La reserva de recursos más justa para empresas y empleados
El software de reserva de puestos de trabajo que mejora el ambiente en la oficina
Aplica normas equitativas ante recursos limitados, mientras ahorras hasta un 35%* con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Súmate a las más de 200 empresas que ya se
benefician de la reserva de puestos de trabajo más justa
Los recursos y oficinas compartidas
pueden provocar algunos roces…
¿Recursos que nunca se pueden reservar?
Hoy en día, son muchas las empresas donde se utilizan puestos de trabajo sin un sistema claro de reserva. Algunos empleados siempre consiguen los mejores espacios mientras otros se quedan con opciones menos favorables. Esto genera tensiones y un ambiente de trabajo poco agradable.
¿Estaba de verdad disponible o no?
En muchas oficinas existen quejas continuas porque no se puede saber qué recursos están disponibles en tiempo real. Los empleados reservan puestos de trabajo o salas de reuniones que parecen libres, pero luego resultan estar ocupados, lo que provoca confusión y retrasos.
¿Recursos sin usar y espacios vacíos?
En empresas con puestos de trabajo híbridos, a menudo los recursos están reservados por otras personas que no los utilizan en realidad. La falta de un sistema eficiente para liberar estas reservas afecta de lleno a la capacidad para desempeñar el trabajo en la oficina.
Si estas situaciones te resultan familiares,
es el momento de decir adiós a los problemas en la oficina con KALENA.
KALENA es justa para equipos y empresas
Únete a la reserva de escritorios y puestos más equitativa
Consulta en tiempo real la disponibilidad de todos los recursos y espacios desde un único sitio.
Asigna los recursos limitados sin favoritismos, por sorteo o mediante créditos de reserva.
Registra el check-in y check-out de empleados en su puesto de oficina con código QR o de forma manual.
Optimiza los recursos reservados sin uso al liberar las reservas sin check-in.
Reserva también recursos adicionales: wifi, parking, sala de reuniones, puesto de comedor…
Ahorra un 35%* con los planes por recursos. Aquí incluir a todo tu equipo no te penaliza.
Gestiona en minutos reservas recurrentes, por departamentos o del mismo recurso.
Controla la capacidad de la oficina y establece puestos inhabilitados para situaciones de emergencia.
Notifica a los usuarios vía e-mail de sus reservas, cambios, etc. para tener todo bajo control.
Haz una gestión de tus recursos más eficiente mediante el análisis de los datos de uso en el dashboard.
Reserva cómodamente mediante plano o calendario desde cualquier dispositivo.
Integra tus propios planos de oficinas y espacios para que tu equipo se sienta totalmente familiarizado.
¿CÓMO FUNCIONA KALENA?
Reserva de puesto de trabajo
Con KALENA tus empleados podrán:
- Utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar un puesto de trabajo o escritorio en oficinas compartidas.
- Visualizar de forma dinámica la disponibilidad de puestos y consultar sus características, ubicación y medios técnicos de los que dispone.
- Realizar reservas en bloque o por áreas y departamentos.
- Realizar reservas recurrentes para varios días.
- Reservar por afinidad laboral: utiliza filtros avanzados para localizar en el plano en qué puesto de trabajo está sentado «x», y reservar un puesto «cerca».
- Hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados en los puestos, liberándolos después de su uso.
- Solicitar cualquier equipamiento adicional que necesiten, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.
- Consultar su plan personal de reservas de espacios en KALENA a través del módulo de My Planning (calendario diario, semanal o mensual de reservas).
- Consultar el dashboard de informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
- Recibir comunicaciones vía correo sobre reservas o cambios que puedan producirse.
- Consultar las notificaciones internas desde el menú de usuario.
GESTIONA EL TELETRABAJO Y MODELOS HÍBRIDOS
Controla ocupación y capacidad en oficinas compartidas
Con KALENA tu compañía puede gestionar la ocupación y la capacidad de los puestos de trabajo híbrido:
- Pre-asignar y priorizar puestos por departamentos.
- Bloquear puestos de trabajo y reservas de puestos en bloque por áreas o equipos, controlando la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los puestos inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.
- Gestionar el horario mínimo y máximo de antelación para realizar una reserva.
- Establecer y gestionar turnos y calendarios para la incorporación de tus empleados a la oficina.
- Establecer reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto de trabajo, para tareas de mantenimiento o limpieza.
- Cargar los planos propios por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer la reserva de espacios desde la vista plano.
- Consultar informes avanzados del índice de ocupación de la oficina y el uso de los espacios de trabajo: registro histórico de reservas, usuarios, recursos, etc. para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Optimiza tu oficina,
potencia tu equipo.
Apuesta por la reserva de puestos de trabajo y recursos más justa para todos
Solicítanos una prueba gratuita de KALENA durante 15 días, y descubre a tu ritmo cómo gestionar los espacios de trabajo en tu oficina de la manera más justa para empresas y empleados.
Si lo prefieres, también puedes agendar una demo personalizada con nuestro departamento comercial para analizar tu caso y ver cómo KALENA puede ayudarte a resolver tus necesidades.
¿Por qué elegir KALENA frente a otros software de reserva de escritorios?
