Software de gestión de espacios para centros formativos

Organiza tus aulas y recursos compartidos desde un mismo lugar

KALENA facilita la gestión de espacios para centros formativos que necesitan coordinar aulas, salas y otros recursos de uso compartido. Los equipos de coordinación y el profesorado autorizado pueden consultar la disponibilidad y reservar los espacios que necesitan para cada actividad.

Centraliza las reservas y adapta las condiciones de uso a la organización de tu centro, con las funciones y la configuración que requiera tu proyecto

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Cada actividad necesita un espacio
disponible y adecuado

Una clase semanal necesita un aula durante varias sesiones. Un taller requiere una sala con determinados medios. Una tutoría debe encajar entre otras actividades del centro. Cuando varios profesionales comparten instalaciones, confirmar dónde puede celebrarse cada actividad requiere una visión común de las reservas.

Si esa información está repartida entre correos y hojas de cálculo, comprobar la disponibilidad o comunicar un cambio exige más coordinación. KALENA reúne las reservas para que las personas autorizadas puedan consultar los espacios disponibles y organizar su uso.

Control de aforo salas, reserva de espacios - Kalena

Así ayuda KALENA a ordenar recursos en centros formativos

Espacios compartidos en distintos entornos de formación

Academias y centros de formación

Aulas que se utilizan para distintas actividades a lo largo del día

Consulta qué aula está disponible en una fecha y franja horaria y revisa su capacidad y características. Para sesiones que se repiten, los perfiles habilitados pueden crear reservas recurrentes del espacio. La coordinación del centro decide las fechas y el aula que necesita reservar.

Escuelas de negocio y centros de formación corporativa

Salas para sesiones formativas y actividades de apoyo

Una jornada puede combinar una sesión en grupo, reuniones de coordinación y tutorías en despachos compartidos. Centralizar la reserva de estos espacios permite consultar sus horarios y elegir entre los recursos disponibles para cada actividad.

Cuéntanos qué espacios compartís y cómo los reserváis.
Revisaremos contigo la configuración que necesita tu centro.

Organiza los espacios que necesita tu próxima sesión

Descubre cómo reunir las reservas de aulas, salas y recursos en una misma aplicación y facilitar su consulta al equipo del centro.

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Centraliza la reserva de espacios y recursos de tu centro formativo

Reserva dinamica de puestos de trabajo en la oficina - KALENA

Configura los espacios que tu equipo necesita reservar y reúne su disponibilidad en KALENA. Según las instalaciones del centro, pueden incluirse:

Aulas para clases, cursos y sesiones de formación.
Salas polivalentes para talleres, seminarios y presentaciones.
Salas de reuniones para el equipo docente y de coordinación.
Despachos compartidos para tutorías y reuniones individuales.
Puestos de trabajo para profesorado y personal de administración.
Equipamiento compartido, como proyectores o pantallas, según su configuración como recurso reservable.
Plazas de parking y otros espacios de apoyo, si el centro dispone de ellos.

Pruébalo gratis

Seis ventajas para coordinar los espacios de formación

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Disponibilidad visible antes de reservar

Comprueba qué espacios están libres para la fecha prevista y consulta su ubicación y capacidad. Así puedes elegir un aula adecuada sin depender de intercambios de mensajes.

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Menos coordinación dispersa

Las personas autorizadas consultan y gestionan las reservas desde un mismo entorno. Con las notificaciones por correo incluidas en el plan, reciben información sobre las reservas y sus cambios.

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Recuperación de espacios sin uso confirmado

Con la liberación por falta de check-in configurada, una reserva puede quedar disponible si no se confirma a tiempo. El centro decide en qué recursos aplicar esta función y cuánto esperar.

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Reservas para sesiones que se repiten

Los perfiles habilitados pueden registrar reservas recurrentes de un mismo espacio. Esto facilita organizar su uso en sesiones periódicas a partir de las fechas que determine el centro.

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Condiciones de uso adaptadas al centro

Si necesitas limitar la antelación de reserva, establecer prioridades o restringir determinados espacios a un grupo, estas opciones pueden incorporarse mediante la personalización del proyecto.

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Datos para revisar la demanda de espacios

Los informes permiten analizar las reservas registradas y detectar qué recursos se reservan con más frecuencia. Esta información ayuda a revisar la disponibilidad y los criterios de uso de aulas y salas.

Un plan dimensionado por los recursos que gestionas

El precio de KALENA se basa en los espacios y recursos incluidos en el plan, sin añadir un coste por cada usuario. Las funcionalidades disponibles y las personalizaciones se concretan según las necesidades de tu centro.

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Preguntas frecuentes sobre KALENA en centros formativos

¿Se puede reservar un aula para varias sesiones de un curso?

Sí. Los perfiles habilitados pueden crear reservas recurrentes de un mismo espacio para las fechas previstas. El centro define la planificación de las sesiones y registra las reservas correspondientes; esta función se ocupa de reservar el aula.

¿Quién puede reservar y cómo se organizan los permisos?

El centro define los usuarios y permisos de acceso. Si necesitas que ciertos grupos solo puedan reservar determinados espacios o tengan prioridad, la gestión departamental y las reglas avanzadas se concretan como parte de la personalización.

¿Se puede elegir un espacio por su capacidad o equipamiento?

Puedes consultar las características del espacio y utilizar filtros como la fecha, la ubicación o la capacidad. También es posible solicitar equipamiento adicional, según los recursos habilitados y la configuración acordada para el centro.

¿Qué ocurre si se reserva un aula y finalmente no se utiliza?

Si se ha contratado y configurado la función de no-show, la reserva se libera cuando no se realiza el check-in dentro del plazo definido. Esta confirmación se refiere al uso del espacio; no constituye un registro de asistencia individual del alumnado.

¿KALENA sustituye al programa de gestión académica?

KALENA se centra en la reserva de espacios y recursos. La planificación lectiva, la matrícula, la evaluación y los contenidos formativos deben seguir gestionándose con las herramientas académicas del centro. Reservar un aula para varias fechas no equivale a generar automáticamente los horarios de profesores y grupos.

¿Se puede conectar con los calendarios o el campus virtual del centro?

KALENA dispone de integraciones con calendarios Exchange y Google, según el alcance contratado. La conexión con un campus virtual o una aplicación académica específica requiere estudiar su viabilidad y alcance; debe revisarse como una necesidad particular del proyecto.

¿Qué información ofrecen los informes sobre las aulas?

En los planes que los incluyen, los informes permiten consultar las reservas registradas. Cuando se utiliza la confirmación de uso, también pueden consultarse registros de check-in y check-out. Estos datos deben interpretarse según el registro disponible, sin equiparar una reserva con la asistencia física de cada alumno.

¿El precio depende del número de profesores o usuarios?

Los planes se dimensionan por el número de recursos gestionados y no por el número de usuarios. Para elegir el plan se revisan los espacios que se reservarán, las funcionalidades necesarias y las posibles integraciones o personalizaciones.