El software de reserva de salas con acceso equitativo para todo el equipo y sin costes extra
Evita conflictos entre departamentos y gestiona reuniones sin bloqueos ni limitaciones.
A diferencia de otros sistemas, KALENA evita favoritismos y asegura una gestiĆ³n imparcial para todos los equipos.
CompaƱĆas lĆderes ya disfrutan de una reserva de salas
sin favoritismos con KALENA
Una gestiĆ³n de reserva de salas poco eficiente
puede generar problemas en el equipo…
ĀæAlgunos departamentos reservan salas de forma excesiva?
En muchas empresas, algunos departamentos bloquean salas de forma recurrente y dejan sin opciones al resto del equipo. Con KALENA, puedes priorizar espacios por departamentos y establecer tus propias reglas y limitaciones de reserva. De esta forma cada equipo tiene acceso justo a los espacios que necesita sin afectar a su operativa en el dĆa a dĆa.
ĀæSalas reservadas sin reuniones reales?
La falta de control en las reservas provoca que muchas salas de reuniones queden bloqueadas sin ser utilizadas en realidad. Con KALENA, puedes establecer un check-in de la reserva obligatorio para evitar las reservas fantasma. Si nadie confirma, la sala volverĆ” a estar disponible para otros equipos.
ĀæFaltan los medios necesarios en la sala reservada?
Sin un sistema que centralice la reserva de salas y equipamiento, los empleados llegan a sus reuniones y descubren que faltan pantallas, proyectores o cualquier otro recurso esencial. Con un software de reserva de salas como KALENA puedes gestionar todo lo que necesitas en unos minutos.
Si te enfrentas a problemas en tu reserva de salas,
despĆdete de ellos con KALENA.
KALENA es justa para equipos y empresas
SĆŗmate a la reserva de salas de reuniones y recursos mĆ”s imparcial
Mientras otros sistemas permiten reservas sin control,
KALENA evita abusos y garantiza un acceso equitativo para todo el equipo.
Reserva salas por departamentos y evita conflictos entre equipos con un sistema claro.
AƱade asistentes y recursos adicionales en la reserva para que todo estĆ© listo en tu reuniĆ³n.
Registra el check-in y check-out de las salas de reuniones y controla la ocupaciĆ³n.
Optimiza tus espacios: las salas no utilizadas se liberan automƔticamente y pasan a estar disponibles.
Consulta en tiempo real la disponibilidad de salas y equipamiento, desde un solo lugar.
Evita costes ocultos: aƱade a tu equipo sin penalizaciones con los planes por recursos.
Programa reservas recurrentes para organizar reuniones y el dĆa a dĆa sin complicaciones.
Establece reglas y limitaciones de reserva para los usuarios y garantiza un uso equitativo.
EnvĆa notificaciones automĆ”ticas para confirmar, modificar o recordar reservas.
Accede a informes y estadĆsticas de uso para gestionar y optimizar mejor tus recursos.
Reserva con vista de calendario o plano interactivo y elige el formato que prefieras.
Integra planos de todas las salas disponibles para facilitar la navegaciĆ³n y la reserva intuitiva.
ĀæCĆMO FUNCIONA KALENA?
Tenlo todo bajo control con un sistema de
reserva de salas de reuniones eficaz
Con nuestro software de reserva de salas tus empleados podrƔn:
- Utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones en oficinas compartidas.
- Visualizar de forma dinĆ”mica la disponibilidad salas y consultar sus caracterĆsticas, ubicaciĆ³n y medios tĆ©cnicos de los que dispone.
- Utilizar distintos filtros por fecha, localizaciĆ³n, capacidad, etc… para realizar la reserva.
- Realizar reservas recurrentes de salas para varios dĆas.
- Hacer check-in/ check-out en las salas, ya sea de forma manual o mediante la lectura de cĆ³digos QR instalados en los espacios.
- Solicitar cualquier equipamiento adicional que necesiten, como por ejemplo conectividad o wi-fi, ademƔs de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.
- Consultar su plan personal de reservas de espacios en KALENA a travĆ©s del mĆ³dulo de My Planning (calendario diario, semanal o mensual de reservas).
- Consultar el dashboard de informes y estadĆsticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
- Recibir comunicaciones vĆa correo sobre reservas o cambios que puedan producirse.
- Consultar las notificaciones internas desde el menĆŗ de usuario.
