CASO DE ÉXITO
Técnicas Reunidas: gestión y reserva de espacios en sus sedes internacionales con KALENA
Más de 10.000 recursos y 12.600 usuarios registrados en una plataforma común para gestionar puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de parking.
Técnicas Reunidas ha implantado KALENA para centralizar la gestión y reserva de espacios de trabajo en distintas sedes internacionales. La plataforma reúne puestos, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, incluidas las equipadas con puntos de recarga para vehículos eléctricos.
EL RETO
Gestionar espacios en distintas sedes con necesidades diferentes
Gestionar más de 10.000 recursos distribuidos entre varios países requería una solución que combinara coordinación corporativa y capacidad de gestión local.
Las necesidades de reserva variaban entre oficinas. Por eso, Técnicas Reunidas necesitaba unificar la gestión sin imponer una configuración idéntica a todas las sedes ni hacer que cada cambio dependiera del equipo central.
El proyecto debía responder a cuatro necesidades principales:
Adaptar las reservas a cada sede. Configurar los recursos y las condiciones de uso según las necesidades de cada oficina.
Centralizar la gestión de espacios. Reunir puestos de trabajo, salas de reuniones y parking en una plataforma compartida.
Dar autonomía a los responsables locales. Permitir que cada sede administrara sus recursos y reglas de reserva dentro de su ámbito de responsabilidad.
Organizar el acceso a las plazas con recarga eléctrica. Establecer criterios específicos justos para reservar este tipo de recursos de alta demanda.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma común con gestión local
La implantación de KALENA permitió organizar los espacios por sede y asignar permisos de administración a los responsables locales.
Espacios y reglas de reserva propios para cada sede
La aplicación se organizó mediante secciones diferenciadas para los centros y filiales incluidos en el proyecto. Esta configuración permite que cada sede gestione sus propios puestos de trabajo, salas y plazas de parking con las condiciones de reserva que necesita, dentro de una plataforma corporativa común.
Responsables locales con permisos de administración
Se habilitaron perfiles de administrador de sede con permisos para gestionar los recursos y las reglas de reserva de su ámbito. Así, los responsables locales pueden atender las necesidades de su oficina y realizar cambios en la configuración que les corresponde, sin trasladar cada ajuste al equipo central.
Reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones y parking
KALENA reúne la reserva de los distintos espacios en una misma aplicación, con consulta de disponibilidad en tiempo real. La configuración permite reglas específicas según el tipo de recurso y las necesidades de cada sede, incluidas las plazas de parking equipadas con puntos de recarga eléctrica.
LOGROS ALCANZADOS
El caso de Técnicas Reunidas muestra cómo una organización con presencia internacional puede abordar la reserva de espacios desde una plataforma común, adaptando la configuración a las necesidades de cada oficina.
La implantación reúne la gestión de espacios de distintas sedes en un entorno compartido y mantiene la capacidad de administración local.
Escalabilidad internacional
Gestión coordinada, robusta y centralizada de más de 10.000 recursos corporativos en paralelo distribuidos globalmente.
Adopción multicultural
Incorporación exitosa y fluida a la plataforma de 12.600 usuarios registrados en Europa, Asia, Oriente Medio y Norteamérica.
Gestión descentralizada
Autonomía organizativa total en España, India, Abu Dabi, Turquía, Calgary y Houston gracias a la implantación de los perfiles intermedios de gestión.
Optimización de espacios
Máximo aprovechamiento de los recursos de la oficina y reducción de puestos vacíos a nivel global mediante analíticas de uso detalladas.
Parking con recarga eléctrica
Gestión ordenada y justa de las plazas con recarga eléctrica, en línea con los objetivos de sostenibilidad de la empresa.
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Si tu empresa necesita organizar la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones y parking en distintas sedes, podemos ayudarte a valorar la configuración adecuada para tus equipos y espacios.
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