SOFTWARE PARA ESPACIOS DE TRABAJO HÍBRIDOS

Solución software para la reserva de puestos de trabajo en tu oficina

Kalena es una aplicación software que te permite gestionar el uso y la reserva de los puestos de trabajo en la oficina, optimizando el uso de los espacios.

Gestionar de forma flexible el uso de los espacios de la oficina se ha convertido en una prioridad especialmente en los modelos de trabajo híbrido, con empleados presenciales y otros trabajando desde casa, las empresas necesitan poder optimizar la capacidad, el grado de ocupación y disponibilidad de los puestos de trabajo.

Ahora con Kalena, puedes gestionar los puestos de trabajo flexible y los espacios de coworking, de forma fácil y eficaz, optimizando el uso de las oficinas, y mejorando la experiencia de los empleados.

Grandes compañías de 15 países ya utilizan KALENA para
gestionar los espacios en sus oficinas​

HOT DESKING

RESERVA UN PUESTO DE TRABAJO

Con KALENA puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar un puesto de trabajo o escritorio en la oficina.

Con Kalena, tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de puestos, y consultar sus características, ubicación, y medios técnicos de los que dispone. Además, podrán hacer reservas en bloque o por áreas y departamentos, realizar reservas recurrentes para varios días, y hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados en los puestos, liberándolos después de su uso.

Con Kalena también es posible solicitar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.

Kalena integra además comunicaciones vía correo para informar a todos los usuarios de las reservas, cambios, etc.

 

Reserva dinámica puestosKalena, reserva de espacios

GESTIONA LOS PUESTOS

CONTROLA OCUPACIÓN Y CAPACIDAD

Pantalla Reserva puestos sobre plano Kalena, reserva de puestos de trabajo

Con Kalena, podrás pre-asignar y priorizar puestos por departamentos, o bloquear puestos de trabajo y reservas de puestos en bloque por áreas o equipos, controlando la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los puestos inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.

Asimismo, la vista sobre plano incorpora los filtros avanzados de Kalena. Puedes localizar en el plano en qué puesto de trabajo está sentado «x», y reservar «cerca» por afinidad laboral.

Puedes igualmente establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina.

Además, Kalena genera un registro histórico de reservas y puedes establecer reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto de trabajo, para tareas de mantenimiento o limpieza.

 

 

REGISTROS DE RESERVA

CHECK-IN/ CHECK-OUT DE PUESTOS DE TRABAJO

Registra la entrada y salida de los empleados en los puestos de trabajo.

Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en los puestos de trabajo, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los puestos.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el puesto de trabajo volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

 

check-in check-out puestos de trabajo

MÁS FUNCIONALIDADES de KALENA

VISTA PLANO O CALENDARIO

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con KALENA puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala en tu oficina.

Con Kalena puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones en tu oficina.

Tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de salas, consultando además sus características, localización o equipamiento técnico disponible.

Kalena integra comunicaciones vía correo electrónico para informar a todos los usuarios de las reservas, cancelaciones o cambios realizados.

Pantalla Reserva Parking sobre plano Kalena, reserva de espacios

ADMINISTRAR LOS PLANOS Y ESPACIOS

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas de escritorios desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de los puestos de trabajo sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, una Tablet o un teléfono móvil.

También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre el puesto de trabajo y gestionar usuarios, permisos, roles, y eliminar o añadir más espacios de trabajo.

Pantalla Admin planos Parking Kalena, reserva de espacios

MY
PLANNING

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con este módulo, consulta todas tus reservas en KALENA de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas de espacios en Kalena.

Podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in /out de una sala reservada.

De un sólo vistazo, tus empleados pueden consultar todas las reservas planificadas tanto de puestos de trabajo, como de salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos, facilitando la asistencia a las oficinas.

Pantalla My planning Kalena, reserva de espacios

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de los puestos de trabajo, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todo lo que necesitas.

reserva salas icono

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

reserva puestos de trabajo icono

PUESTOS DE TRABAJO

Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

reserva parking icono

PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

reserva de recursos icono

OTROS RECURSOS

Gestiona la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo. Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

Logotipo Kalena blanco

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