La solución software para la gestión y reserva de espacios corporativos:

Salas – Parking – Puestos de trabajo – Otros espacios

SOLUCIÓN SOFTWARE PARA LA RESERVA DE SALAS DE REUNIONES

KALENA espacios es una aplicación software para la reserva de las salas de reuniones en tu oficina, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Quién no tiene problemas constantemente en su empresa con las salas de reuniones? Las reservas se hacen en papel, no están visibles para todos y, cuando una reunión se cancela, la sala no se libera para otros.

Además, con los nuevos modelos de trabajo flexible en las oficinas, la gestión de espacios se ha convertido en una prioridad en las empresas. Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios.

Con KALENA espacios poder reservar una sala de reuniones con antelación y de forma online es tan fácil como hacer click.

¿Quieres verlo?

RESERVAR UNA SALA DE REUNIONES

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Con KALENA espacios puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones.

Con el sistema de reserva de salas de Kalena puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones. Visualizarás  de forma dinámica la disponibilidad y ocupación de la sala, y podrás consultar sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos de los que dispone.

Para hacer la reserva de una sala, puedes utilizar distintos filtros por fecha, localización, capacidad, etc. Podrás hacer reservas  recurrentes de una misma sala, y añadir asistentes a una reunión hasta completar la capacidad máxima de la Sala.

Cualquier equipamiento adicional que se necesite utilizar en las Salas, como por ejemplo wi-fi, elementos multimedia, pizarras, etc. también puede ser reservado como recurso adicional en Kalena.

Kalena integra además comunicaciones vía correo para informar a todos los usuarios de las reservas, cambios, etc.

ADMINISTRAR LOS PLANOS Y ESPACIOS

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Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos de la oficina.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de los espacios y salas de la oficina sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, un quiosco, una Tablet o un teléfono móvil. También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre la sala en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.

Desde la parte de Administración, podrás gestionar usuarios, permisos, roles, añadir, eliminar y configurar más espacios, etc.

CONTROL DE AFORO Y CAPACIDAD

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KALENA espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más flexible y eficiente.

Con el sistema de reserva de salas de Kalena podrás configurar niveles de ocupación máximos de las salas de reuniones (y de otras zonas comunes, como el comedor), para garantizar un uso apropiado de los espacios. De esta forma, no se podrá convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el nivel de ocupación fijado en la sala.

También puedes establecer por ejemplo reservas automáticas para limpieza de las salas y espacios en el siguiente slot disponible tras la reserva de un espacio, impidiendo así la reserva por parte de los empleados en ese slot.

MY PLANNING

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Todas tus reservas en KALENA espacios de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas en Kalena.

Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en una Sala o espacio reservado.

De un sólo vistazo, tus empleados pueden consultar todas las reservas planificadas tanto de puestos de trabajo, como de salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos, facilitando la asistencia a las oficinas.

CHECK-IN / CHECK-OUT

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Registra la entrada y salida de los usuarios en las salas de reuniones.

El sistema de reserva de salas de Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en las salas, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los espacios.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el espacio volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

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Un potente Dashboard con vistas personalizadas por usuario.

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde la pantalla inicial, el usuario podrá ver de un vistazo sus propias estadísticas en Kalena, y el estado de ocupación actual de las salas y otros espacios y recursos.

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

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Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.

reserva salas icono

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

reserva puestos de trabajo icono

PUESTOS DE TRABAJO

Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

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PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

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OTROS RECURSOS

Gestiona la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo. Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

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