejemplo, en el caso de control de accesos al parking, la cámara LPR puede registrar automáticamente el check-in al entrar y el check-out al salir; en salas o puestos, el QR o la tarjeta corporativa pueden cumplir la misma función. Evitando malentendidos y liberando a tiempo los recursos no utilizados.

¿Cuál es el precio de KALENA?

KALENA ofrece tres planes (Basic, Medium y Enterprise) y, a diferencia de otras soluciones, escalan en función del número de recursos a gestionar en la oficina, y no del número de usuarios. Esto beneficia de manera enorme la gestión de espacios en modelos de trabajo híbrido y con equipos grandes, porque puedes dar de alta a todo tu equipo sin añadir sobrecostes por usuario.

Además, KALENA tiene uno de los precios por recurso más competitivos del mercado: desde 2 € por recurso/mes en el Plan Basic hasta 0,83 € por recurso/mes en el Plan Enterprise, con precios inferiores a 0,22 € por recurso/mes para planes personalizados de más de 6.000 recursos. Con el Plan Enterprise podrás personalizar y añadir funcionalidades y necesidades gracias a la capacidad de personalización de la herramienta.

¿Qué ventajas tiene pagar por recurso frente a pagar por usuario?

El modelo por recurso alinea el coste con el uso real de tus espacios. Pagas por las salas, puestos o plazas de parking que gestionas, no por el número de personas dadas de alta. Eso te permite incluir a todo el equipo sin recargos y ahorrar frente a los modelos por usuario, que penalizan a las empresas con equipos grandes o con picos de personal.

Además, te permite tener más control y más eficiencia sobre tu presupuesto. Con KALENA el precio de tu plan solo crece cuando aumentan tus espacios, no cuando tu plantilla crece.

¿Hay permanencia o un período mínimo al contratar?

No, todos los planes de KALENA son sin permanencia. Puedes adaptar, ampliar o reducir tu suscripción cuando cambien tus necesidades, sin compromisos a largo plazo para que tengas una total flexibilidad.

¿Puedo cambiar de plan si lo necesito?

Sí, puedes modificar, ampliar y cambiar de plan cuando lo necesites. KALENA es una solución flexible que se adapta a las necesidades de cada cliente en cada momento. Ponte en contacto con nuestro equipo y cuéntanos tus nuevas necesidades; puedes solicitarlo con cualquiera de nuestros planes.

¿Cómo puedo darme de baja de KALENA?

En KALENA, el cliente tiene el control absoluto de su suscripción desde la tienda, donde se puede efectuar la baja en cualquier momento de una manera muy sencilla y sin penalizaciones. Para otros planes no gestionados por tienda online, o para cualquier consulta, también se puede contactar en el correo contacto@kalena.es

KALENA es el único software de reserva de espacios del mercado en el que puedes darte de baja sin penalización, ya que no hay permanencia en ninguno de nuestros planes.

¿En qué idiomas está disponible KALENA?

KALENA está disponible en español y en inglés y catalán. La plataforma, la documentación y el equipo de soporte atienden en ambos idiomas. Así todo avanzará con fluidez tanto si tu empresa se encuentra en un contexto multilingüe o en un contexto local.

¿En qué consiste el Acompañamiento Premium?

A diferencia de muchas soluciones en el mercado, KALENA no se limita a una simple atención comercial. Desde el inicio, tratamos cada caso como un proyecto particular y acompañamos a tu organización en todas las fases: desde la presentación del proyecto hasta la puesta en marcha, pasando por la toma inicial de requisitos y la configuración.

En KALENA sabemos que cada empresa es única, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. En cualquiera de los planes nuestro equipo de implantación tiene un trato cercano con el cliente para entender su caso de uso y configurar la solución conforme a sus necesidades.

Contamos para ello con un equipo de especialistas dedicado a ofrecerte un servicio integral y comprender a fondo tus necesidades. Nos ajustamos, además, a todos los niveles de interlocución necesarios para asegurarte una transición fluida y exitosa.

¿Cómo se coordina el equipo de soporte de KALENA con el equipo de IT de la empresa?

Nuestro equipo de implantación tiene un trato cercano con el cliente para entender su caso de uso y realizar una configuración a medida de sus necesidades, desde el comienzo hasta la implementación. Nos adaptamos a todos los niveles de interlocución necesarios en la implementación de la herramienta.

Nuestro equipo también tratará con tu departamento de IT en caso de existir integraciones, incluso puede realizar toda la carga inicial de tus planos, recursos y secciones en caso de incluir este servicio. Por ello, todas las cuestiones técnicas se tratarán de forma directa para que el proceso sea más fluido.