LA SOLUCIÓN SOFTWARE PARA LA RESERVA
DE ESPACIOS DE TRABAJO EN LA OFICINA

Salas – Parking – Puestos de trabajo – Otros espacios

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¿QUÉ ES KALENA ESPACIOS?

KALENA es una solución software para la reserva de espacios y recursos corporativos de tu empresa, como salas de reuniones, puestos de trabajo y plazas de parking.

¿Quién no tiene problemas constantemente en su empresa con las salas de reuniones? Las reservas se hacen en papel, no están visibles para todos y, cuando una reunión se cancela, la sala no se libera para otros. Igual ocurre con las plazas de parking, los puestos de trabajo o las mesas de comedor.

Además, con los nuevos protocolos de seguridad en las oficinas, la gestión de espacios se ha convertido en una prioridad en las empresas. Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios.

Con KALENA espacios ahorrarás tiempo y mejorarás la productividad de tu empresa, gracias a una gestión eficiente y centralizada de todos los espacios y recursos corporativos de tu Organización.

Pantalla Dashboard Kalena, reserva de espacios

Gestiona tus espacios de trabajo en cualquier momento, desde cualquier lugar

Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una
reserva integral de todo lo que necesitas.

Con KALENA espacios podrás gestionar fácilmente la reserva de cualquier tipo de espacio o recurso corporativo de tu empresa a través de distintos módulos: salas de reuniones, plazas de aparcamiento, puestos de trabajo, comedor, despachos… Todo ello de forma centralizada y desde un único interfaz, integrando multitud de calendarios y vistas, planos dinámicos de la ocupación de los espacios, dispositivos de apertura automática y control de accesos, y con comunicaciones vía correo electrónico a todos los usuarios.

KALENA espacios además cuenta con un panel de administración para la gestión de los espacios y sus propiedades, un potente dashboard de estadísticas e informes, y un módulo para la gestión de perfiles de usuarios y roles.

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

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PUESTOS DE TRABAJO

Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

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PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

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OTROS RECURSOS

Gestiona la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo. Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

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¿Cómo funciona?

Conoce algunas de las principales funcionalidades de Kalena espacios.

Kalena, desktop software reserva de espacios

RESERVA DESDE VISTA PLANO

Con Kalena puedes utilizar la vista desde plano para reservar una sala de reuniones, un puesto de trabajo o una plaza de parking. Visualizarás de forma dinámica la disponibilidad y ocupación, y podrás consultar, desde cualquier dispositivo, sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos de los que dispone.

Desde la parte de Administración puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, personalizar el nivel de información que se muestra en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.

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RESERVA DESDE VISTA CALENDARIO

Con Kalena puedes utilizar también la vista desde calendario para hacer la reserva de cualquier espacio, y utilizar distintos filtros por fecha, localización, capacidad, etc.

Podrás hacer reservas recurrentes de un mismo espacio, y añadir asistentes a una reunión hasta completar la capacidad máxima de la Sala o espacio.

También podrás reservar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo wi-fi o elementos multimedia, y vincular esta reserva como petición en otros sistemas o departamentos.

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MY PLANNING

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de gestiones y reservas en Kalena.

Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en una Sala o espacio reservado.

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CHECK-IN / CHECK-OUT

Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en salas y otros espacios, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los espacios.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el espacio volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

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INFORMES Y ESTADÍSTICAS

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.

Desde el panel de administración de Kalena podrás gestionar fácilmente los espacios y recursos, así como gestionar permisos de usuario sobre los esapcios a reservar, de forma que puedas controlar quién puede crear, modificar o eliminar reservas de otros usuarios.

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ADAPTA TU OFICINA A LOS NUEVOS MODELOS DE TRABAJO FLEXIBLE

Kalena espacios te ayuda en la gestión del trabajo híbrido y la flexibilidad en el uso de los espacios de oficina, mejorando la experiencia de tus empleados.
¿Quieres saber cómo?

Siempre accesible

La reserva de espacios está accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar para tus empleados, independientemente del dispositivo o navegador que utilicen, y además, recibiendo notificaciones vía correo electrónico.

Dinamiza los espacios y controla la disponibilidad

Visualiza que espacios están disponibles en cada momento, en base a las reservas de otros compañeros y pudiendo prefijar de antemano los puestos habilitados.

Reservas centralizadas

Kalena te permite gestionar la reserva de todos los espacios y recursos disponibles en la oficina, desde un único interfaz centralizado e integrado con planos y calendarios.

Garantiza un espacio seguro en la oficina

Configura niveles de ocupación máximos en los espacios, de tal forma que por ejemplo no se pueda convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el aforo máximo fijado en una sala.

Mejora la toma de decisiones

Monitoriza el rendimiento de la oficina, para potenciar y configurar más espacios colaborativos en función de las tendencias de uso y las estadísticas de reservas. Así, mejorarás la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo.

¿Quieres descubrir todo el potencial de Kalena?

KALENA ya gestiona…

31.037

USUARIOS

19.218

RECURSOS

1.310.171

EVENTOS

0

INCIDENCIAS CRÍTICAS

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CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS

Ahorra tiempo y
mejora tu productividad

Una de las principales ventajas de Kalena espacios es que tienes visibilidad de todos los espacios a la vez, mientras que con otras soluciones de calendario la vista está limitada a 10 calendarios o menos.

Además, no necesitas depender de personal técnico para gestionar tus espacios y recursos: tú mismo puedes dar de alta, baja o modificar un espacio.

Y puedes a su vez gestionar permisos de usuario sobre los espacios a reservar, de forma que controles quién puede crear, modificar o eliminar reservas de otros usuarios.

Además, tienes todas estas ventajas:

Personalizable

Adaptamos la apariencia y los calendarios a las necesidades del cliente. Dashboard con vistas personalizadas por usuario.

En la nube

Sin instalaciones, tan sólo con dos pasos podrás empezar a realizar reservas.

Centralizado

Unifica toda la gestión de los recursos y espacios en una sola aplicación.

Accesible

Desde las últimas versiones de los navegadores: Firefox • Chrome • Edge • Safari

Accesos

Intégralo con dispositivos de apertura automática con identificación por lectura de matrícula por cámara LPR, tarjeta de ID de usuario o códigos QR.

Compatible

Con los principales calendarios del mercado: Outlook • Google • Fusion