La solución software para la gestión y reserva de espacios corporativos:

Salas – Parking – Puestos de trabajo – Otros espacios

SOLUCIÓN SOFTWARE PARA LA RESERVA DE OTROS ESPACIOS Y RECURSOS CORPORATIVOS

KALENA espacios  es una aplicación software que te permite gestionar el uso y la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, además de las salas de reuniones, puestos de trabajo, o parking.

Gestionar de forma flexible el uso de los espacios y recursos de la oficina se ha convertido hoy en día en una prioridad, especialmente en los modelos de trabajo híbridos. Con empleados presenciales y otros trabajando desde casa, las empresas necesitan poder optimizar la capacidad, nivel de ocupación y disponibilidad de los distintos espacios o recursos adicionales.

Con Kalena espacios puedes gestionar, además de las salas, puestos o parking, la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo.

Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

RESERVA DE CUALQUIER RECURSO O ESPACIO ADICIONAL

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Con KALENA espacios puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar cualquier recurso o espacio adicional que necesites, como por ejemplo, plazas de comedor o taquillas.

Con Kalena, tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de los recursos o espacios, y consultar sus características, ubicación o medios técnicos si dispone. Además, podrán hacer reservas en bloque o por áreas y departamentos, realizar reservas recurrentes para varios días, y hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados, liberándolos después de su uso.

Con Kalena también es posible solicitar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.

Kalena integra además comunicaciones vía correo para informar a todos los usuarios de las reservas, cambios, etc.

ADMINISTRAR LOS PLANOS DE TODOS LOS RECURSOS Y  ESPACIOS

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Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos de los recursos o espacios adicionales en la oficina.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de recursos o espacios adicionales sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, un quiosco, una tablet o un teléfono móvil. También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre el recurso o espacio adicional en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.

Desde la parte de Administración podrás configurar los recursos y su disponibilidad. Podrás por ejemplo bloquearasignar y priorizar reservas por departamentos, y bloquear reservas por áreas o equipos.

También podrás gestionar usuarios, permisos, roles, y eliminar o añadir más espacios o recursos.

CONTROL DE OCUPACIÓN Y CAPACIDAD DE LOS ESPACIOS

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KALENA espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más flexible y eficiente.

Con Kalena, podrás pre-asignar o bloquear recursos o espacios, y controlar la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los recursos inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.

Asimismo, la vista sobre plano incorpora los filtros avanzados de Kalena. Puedes localizar en el plano qué recurso está utilizando «x», y reservar «cerca» por afinidad laboral.

Puedes igualmente establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina.

Además, Kalena genera un registro histórico de reservas y puedes establecer reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un recurso o espacio adicional, para tareas de mantenimiento o limpieza.

MY PLANNING

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Todas tus reservas en KALENA espacios de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas de espacios en Kalena.

Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en un recurso o espacio reservado.

De un sólo vistazo, tus empleados pueden consultar todas las reservas planificadas tanto de puestos de trabajo, como de salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos, facilitando la asistencia a las oficinas.

CHECK-IN / CHECK-OUT

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Registra la entrada y salida de los empleados en los diferentes espacios.

Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en los diferentes espacios o recursos a reservar, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el espacio o recurso volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

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Un potente Dashboard con vistas personalizadas por usuario.

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios o recursos, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde la pantalla inicial, el usuario podrá ver de un vistazo sus propias estadísticas en Kalena, y el estado de ocupación actual de espacios y recursos.

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de los recursos o espacios, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

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Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todo lo que necesitas.

reserva salas icono

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

reserva puestos de trabajo icono

PUESTOS DE TRABAJO

Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

reserva parking icono

PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

reserva de recursos icono

OTROS RECURSOS

Gestiona la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo. Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

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