LA SOLUCIÓN SOFTWARE PARA LA RESERVA
DE ESPACIOS CORPORATIVOS.
Salas – Parking – Puestos de trabajo – Despachos – Comedor
PREPÁRATE PARA LA VUELTA A LA OFICINA CON KALENA
Salas – Parking – Puestos de trabajo – Despachos – Comedor
ADAPTA TU OFICINA A LA NUEVA NORMALIDAD COVID19 CON KALENA.
Reserva con un click tus espacios y recursos corporativos:
Salas – Parking – Puestos de trabajo – Despachos – Comedor
¿QUÉ ES KALENA ESPACIOS?
KALENA es una solución software para la reserva de espacios y recursos corporativos de tu empresa, como salas de reuniones, puestos de trabajo y plazas de parking.
¿Quién no tiene problemas constantemente en su empresa con las salas de reuniones? Las reservas se hacen en papel, no están visibles para todos y, cuando una reunión se cancela, la sala no se libera para otros. Igual ocurre con las plazas de parking, los puestos de trabajo o las mesas de comedor.
Además, con los nuevos protocolos de seguridad en las oficinas, la gestión de espacios se ha convertido en una prioridad en las empresas. Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios.
Con KALENA espacios ahorrarás tiempo y mejorarás la productividad de tu empresa, gracias a una gestión eficiente, centralizada y multicanal de todos los espacios y recursos corporativos de tu Organización.
Gestiona tus espacios de trabajo en cualquier momento, desde cualquier lugar
Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una
reserva integral de todo lo que necesitas.
Con KALENA espacios podrás gestionar fácilmente la reserva de cualquier tipo de espacio o recurso corporativo de tu empresa a través de distintos módulos: salas, plazas de aparcamiento, puestos de trabajo, comedor… Todo ello de forma centralizada y desde un único interfaz, integrando multitud de calendarios, planos dinámicos de la ocupación de los espacios, dispositivos domóticos (para sensorizar por ejemplo las salas de reuniones para cancelaciones automáticas) y también comunicaciones multicanal a todos los usuarios (por ejemplo vía correo o Teams).
KALENA espacios además cuenta con un panel de administración para la gestión de espacios y sus propiedades, un módulo de estadísticas e informes, y un módulo de gestión de perfiles de usuarios y roles.
Puedes completar además tu solución con KALENA visitas, y gestionar tus visitas a la oficina de una forma integral, relacionando todos los módulos funcionales de KALENA espacios con la gestión centralizada de visitas.
SALAS DE REUNIONES
Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.
PUESTOS DE TRABAJO
Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.
PLAZAS DE PARKING
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte hasta el parking. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.
¿Cómo funciona?
Estas son algunas de las principales funcionalidades de Kalena espacios.
RESERVA DESDE VISTA PLANO
Con Kalena puedes utilizar la vista desde plano para reservar una sala de reuniones, un puesto de trabajo o una plaza de parking. Visualizarás de forma dinámica la disponibilidad y ocupación, y podrás consultar, desde cualquier dispositivo, sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos de los que dispone.
Desde la parte de Administración puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, personalizar el nivel de información que se muestra en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.
RESERVA DESDE VISTA CALENDARIO
Con Kalena puedes utilizar también la vista desde calendario para hacer la reserva de cualquier espacio, y utilizar distintos filtros por fecha, localización, capacidad, etc.
Podrás hacer reservas recurrentes de un mismo espacio, y añadir asistentes a una reunión hasta completar la capacidad máxima de la Sala o espacio.
También podrás reservar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo wi-fi o elementos multimedia, y vincular esta reserva como petición en otros sistemas o departamentos.
MY PLANNING
Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de gestiones y reservas en Kalena.
Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en una Sala o espacio reservado.
CHECK-IN / CHECK-OUT
Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en salas y otros espacios, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los espacios.
Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el espacio volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.
INFORMES Y ESTADÍSTICAS
Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
Desde el panel de administración de Kalena podrás gestionar fácilmente los espacios y recursos, así como gestionar permisos de usuario sobre los esapcios a reservar, de forma que puedas controlar quién puede crear, modificar o eliminar reservas de otros usuarios.
Completa tu solución con Kalena visitas
Programa las visitas a tus oficinas de una forma integrada con la reserva de espacios, y realiza el check-in/check-out automático mediante códigos QR.
