Software de gestión de espacios para aseguradoras

Organiza los recursos de tu oficina con reglas claras para todo el equipo

KALENA centraliza la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos compartidos en compañías aseguradoras. Tus empleados pueden consultar la disponibilidad y planificar su jornada presencial desde un mismo lugar, mientras los responsables de gestión establecen las condiciones de uso de cada espacio.

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La jornada en tu aseguradora empieza por disponer del espacio adecuado

Un equipo necesita reunirse para revisar un proyecto, una persona acude a una oficina distinta de la habitual y una sesión de formación reúne a varios departamentos. Si estas actividades coinciden, disponer de un puesto de trabajo, una sala o una plaza de parking requiere coordinación.

Cuando las reservas se reparten entre correos, hojas de cálculo y solicitudes a Administración, resulta más difícil conocer la disponibilidad y aplicar las mismas reglas. KALENA ayuda a organizar estos recursos para que cada persona pueda consultar sus opciones y reservar según los criterios de la compañía.

Control de aforo salas, reserva de espacios - Kalena

Así ayuda KALENA a ordenar recursos en sedes de compañías aseguradoras

Espacios de trabajo y aparcamiento adaptados a la actividad de tu aseguradora

Sedes y oficinas con equipos que comparten espacios

Facilita la planificación de las jornadas presenciales

Cuando los equipos de una aseguradora alternan trabajo presencial y remoto, la necesidad de puestos y salas puede cambiar de un día a otro. KALENA permite consultar la disponibilidad desde plano o calendario y elegir un espacio según su ubicación y características. Los permisos y las reglas de reserva ayudan a organizar el uso por áreas o departamentos, con la configuración que requiera cada compañía.

Aparcamientos con más solicitudes que plazas disponibles

Aplica criterios de reparto y aprovecha las plazas disponibles

En los días de mayor asistencia, gestionar el parking de una aseguradora puede requerir algo más que una lista de solicitudes. KALENA permite configurar prerreservas y adjudicación por sorteo, así como poner a disposición del equipo las plazas fijas que sus titulares no van a utilizar. Cada organización define el funcionamiento que necesita para su aparcamiento.

Si estas situaciones te resultan familiares,

es el momento de decir adiós a los problemas en la oficina con KALENA.

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Centraliza la reserva de recursos en tu compañía de seguros

Reserva dinamica de puestos de trabajo en la oficina - KALENA

Reúne en KALENA los recursos que tus empleados necesitan reservar durante su jornada. Puedes organizar su disponibilidad por ubicación y establecer las condiciones de uso correspondientes.

Puestos de trabajo y escritorios compartidos.
Salas para reuniones de equipo, comités y encuentros con colaboradores.
Despachos de uso compartido.
Plazas de parking para empleados y visitas.
Plazas con puntos de carga para vehículos eléctricos.
Aulas y salas de formación interna.
Taquillas y equipamiento compartido.
Espacios deportivos y de bienestar, si la compañía dispone de ellos.
Otros recursos y servicios internos que puedan reservarse por franjas horarias.

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Prepara tu oficina para los días de mayor actividad

Descubre cómo coordinar los puestos, las salas y el aparcamiento de tu aseguradora con una reserva centralizada y criterios de uso definidos por tu organización.

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Una gestión de espacios para aseguradoras
que facilita el trabajo diario

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Planificación de las jornadas presenciales

Consultar con antelación qué puestos y salas están disponibles ayuda a preparar una jornada en la oficina, una reunión entre departamentos o una visita a otra sede.

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Recuperación de reservas que no se utilizan

Al activar la confirmación de uso y la función de no-show, un recurso puede volver a estar disponible si no se realiza el check-in dentro del plazo establecido.

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Información para ajustar los espacios de oficina

El módulo de estadísticas permite revisar las reservas por recurso y periodo. Con esa información, los responsables de instalaciones pueden identificar qué espacios concentran más demanda y revisar su distribución o sus reglas de uso.

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Reparto de recursos con criterios definidos

Los límites de reserva, las prioridades y la asignación por sorteo permiten organizar el acceso cuando la demanda supera la disponibilidad, según las reglas configuradas por la compañía.

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Menos coordinación manual para Administración

Centralizar las solicitudes y permitir que cada empleado consulte y gestione sus reservas ayuda a reducir los intercambios de mensajes para localizar un espacio libre.

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Planes que se ajustan a los recursos gestionados

El modelo de KALENA se basa en los espacios y recursos incluidos en el plan. Así puedes incorporar a los empleados que necesiten reservar sin añadir un coste por cada usuario dado de alta.

Preguntas frecuentes sobre KALENA en el sector asegurador

¿Qué oficinas de una aseguradora pueden utilizar KALENA?

KALENA puede utilizarse en sedes centrales, oficinas territoriales y otros centros de trabajo donde varias personas compartan espacios. La configuración se adapta a los recursos, las ubicaciones y las condiciones de reserva que necesite gestionar la compañía.

¿Se pueden reservar puestos para los días de trabajo presencial?

Sí. Los empleados pueden consultar los puestos disponibles y reservar desde la vista de plano o calendario. La compañía puede establecer límites de antelación y condiciones de uso para organizar los días en los que coinciden más equipos.

¿Cómo se gestiona un parking con más demanda que plazas?

KALENA permite configurar un sistema de prerreserva y adjudicación por sorteo. También puede facilitar que las plazas fijas queden disponibles para otros empleados cuando sus titulares no vayan a utilizarlas, según las reglas del aparcamiento.

¿Puede cada departamento tener condiciones de reserva diferentes?

Sí. Bajo personalización, es posible organizar grupos de usuarios, limitar qué recursos pueden reservar y establecer prioridades. Esto permite adaptar la reserva de espacios a las necesidades de cada área de la aseguradora.

¿Qué ocurre si un empleado reserva un espacio y finalmente no lo utiliza?

Con la función de no-show activada, KALENA libera la reserva si no se confirma el uso dentro del plazo definido. El recurso vuelve a quedar disponible para otras personas. El check-in y el check-out pueden configurarse de acuerdo con el plan y la personalización del proyecto.

¿Se integra con los sistemas corporativos de la compañía?

KALENA dispone de integraciones con calendarios Exchange y Google, y con directorios corporativos como Microsoft Entra ID o Google Workspace para el inicio de sesión. También puede conectarse con sistemas de control de accesos, según el alcance de la integración.

¿Qué información pueden consultar los responsables de instalaciones?

El módulo de estadísticas permite analizar las reservas por tipo de recurso y periodo, y exportar los datos. Está disponible en los planes que lo incluyen. Esta información ayuda a revisar la demanda y a ajustar la organización de los espacios.

¿El precio depende del número de empleados de la aseguradora?

Los planes de KALENA se dimensionan por el número de espacios y recursos que se gestionan. El número de usuarios dados de alta no añade un coste por persona. El alcance de las funcionalidades y las integraciones depende del plan y de la configuración contratados.