La reserva de recursos mƔs justa para empresas y empleados
El software de reserva de puestos de trabajo que mejora el ambiente en la oficina
Aplica normas equitativas ante recursos limitados, mientras ahorras hasta un 35%* con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
SĆŗmate a las mĆ”s de 200 empresas que ya se
benefician de la reserva de puestos de trabajo mƔs justa
Los recursos y oficinas compartidas
pueden provocar algunos roces…
ĀæRecursos que nunca se pueden reservar?
Hoy en dĆa, son muchas las empresas donde se utilizan puestos de trabajo sin un sistema claro de reserva. Algunos empleados siempre consiguen los mejores espacios mientras otros se quedan con opciones menos favorables. Esto genera tensiones y un ambiente de trabajo poco agradable.
ĀæEstaba de verdad disponible o no?
En muchas oficinas existen quejas continuas porque no se puede saber quĆ© recursos estĆ”n disponibles en tiempo real. Los empleados reservan puestos de trabajo o salas de reuniones que parecen libres, pero luego resultan estar ocupados, lo que provoca confusiĆ³n y retrasos.
ĀæRecursos sin usar y espacios vacĆos?
En empresas con puestos de trabajo hĆbridos, a menudo los recursos estĆ”n reservados por otras personas que no los utilizan en realidad. La falta de un sistema eficiente para liberar estas reservas afecta de lleno a la capacidad para desempeƱar el trabajo en la oficina.
Si estas situaciones te resultan familiares,
es el momento de decir adiĆ³s a los problemas en la oficina con KALENA.
KALENA es justa para equipos y empresas
Ćnete a la reserva de escritorios y puestos mĆ”s equitativa
Consulta en tiempo real la disponibilidad de todos los recursos y espacios desde un Ćŗnico sitio.
Asigna los recursos limitados sin favoritismos, por sorteo o mediante crƩditos de reserva.
Registra el check-in y check-out de empleados en su puesto de oficina con cĆ³digo QR o de forma manual.
Optimiza los recursos reservados sin uso al liberar las reservas sin check-in.
Reserva tambiĆ©n recursos adicionales: wifi, parking, sala de reuniones, puesto de comedorā¦
Ahorra un 35%* con los planes por recursos. AquĆ incluir a todo tu equipo no te penaliza.
Gestiona en minutos reservas recurrentes, por departamentos o del mismo recurso.
Controla la capacidad de la oficina y establece puestos inhabilitados para situaciones de emergencia.
Notifica a los usuarios vĆa e-mail de sus reservas, cambios, etc. para tener todo bajo control.
Haz una gestiĆ³n de tus recursos mĆ”s eficiente mediante el anĆ”lisis de los datos de uso en el dashboard.
Reserva cĆ³modamente mediante plano o calendario desde cualquier dispositivo.
Integra tus propios planos de oficinas y espacios para que tu equipo se sienta totalmente familiarizado.
ĀæCĆMO FUNCIONA KALENA?
Reserva de puesto de trabajo
Con KALENA tus empleados podrƔn:
- Utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar un puesto de trabajo o escritorio en oficinas compartidas.
- Visualizar de forma dinĆ”mica la disponibilidad de puestos y consultar sus caracterĆsticas, ubicaciĆ³n y medios tĆ©cnicos de los que dispone.
- Realizar reservas en bloque o por Ɣreas y departamentos.
- Realizar reservas recurrentes para varios dĆas.
- Reservar por afinidad laboral: utiliza filtros avanzados para localizar en el plano en quĆ© puesto de trabajo estĆ” sentado Ā«xĀ», y reservar un puesto Ā«cercaĀ».
- Hacer el check-in/check-out mediante cĆ³digos QR instalados en los puestos, liberĆ”ndolos despuĆ©s de su uso.
- Solicitar cualquier equipamiento adicional que necesiten, como por ejemplo conectividad o wi-fi, ademƔs de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.
- Consultar su plan personal de reservas de espacios en KALENA a travĆ©s del mĆ³dulo de My Planning (calendario diario, semanal o mensual de reservas).
- Consultar el dashboard de informes y estadĆsticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
- Recibir comunicaciones vĆa correo sobre reservas o cambios que puedan producirse.
- Consultar las notificaciones internas desde el menĆŗ de usuario.