Con KALENA visitas puedes programar y gestionar las visitas de tus clientes o colaboradores a tus oficinas, de una forma integrada con la reserva de espacios y recursos corporativos: sala, plaza de parking, medios, materiales… ¡Todo lo que necesites para tu visita!
Tu visitante recibirá mediante correo electrónico la información de la reunión, las instrucciones de acceso a las oficinas y un código QR. Este código QR le permitirá identificarse y validar la visita al llegar a tus oficinas, de forma rápida y sencilla mediante su teléfono móvil. La aplicación avisará de su llegada al convocante de forma automática, a través de diferentes canales: mail, teléfono, Teams, etc. KALENA visitas permite además la atención directa por parte del destinatario de la visita, para visitas no programadas o mensajería.
Con KALENA visitas liberas las tareas del personal de Recepción, haciendo que el check-in/check-out de tus visitantes sea automático, mediante kioscos o terminales en la entrada y validación mediante los códigos QR. Además, puedes integrar KALENA visitas con todo tipo de elementos domóticos y hardware, como impresión de acreditaciones, apertura de puertas y tornos, dispositivos biométricos, cámaras, centralita de llamadas, etc.
Adapta tu oficina a la nueva normalidad con Kalena
Kalena espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más segura y eficiente, ante la nueva situación derivada del Covid-19.
¿Quieres saber cómo?
Kalena espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más segura y eficiente, ante la nueva situación derivada del Covid-19.
¿Quieres saber cómo?
Disponibilidad de puestos
Limita qué puestos están disponibles y garantiza la distancia de seguridad, tanto de forma estática prefijando de antemano los puestos inhabilitados, como de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.
Niveles de ocupación máximos
Podrás configurar niveles de ocupación máximos en las salas de reuniones y otras zonas comunes, de tal forma que no se podrá convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el aforo máximo fijado en la sala.
Protocolos de desinfección
Establece reservas automáticas para desinfección en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto o una sala. Podrás vincular este evento a calendarios concretos, o enviarlo como petición a otros departamentos como el de Limpieza.
Turnos de incorporación
Con Kalena puedes establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina. Compleméntalo con Kalena Visitas y gestiona los accesos controlados a la oficina.
Rastreo de afectados
Kalena genera un registro histórico de reservas para que, en caso de existir un positivo por Covid19 en tu oficina, puedas trazar los posibles afectados.
Sistemas de alertas
Complementa Kalena con soluciones de domótica, como dispositivos de recuento de personas en un espacio, y podrás establecer alertas que avisen cuando se está haciendo un uso no adecuado de los espacios.
Disponibilidad de puestos
Limita qué puestos están disponibles y garantiza la distancia de seguridad, tanto de forma estática prefijando de antemano los puestos inhabilitados, como de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.
Niveles de ocupación máximos
Podrás configurar niveles de ocupación máximos en las salas de reuniones y otras zonas comunes, de tal forma que no se podrá convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el aforo máximo fijado en la sala.
Protocolos de desinfección
Establece reservas automáticas para desinfección en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto o una sala. Podrás vincular este evento a calendarios concretos, o enviarlo como petición a otros departamentos como el de Limpieza.
Turnos de incorporación
Con Kalena puedes establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina. Compleméntalo con Kalena Visitas y gestiona los accesos controlados a la oficina.
Rastreo de afectados
Kalena genera un registro histórico de reservas para que, en caso de existir un positivo por Covid19 en tu oficina, puedas trazar los posibles afectados.
Sistemas de alertas
Complementa Kalena con soluciones de domótica, como dispositivos de recuento de personas en un espacio, y podrás establecer alertas que avisen cuando se está haciendo un uso no adecuado de los espacios.
VENTAJAS
DE KALENA
Ahorra tiempo y
mejora tu productividad
Una de las principales ventajas de Kalena espacios es que tienes visibilidad de todos los espacios a la vez, mientras que con otras soluciones de calendario la vista está limitada a 10 calendarios o menos.
Además, no necesitas depender de personal técnico para gestionar tus espacios y recursos: tú mismo puedes dar de alta, baja o modificar un espacio.
Y puedes a su vez gestionar permisos de usuario sobre los espacios a reservar, de forma que controles quién puede crear, modificar o eliminar reservas de otros usuarios.
Además, tienes todas estas ventajas:
Personalizable
Adaptamos la apariencia y los calendarios a las necesidades del cliente. Dashboard con vistas personalizadas por usuario.