El precio más competitivo del mercado. Con KALENA ahorras hasta un 35% con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Software seguro y robusto. Auditamos la seguridad de KALENA y estamos certificados en la norma ISO 27001. KALENA no falla: en cinco años ha habido 0 incidencias críticas o fallos de sistema.
Funcionalidades únicas y diferenciadoras. KALENA evoluciona e innova constantemente para hacer que la reserva de espacios y otros recursos sea mejor cada día para tu equipo.
Posibilidad de escalar y adaptar KALENA según las necesidades de tu organización. Puedes personalizar tu Plan tanto como lo desees en cualquier momento y a tu medida.
Acompañamiento integral premium. Sabemos que cada empresa es única, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. Te acompañamos en todas las fases del proyecto, desde la toma de requisitos y configuración, hasta la puesta en marcha.
La experiencia más justa para tu equipo. KALENA permite un mejor reparto de los recursos disponibles, evitando conflictos y favoreciendo el clima laboral.
¿Tienes dudas sobre KALENA?
Descubre cómo mejorar la gestión de escritorios y puestos de oficina en el trabajo híbrido
Administradores
¿KALENA puede ayudar a reducir los costes operativos relacionados con la gestión de espacios?
Sí, KALENA te ayuda a ahorrar como solución de software para reserva de puestos de trabajo y otros recursos en oficinas. La mayoría de las soluciones que encontrarás en el mercado funcionan con planes por usuarios, lo que multiplica de forma innecesaria los costes que pagas por tu plan. En cambio, en KALENA pagas en función de los recursos que pones a disposición de tu equipo. Lo que en KALENA llamamos que pagas por lo justo.
¿Es posible personalizar las normas de reserva según las necesidades específicas de nuestra empresa?
Sí, puedes personalizar las condiciones de reserva según tu política de empresa. Por ejemplo, puedes establecer un límite de reservas máximas por empleado de un mismo recurso, para asegurar disponibilidad para todos.
¿Cómo garantiza KALENA una distribución equitativa de los recursos entre los empleados?
KALENA está diseñada para acompañarte en las asignaciones justas y fomentar un clima de trabajo libre de tensiones. Tienes disponible la reserva por sorteo o bien por créditos para recursos limitados, como plazas de parking. Elijas el sistema que elijas te asegurarás de que tu equipo va a acceder a los recursos de forma imparcial.
¿Qué informes y métricas puedo obtener sobre el uso de los puestos de trabajo en mi empresa?
KALENA incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de las salas de reuniones y espacios de trabajo, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Equipo
¿Cómo puedo realizar la reserva de un puesto de trabajo o escritorio a través de KALENA?
Puedes reservar un puesto desde la vista calendario o desde la vista plano, según prefieras. Sea cual sea la forma desde la que accedas, verás los puestos disponibles para la fecha y hora que elijas. Además, puedes hacer reservas en bloque o por departamentos y también de forma recurrente. Recuerda que cuando hagas tu reserva puedes añadir la reserva de otros recursos adicionales que necesites, como plaza de parking.
¿Puedo ver en tiempo real qué puestos de trabajo están disponibles en mi espacio de trabajo?
Sí, cuando accedas a reservar verás los puestos de escritorio disponibles tanto en la vista plano como en la vista calendario. Además, sobre la vista plano con los filtros avanzados puedes ver quién ha reservado un puesto de oficina concreto y reservar por afinidad.
¿Cómo sé si mi reserva de mi puesto de trabajo ha sido realizada correctamente?
Recibirás un e-mail con la confirmación de tu reserva y los detalles. Si necesitas modificarla en cualquier momento, un nuevo e-mail en tu bandeja de entrada tendrá toda la información actualizada. Además, podrás comprobar que todo está ok en tu área de usuario en KALENA.
¿Qué ocurre si olvido cancelar una reserva de un puesto de trabajo que no voy a utilizar?
KALENA incorpora una opción para que tus recursos reservados vuelvan a estar disponibles si el usuario no ha hecho check-in en los X primeros minutos. Ese recurso de forma automática volverá a estar operativo para el resto de tu equipo si lo necesita para promover el uso de recursos de forma más justa.
Gestiona todos tus espacios de trabajo con KALENA
Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.
Salas de reuniones
Para colaborar sin competir por ellas
Reserva según reglas de uso de la sala, como capacidad y aforo máximo, ubicación y medios técnicos. Añade asistentes a la reunión, gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático para liberar las salas reservadas que no se usan.
Puestos de trabajo
Para facilitar el trabajo híbrido sin desorganización
Reserva un escritorio desde la vista calendario o plano. Busca compañeros cercanos por afinidad y solicita equipamiento adicional. Pre-asigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupación por zonas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.
Plazas de parking
Para llegar sin tensión ni privilegios ocultos
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes. Integra el acceso con los dispositivos de apertura automática del edificio. Gestiona las reservas mediante sorteo justo y gestiona el uso de plazas especiales.
Otros recursos
Para organizar todo lo demás
Desde taquillas a comedores, pasando por bicicleteros y otros servicios y zonas comunes como gimnasio, zonas de descanso o guardería.
Solicita una demo personalizada
y descubre todo el potencial de KALENA.
Por qué Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
Acompañamiento premium
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