GESTIONA EL TELETRABAJO Y MODELOS HĆBRIDOS
Controla ocupaciĆ³n y capacidad en oficinas compartidas
Con KALENA tu compaƱĆa puede gestionar la ocupaciĆ³n y la capacidad de los puestos de trabajo hĆbrido:
- Pre-asignar y priorizar puestos por departamentos.
- Bloquear puestos de trabajo y reservas de puestos en bloque por Ć”reas o equipos, controlando la ocupaciĆ³n por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estĆ”tica, prefijando de antemano los puestos inhabilitados, o de forma dinĆ”mica, en base a criterios de proximidad segĆŗn las reservas que se van realizando.
- Gestionar el horario mĆnimo y mĆ”ximo de antelaciĆ³n para realizar una reserva.
- Establecer y gestionar turnos y calendarios para la incorporaciĆ³n de tus empleados a la oficina.
- Establecer reservas automƔticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto de trabajo, para tareas de mantenimiento o limpieza.
- Cargar los planos propios por planta, edificio y/o localizaciĆ³n en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer la reserva de espacios desde la vista plano.
- Consultar informes avanzados del Ćndice de ocupaciĆ³n de la oficina y el uso de los espacios de trabajo: registro histĆ³rico de reservas, usuarios, recursos, etc. para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Optimiza tu oficina,
potencia tu equipo.
Apuesta por la reserva de puestos de trabajo y recursos mƔs justa para todos
SolicĆtanos una prueba gratuita de KALENA durante 15 dĆas, y descubre a tu ritmo cĆ³mo gestionar los espacios de trabajo en tu oficina de la manera mĆ”s justa para empresas y empleados.
Si lo prefieres, tambiĆ©n puedes agendar una demo personalizada con nuestro departamento comercial para analizar tu caso y ver cĆ³mo KALENA puede ayudarte a resolver tus necesidades.
ĀæPor quĆ© elegir KALENA frente a otros software de reserva de escritorios?
El precio mƔs competitivo del mercado. Con KALENA ahorras hasta un 35% con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Software seguro y robusto. Auditamos la seguridad de KALENA y estamos certificados en la norma ISO 27001. KALENA no falla: en cinco aƱos ha habido 0 incidencias crĆticas o fallos de sistema.
Funcionalidades Ćŗnicas y diferenciadoras. KALENA evoluciona e innova constantemente para hacer que la reserva de espacios y otros recursos sea mejor cada dĆa para tu equipo.
Posibilidad de escalar y adaptar KALENA segĆŗn las necesidades de tu organizaciĆ³n. Puedes personalizar tu Plan tanto como lo desees en cualquier momento y a tu medida.
AcompaƱamiento integral premium. Sabemos que cada empresa es Ćŗnica, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. Te acompaƱamos en todas las fases del proyecto, desde la toma de requisitos y configuraciĆ³n, hasta la puesta en marcha.
La experiencia mƔs justa para tu equipo. KALENA permite un mejor reparto de los recursos disponibles, evitando conflictos y favoreciendo el clima laboral.
ĀæTienes dudas sobre KALENA?
Descubre cĆ³mo mejorar la gestiĆ³n de escritorios y puestos de oficina en el trabajo hĆbrido
Administradores
ĀæKALENA puede ayudar a reducir los costes operativos relacionados con la gestiĆ³n de espacios?
SĆ, KALENA te ayuda a ahorrar como soluciĆ³n de software para reserva de puestos de trabajo y otros recursos en oficinas. La mayorĆa de las soluciones que encontrarĆ”s en el mercado funcionan con planes por usuarios, lo que multiplica de forma innecesaria los costes que pagas por tu plan. En cambio, en KALENA pagas en funciĆ³n de los recursos que pones a disposiciĆ³n de tu equipo. Lo que en KALENA llamamos que pagas por lo justo.
ĀæEs posible personalizar las normas de reserva segĆŗn las necesidades especĆficas de nuestra empresa?
SĆ, puedes personalizar las condiciones de reserva segĆŗn tu polĆtica de empresa. Por ejemplo, puedes establecer un lĆmite de reservas mĆ”ximas por empleado de un mismo recurso, para asegurar disponibilidad para todos.
ĀæCĆ³mo garantiza KALENA una distribuciĆ³n equitativa de los recursos entre los empleados?