En la nube
Sin instalaciones, tan sólo con dos pasos podrás empezar a realizar reservas.
Centralizado
Unifica toda la gestión de los recursos y espacios en una sola aplicación.
Accesible
Desde las últimas versiones de los navegadores: Firefox • Chrome • Edge • Safari
Domótica
Integrable con dispositivos domóticos y sensores IoT: detección presencia, control de elementos audiovisuales, iluminación, displays de señalización.
Compatible
Con los principales calendarios del mercado: Outlook • Google • Fusion
Integrable
Con otros sistemas propios: Directorio activo • Accesos • Centralita • Videovigilancia
Personalizable
Adaptamos la apariencia y los calendarios a las necesidades del cliente. Dashboard con vistas personalizadas por usuario.
En la nube
Sin instalaciones, tan sólo con dos pasos podrás empezar a realizar reservas.
Centralizado
Unifica toda la gestión de los recursos y espacios en una sola aplicación.
Accesible
Desde las últimas versiones de los navegadores: Firefox • Chrome • Edge • Safari
Domótica
Integrable con dispositivos domóticos y sensores IoT: detección presencia, control de elementos audiovisuales, iluminación, displays de señalización.
Compatible
Con los principales calendarios del mercado: Outlook • Google • Fusion
Integrable
Con otros sistemas propios: Directorio activo • Accesos • Centralita • Videovigilancia
Domótica
Integrable con dispositivos domóticos y sensores IoT: detección presencia, control de elementos audiovisuales, iluminación, displays de señalización.
Compatible
Con los principales calendarios del mercado: Outlook • Google • Fusion
Integrable
Con otros sistemas propios: Directorio activo • Accesos • Centralita • Videovigilancia
PLANES DE PRECIOS
Elige el plan de suscripción a Kalena más adecuado para tu empresa y empieza a gestionar tus espacios corporativos.
BASIC
20€/mes
Gestiona hasta 10 recursos.
Administración y gestión de usuarios.
Gestiona la recurrencia de eventos.
Diseño web responsive.
Gestión y reserva sobre planos propios dinámicos.
MEDIUM
60€/mes
INCLUYE PLAN BASIC +
Gestiona hasta 50 recursos.
Notificaciones por correo electrónico.
Informes y estadísticas.
Anonimizar reservas.
ENTERPRISE
250€/mes
INCLUYE PLAN MEDIUM +
Gestiona hasta 300 recursos.
Adaptación a tu imagen corporativa.
Añadir asistentes a reservas.
My planning.
Check-in / Check-out manual o QR.
COMPLETA TU SUSCRIPCIÓN CON:
My planning
Desde: 15,00€ / mes
Con este plugin podrás tener una vista específica de tu plan personal de gestiones y reservas en KALENA.
(*) Válido para Plan Basic o Medium. En el resto de planes este módulo está incluido.
My profile
Desde: 15,00€ / mes
Este plugin te pemitirá personalizar tu perfil, gestionar tu avatar, tus preferencias y los datos de usuario.
(*) Válido para todos los planes.
Asistencia técnica
45,00€
¿Necesitas ayuda especializada? Contacta con el Departamento Técnico para más información, y contrata desde aquí tu bolsa de horas para servicio de asistencia técnica.
* (Precio por 1 hora)
CREA TU PLAN PERSONALIZADO CON ESTAS OPCIONES:
✔ Integración con la gestión de usuario corporativa.
✔ Autenticación por Single Sign-On y/o Multi-Factor Authentication.
✔ Gestión departamental, asignaciones y prioridades.
✔ Personalización de ventanas horarias.
✔ Gestión de reglas de reserva.
✔ Complemento para Outlook.
✔ Liberación de recursos por No-show.
✔ Integración con otros calendarios Outlook, Google y Fusion.
✔ API para integración con sistemas de acceso.
✔ Incorporación de imagen de recursos.
✔ My Profile.
✔ Personalización de protocolos Covid19.
✔ SLA garantizado.
✔ Informes y estadísticas personalizados.
✔ Campos personalizados en las reservas.
✔ Check-in / Check-out personalizado.
✔ Integración con dispositivos domóticos.
✔ Mantenimiento correctivo no estándar sobre personalizaciones.
Solución software para la reserva de espacios y otros recursos corporativos.
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Kalena es un producto de Panel Sistemas