Gestiona la reserva de cualquier recurso corporativo de forma justa y sin complicaciones
Reserva todo lo que necesitas en tu día a día en la oficina. Desde taquillas y plazas de comedor hasta medios técnicos, sin favoritismos ni bloqueos.
Grandes compañías de más de 15 países ya utilizan KALENA
para garantizar un acceso ordenado y transparente a sus recursos
Gestionar multitud de espacios, servicios
y recursos puede ser un caos…
¿Recursos bloqueados sin uso real?
Cuando un recurso se reserva pero no se utiliza, otros empleados pierden la oportunidad de acceder a él. Con KALENA, las reservas no confirmadas a tiempo se liberan automáticamente y vuelven a estar disponibles para el equipo. Así podrás centrarte de verdad en ganar productividad.
¿Siempre los mismos empleados reservan ciertos recursos?
En muchas empresas, algunos empleados tienen acceso preferente a taquillas, zonas de comedor o sesiones de fisioterapia. Esto deja a otros sin opciones disponibles. KALENA distribuye el acceso de manera justa para que todos puedan reservar lo que necesitan.
¿Demasiadas solicitudes sin un sistema que las ordene?
Cuando la demanda supera la disponibilidad, la falta de reglas genera caos y tensiones en la oficina. Con KALENA, puedes establecer criterios claros para reservas (por ejemplo, sorteo justo de parking) y favorecer un uso transparente de los recursos ante tu equipo.
Olvídate de los conflictos y gestiona tus recursos compartidos
sin favoritismos con KALENA.
KALENA es justa para equipos y empresas
Únete a la gestión más igualitaria de recursos y servicios para trabajadores
Añade a tu reserva todo lo que necesites: taquilla, parking o una sesión de fisioterapia.
Aplica reglas claras y justas. Te ayudamos a distribuir tus recursos sin favoritismos.
Gestiona todos los recursos y servicios para tu equipo desde un único sitio de forma sencilla.
Registra el check-in y check-out de cada recurso y espacio corporativo para una óptima gestión.
Evita cancelaciones tardías. Libera automáticamente las reservas no confirmadas.
Consulta la disponibilidad en segundos. Encuentra lo que necesitas sin pérdidas de tiempo ni esperas.
Incluye a todo tu equipo sin penalizaciones. Los planes por recursos evitan sobrecostes innecesarios.
Haz reservas recurrentes si la disponibilidad del recurso o tu empresa lo permite.
Notifica reservas, cambios y recordatorios a los usuarios, según tus necesidades.
Controla el uso en todo momento. Accede a reportes detallados y haz ajustes según la demanda.
Elige la vista calendario o la vista plano al hacer tu reserva desde cualquier dispositivo.
Integra los planos de tus espacios compartidos para que todo tu equipo esté familiarizado.
¿Cómo funciona KALENA?
Todos los recursos disponibles en una sola aplicación
KALENA te permite gestionar el uso y la reserva de cualquier tipo de recurso, servicio o espacio adicional en tu empresa, como puestos de comedor, taquillas, gimnasio o estaciones de carga.
Espacios
BICICLETERO
PISTAS DEPORTIVAS
COMEDOR
TAQUILLAS
DESPACHOS
SALAS DE REUNIONES
PUESTOS DE TRABAJO
PARKING
CARGA DE VEHÍCULOS ELÉCTRICOS
GIMNASIO
AUDITORIO
ZONA DE DESCANSO
SALA DE OCIO / LECTURA
LABORATORIO
Servicios y Recursos
FISIOTERAPIA
WI-FI
EQUIPO PARA VIDEOCONFERENCIA
PIZARRA DIGITAL
MATERIAL DE OFICINA
CONSULTAS MÉDICAS
VISITAS
SERVICIO DE MENSAJERÍA
LAVANDERÍA
CATERING
GUARDERÍA
CLASES DEPORTIVAS
SOPORTE TÉCNICO
VEHÍCULO DE EMPRESA
RESERVA DINÁMICA DE RECURSOS Y ESPACIOS
Reserva de forma sencilla lo que necesitas para trabajar mejor
Con KALENA tus empleados podrán:
- Utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar cualquier recurso, servici o espacio adicional que necesites, como por ejemplo, plazas de comedor, taquillas, conectividad o wi-fi.
- Visualizar de forma dinámica la disponibilidad de recursos o servicios y consultar sus características, ubicación y medios técnicos de los que dispone.
- Realizar reservas en bloque o por áreas y departamentos.
- Realizar reservas recurrentes para varios días.
- Reservar por afinidad laboral: utiliza filtros avanzados para localizar en el plano qué espacio ha reservado «x», y reservar un espacio «cerca».
- Hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados en los espacios, liberándolos después de su uso.
- Consultar su plan personal de reservas en KALENA a través del módulo de My Planning (calendario diario, semanal o mensual de reservas).
- Consultar el dashboard de informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
- Recibir comunicaciones vía correo sobre reservas o cambios que puedan producirse.
- Consultar las notificaciones internas desde el menú de usuario.
GESTIONA EL TELETRABAJO Y MODELOS HÍBRIDOS
Controla el nivel de ocupación y la capacidad de los espacios
y recursos en todo momento
KALENA te da una visión global y en tiempo real de la ocupación de tus espacios y de su histórico de uso. A partir de los datos, puedes gestionar tus espacios en la empresa de forma más flexible y eficiente.