KALENA estƔ diseƱada para acompaƱarte en las asignaciones justas y fomentar un clima de trabajo libre de tensiones. Tienes disponible la reserva por sorteo o bien por crƩditos para recursos limitados, como plazas de parking. Elijas el sistema que elijas te asegurarƔs de que tu equipo va a acceder a los recursos de forma imparcial.
ĀæQuĆ© informes y mĆ©tricas puedo obtener sobre el uso de los puestos de trabajo en mi empresa?
KALENA incorpora un potente dashboard con informes y estadĆsticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
Desde el mĆ³dulo de Informes y EstadĆsticas, el perfil de administrador tendrĆ” acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. PodrĆ” consultar en cualquier momento el Ćndice de ocupaciĆ³n de la oficina y el uso de las salas de reuniones y espacios de trabajo, obteniendo asĆ informaciĆ³n muy Ćŗtil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Equipo
ĀæCĆ³mo puedo realizar la reserva de un puesto de trabajo o escritorio a travĆ©s de KALENA?
Puedes reservar un puesto desde la vista calendario o desde la vista plano, segĆŗn prefieras. Sea cual sea la forma desde la que accedas, verĆ”s los puestos disponibles para la fecha y hora que elijas. AdemĆ”s, puedes hacer reservas en bloque o por departamentos y tambiĆ©n de forma recurrente. Recuerda que cuando hagas tu reserva puedes aƱadir la reserva de otros recursos adicionales que necesites, como plaza de parking.
ĀæPuedo ver en tiempo real quĆ© puestos de trabajo estĆ”n disponibles en mi espacio de trabajo?
SĆ, cuando accedas a reservar verĆ”s los puestos de escritorio disponibles tanto en la vista plano como en la vista calendario. AdemĆ”s, sobre la vista plano con los filtros avanzados puedes ver quiĆ©n ha reservado un puesto de oficina concreto y reservar por afinidad.
ĀæCĆ³mo sĆ© si mi reserva de mi puesto de trabajo ha sido realizada correctamente?
RecibirĆ”s un e-mail con la confirmaciĆ³n de tu reserva y los detalles. Si necesitas modificarla en cualquier momento, un nuevo e-mail en tu bandeja de entrada tendrĆ” toda la informaciĆ³n actualizada. AdemĆ”s, podrĆ”s comprobar que todo estĆ” ok en tu Ć”rea de usuario en KALENA.
ĀæQuĆ© ocurre si olvido cancelar una reserva de un puesto de trabajo que no voy a utilizar?
KALENA incorpora una opciĆ³n para que tus recursos reservados vuelvan a estar disponibles si el usuario no ha hecho check-in en los X primeros minutos. Ese recurso de forma automĆ”tica volverĆ” a estar operativo para el resto de tu equipo si lo necesita para promover el uso de recursos de forma mĆ”s justa.
Gestiona todos tus espacios de trabajo con KALENA
Tan sencillo como coger tu mĆ³vil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.
Salas de reuniones
Para colaborar sin competir por ellas
Reserva segĆŗn reglas de uso de la sala, como capacidad y aforo mĆ”ximo, ubicaciĆ³n y medios tĆ©cnicos. AƱade asistentes a la reuniĆ³n, gestiona el check-in/out y activa el āno-showā automĆ”tico para liberar las salas reservadas que no se usan.
Puestos de trabajo
Para facilitar el trabajo hĆbrido sin desorganizaciĆ³n
Reserva un escritorio desde la vista calendario o plano. Busca compaƱeros cercanos por afinidad y solicita equipamiento adicional. Pre-asigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupaciĆ³n por zonas, y gestiona el check-in/out mediante cĆ³digos QR.
Plazas de parking
Para llegar sin tensiĆ³n ni privilegios ocultos
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes. Integra el acceso con los dispositivos de apertura automƔtica del edificio. Gestiona las reservas mediante sorteo justo y gestiona el uso de plazas especiales.
Otros recursos
Para organizar todo lo demƔs
Desde taquillas a comedores, pasando por bicicleteros y otros servicios y zonas comunes como gimnasio, zonas de descanso o guarderĆa.
Solicita una demo personalizada
y descubre todo el potencial de KALENA.
Por quƩ Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
AcompaƱamiento premium
Ā® Kalena by panel es un producto de Panel Sistemas. Ā© Todos los derechos reservados.