Funcionalidades
Descubre las posibilidades exclusivas que te ofrece KALENA
para gestionar tus espacios de forma más ágil, equitativa y eficiente.
Con KALENA tienes el control en tu reserva de espacios: configura, reserva y administra sin complicaciones, gracias a funcionalidades únicas y diferenciadoras que se adaptan a la realidad actual de las compañías.
Reserva desde Plano
Con KALENA puedes utilizar la vista desde plano para reservar una sala de reuniones, un puesto de trabajo o una plaza de parking.
Gracias a este módulo visualizarás de forma dinámica la disponibilidad y ocupación del espacio a reservar, y podrás consultar, desde cualquier dispositivo, sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos de los que dispone.
Desde el módulo de administración podrás gestionar y cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, personalizando el nivel de información que se muestra sobre el espacio en el plano. También puedes incluir fotografías de los espacios.
Además, podrás localizar en el plano en qué puesto de trabajo está sentado «x», y reservar «cerca» por afinidad laboral.
Reserva desde Calendario
KALENA te permite utilizar una vista desde calendario para reservar de cualquier espacio.
La vista desde calendario de KALENA permite reservas filtradas por fecha, localización o capacidad, entre otros, a la hora de hacer una reserva de espacio.
Podrás hacer reservas recurrentes de un mismo espacio, y, por ejemplo, añadir asistentes a una reunión hasta completar la capacidad máxima de la sala o espacio.
También podrás reservar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo
wi-fi o elementos multimedia, y vincular esta reserva como petición en otros sistemas o departamentos.
Informes y estadísticas
KALENA incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
KALENA genera un registro histórico de reservas y cuenta con un módulo de Informes y Estadísticas, desde el cual el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc.
Podrás consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de las salas de reuniones y espacios de trabajo, monitorizando el rendimiento de la oficina.
De esta forma, obtienes información muy útil para poder optimizar la capacidad de las oficinas, potenciar y configurar más espacios colaborativos en función de las tendencias de uso, y mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo.
Check-in/Check out
KALENA también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en los puestos de trabajo y otros espacios.
Podrás realizar el check-in y check-out de una reserva directamente desde la aplicación o escaneando los códigos QR instalados en los espacios.
Si se hace check-out antes de tiempo, el sistema libera automáticamente el espacio para que otros usuarios puedan reservarlo de nuevo.
Gracias a la funcionalidad de no show, si pasado el tiempo configurado por el administrador no se ha realizado el check-in de una reserva agendada, el espacio quedará liberado y a disposición de otros usuarios.
Ahorra tiempo
y mejora la productividad de tus empleados
Gracias a su facilidad de uso, la gestión centralizada de los espacios, y la monitorización continua, KALENA puede ayudarte a gestionar los modelos de trabajo híbrido y flexibles en tu organización.
Descubre a continuación más características de KALENA:
Centralizado
Unifica la gestión de todos tus recursos y espacios en una sola aplicación, con un único interfaz centralizado.
Personalizable
En la nube
Integrable
Compatible
Accesible
Fácil de gestionar
Sincronizado
Seguro
Configurable
My Planning
Con el módulo My Planning de KALENA podrás tener una vista específica de tu planificación personal de tus reservas.
Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el check-in y check-out en los espacios reservados.
De un sólo vistazo, tus empleados pueden consultar todas las reservas planificadas tanto de puestos de trabajo, como de salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos, facilitando la asistencia a las oficinas.
Control de ocupación y capacidad
Con KALENA puedes gestionar la ocupación y la capacidad de los puestos de trabajo híbrido.
Configura los niveles de ocupación máximos, por ejemplo, de las salas de reuniones, para garantizar un uso apropiado de los espacios. De esta forma, por ejemplo, no se podrá convocar a una reunión más asistentes de los permitidos por el nivel de ocupación fijado en la sala.
Con el sistema de reserva de KALENA, podrás pre-asignar y priorizar espacios por departamentos, bloquear espacios de trabajo y realizar reservas en bloque por áreas o equipos, controlando la ocupación por zonas o plantas. Podrás hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los espacios habilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.
Con KALENA también puedes configurar reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de un espacio, para tareas de mantenimiento o limpieza.
Gestión de espacios mediante sorteo justo
Con KALENA ahora puedes asignar los espacios a tus empleados mediante un sistema de sorteo justo.
Son muchas las empresas que tienen una gran diferencia entre el número de espacios y recursos disponibles, por ejemplo, plazas de parking, respecto al volumen total de empleados, y necesitan una solución justa para gestionarlos.
Para resolver este inconveniente, KALENA cuenta con un sistema de pre-reserva con adjudicación por sorteo justo, en el que se tienen en cuenta distintos parámetros como:
- El número de reservas disfrutadas con anterioridad.
- El uso adecuado de las concesiones a cada usuario en sus anteriores reservas.
Es una forma sencilla de democratizar el uso de los recursos limitados para tus empleados.
Control de accesos de manera automática
Con KALENA puedes disponer de un sistema de gestión de parking inteligente, integrado con el control de accesos al edificio.
Puedes complementar KALENA con soluciones para la integración de las reservas de parking con dispositivos de apertura automática y control de accesos con identificación, como, por ejemplo, lectura de matrículas por cámara LPR, tarjeta de identificación de usuario o códigos QR.
Gracias a este sistema integrado también se logra automatizar el check-in en el momento de acceso a las oficinas, mediante la lectura de la matrícula asociada a la reserva. Del mismo modo, quedarían a disposición de los empleados las plazas que finalmente no hayan sido utilizadas o las que han sido liberadas de forma automática cuando el vehículo efectúa la salida mediante check-out.
Además, con KALENA, puedes establecer criterios de asignación automática de plazas a determinados roles y perfiles, establecer permisos para reservar determinadas plazas, y permitir que los usuarios con plaza fija pueden ponerla a disposición del resto de los empleados cuando no la utilicen por teletrabajo o vacaciones.
Configura KALENA con lo que tu compañía necesita en cada momento.
Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos, usuarios o configurar las reglas de las reservas.
KALENA te permite gestionar en caliente, y de forma muy sencilla, tus propias reglas y limitaciones de reserva para los usuarios básicos, como por ejemplo los tiempos de antelación permitidos y el máximo número de reservas que un usuario puede realizar de forma diaria, semanal o mensual.
También podrás personalizar ventanas horarias y definir turnos o diferentes horarios de reserva para cada tipo de espacio (p.e. turnos de comedor), sin limitaciones de continuidad u homogeneidad entre ellos, y si lo necesitas, podrás añadir campos personalizados en las reservas incorporando la información adicional que necesites en cada reserva.
KALENA además te permite ocultar, para los usuarios elegidos, información del detalle de la reserva, como por ejemplo usuario, asunto, datos personales o comentarios del evento.
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Descubre en estos vídeos como funciona KALENA
como sistema de reservas corporativas.
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Por qué Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
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