- Desde la parte de administración podrás configurar los recursos y servicios disponibles, y su disponibilidad.
- Podrás por ejemplo bloquear, asignar y priorizar reservas por departamentos o usuarios.
- Bloquear espacios y hacer reservas en bloque controlando la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los espacios inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.
- Gestionar el horario mínimo y máximo de antelación para realizar una reserva de recursos o servicios.
- Establecer y gestionar turnos y calendarios para determinados servicios o espacios comunes.
- Establecer reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un recurso, para tareas de mantenimiento o limpieza.
- Cargar los planos propios por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer la reserva de espacios desde la vista plano.
- Consultar informes avanzados del índice de ocupación de la oficina y el uso de los espacios de trabajo: registro histórico de reservas, usuarios, recursos, etc. para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Optimiza tu oficina,
potencia tu equipo.
Gestiona espacios y recursos desde un solo lugar, con total eficiencia.
Solicítanos una prueba gratuita de KALENA durante 15 días, y descubre a tu ritmo cómo gestionar los espacios de trabajo en tu oficina de la manera más justa para empresas y empleados.
Si lo prefieres, también puedes agendar una demo personalizada con nuestro departamento comercial para analizar tu caso y ver cómo KALENA puede ayudarte a resolver tus necesidades.
¿Por qué elegir KALENA frente a otras soluciones para la reserva de recursos corporativos?
El precio más competitivo del mercado. Con KALENA ahorras hasta un 35% con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Software seguro y robusto. Auditamos la seguridad de KALENA y estamos certificados en la norma ISO 27001. KALENA no falla: en cinco años ha habido 0 incidencias críticas o fallos de sistema.
Funcionalidades únicas y diferenciadoras. KALENA evoluciona e innova constantemente para hacer que la reserva de espacios y otros recursos sea mejor cada día para tu equipo.
Posibilidad de escalar y adaptar KALENA según las necesidades de tu organización. Puedes personalizar tu Plan tanto como lo desees en cualquier momento y a tu medida.
Acompañamiento integral premium. Sabemos que cada empresa es única, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. Te acompañamos en todas las fases del proyecto, desde la toma de requisitos y configuración, hasta la puesta en marcha.
La experiencia más justa para tu equipo. KALENA permite un mejor reparto de los recursos disponibles, evitando conflictos y favoreciendo el clima laboral.
¿Tienes dudas sobre KALENA?
Descubre cómo optimizar la reserva de recursos en tu empresa.
Administradores
¿Qué tipo de recursos y servicios se pueden reservar con KALENA?
KALENA permite gestionar la reserva de una amplia variedad de recursos corporativos, desde espacios físicos hasta servicios adicionales, como por ejemplo los de un Programa de bienestar. Puedes administrar salas de reuniones, despachos, zonas de descanso, puestos de trabajo, parkings y áreas deportivas, así como servicios de fisioterapia, catering, material de oficina, lavandería o soporte técnico, todo desde una única plataforma.
¿Cómo evita KALENA bloqueos y reservas injustas?
Puedes establecer límites de reserva por usuario o por departamento, o sorteos justos ante recursos con una alta demanda y un número reducido de unidades.
¿Es posible limitar el número de reservas por usuario o equipo?
¿Puedo gestionar diferentes tipos de recursos desde un mismo panel?
Tu equipo podrá reservar en KALENA todo lo que necesita para su jornada de trabajo en la oficina, desde su puesto de escritorio, servicio de mensajería o equipamiento para videoconferencia complementario a la sala de reuniones.
¿Qué informes y métricas puedo obtener sobre la ocupación de recursos en mi empresa?
Equipo
¿Cómo puedo reservar un servicio, equipamiento o espacio con KALENA?
¿Cómo puedo ver qué recursos o servicios están disponibles en un momento determinado?
¿Puedo solicitar recursos adicionales junto con la reserva de un espacio, como material técnico o soporte?
¿Qué sucede si no utilizo un recurso reservado?
¿Puedo reservar cualquier tipo de recurso o hay restricciones según mi perfil?
Gestiona todos tus espacios de trabajo con KALENA
Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.
Salas de reuniones
Para colaborar sin competir por ellas
Reserva según reglas de uso de la sala, como capacidad y aforo máximo, ubicación y medios técnicos. Añade asistentes a la reunión, gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático para liberar las salas reservadas que no se usan.
Puestos de trabajo
Para facilitar el trabajo híbrido sin desorganización
Reserva un escritorio desde la vista calendario o plano. Busca compañeros cercanos por afinidad y solicita equipamiento adicional. Pre-asigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupación por zonas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.
Plazas de parking
Para llegar sin tensión ni privilegios ocultos
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes. Integra el acceso con los dispositivos de apertura automática del edificio. Gestiona las reservas mediante sorteo justo y gestiona el uso de plazas especiales.
Otros recursos
Para organizar todo lo demás
Desde taquillas a comedores, pasando por bicicleteros y otros servicios y zonas comunes como gimnasio, zonas de descanso o guardería.
Solicita una demo personalizada
y descubre todo el potencial de KALENA.
Por qué Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
Acompañamiento premium
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