OPTIMIZA EL USO DE LAS SALAS
Controla la ocupaciĆ³n y capacidad en la reserva de salas de reuniones
Con KALENA tu compaƱĆa puede gestionar la ocupaciĆ³n y la capacidad de las salas de reuniĆ³n de tu oficina.
- PodrĆ”s configurar los niveles de ocupaciĆ³n mĆ”ximos de las salas de reuniones ,de este modo, no se podrĆ” convocar a una reuniĆ³n a mĆ”s asistentes de los permitidos por el nivel fijado en la sala.
- Pre-asignar y priorizar la reserva de salas por departamentos.
- Bloquear salas de reuniĆ³n por Ć”reas o equipos, controlando la ocupaciĆ³n por zonas o plantas.
- Configurar la funcionalidad de no show para que la sala quede liberada si, pasado el tiempo configurado, no se ha realizado el check-in.
- Establecer tus propias reglas y limitaciones de reserva para los usuarios bĆ”sicos, como el mĆ”ximo nĆŗmero de reservas de salas que un usuario puede realizar de forma diaria, semanal o mensual.
- Gestionar el horario mĆnimo y mĆ”ximo de antelaciĆ³n para realizar una reserva.
- Establecer reservas automƔticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de una sala de reuniones, para tareas de mantenimiento o limpieza.
- Cargar los planos propios por planta, edificio y/o localizaciĆ³n en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer la reserva de espacios desde la vista plano.
- Consultar informes avanzados del Ćndice de ocupaciĆ³n de la oficina y el uso de los espacios de trabajo: registro histĆ³rico de reservas, usuarios, recursos, etc. para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Optimiza tu oficina,
potencia tu equipo.
Apuesta por un sistema de reserva de salas de reuniones con el que todos ganan
SolicĆtanos una prueba gratuita de KALENA durante 15 dĆas, y descubre a tu ritmo cĆ³mo gestionar los espacios de trabajo en tu oficina de la manera mĆ”s justa para empresas y empleados.
Si lo prefieres, tambiĆ©n puedes agendar una demo personalizada con nuestro departamento comercial para analizar tu caso y ver cĆ³mo KALENA puede ayudarte a resolver tus necesidades.
ĀæPor quĆ© elegir KALENA frente a otras soluciones para la reserva de recursos corporativos?
El precio mƔs competitivo del mercado. Con KALENA ahorras hasta un 35% con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Software seguro y robusto. Auditamos la seguridad de KALENA y estamos certificados en la norma ISO 27001. KALENA no falla: en cinco aƱos ha habido 0 incidencias crĆticas o fallos de sistema.
Funcionalidades Ćŗnicas y diferenciadoras. KALENA evoluciona e innova constantemente para hacer que la reserva de espacios y otros recursos sea mejor cada dĆa para tu equipo.
Posibilidad de escalar y adaptar KALENA segĆŗn las necesidades de tu organizaciĆ³n. Puedes personalizar tu Plan tanto como lo desees en cualquier momento y a tu medida.
AcompaƱamiento integral premium. Sabemos que cada empresa es Ćŗnica, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. Te acompaƱamos en todas las fases del proyecto, desde la toma de requisitos y configuraciĆ³n, hasta la puesta en marcha.
La experiencia mƔs justa para tu equipo. KALENA permite un mejor reparto de los recursos disponibles, evitando conflictos y favoreciendo el clima laboral.
ĀæTienes dudas sobre KALENA?
Descubre cĆ³mo garantizar una reserva de salas de reuniones eficiente y equitativa
Administradores
ĀæCĆ³mo garantiza KALENA un uso equitativo de las salas de reuniones en mi empresa?
Con KALENA, puedes establecer reglas personalizadas, como lĆmites de reservas por usuario o departamento. TambiĆ©n puedes definir criterios de prioridad segĆŗn necesidades especĆficas.
Si no se realiza el check-in en el tiempo estipulado, la sala se libera automƔticamente y vuelve a estar disponible para todo el equipo.
ĀæPuedo bloquear salas para ciertos equipos o proyectos estratĆ©gicos?
ĀæKALENA libera salas automĆ”ticamente si no se confirma una reuniĆ³n?
ĀæCĆ³mo puedo detectar quĆ© salas son las mĆ”s demandadas y cuĆ”les tienen baja ocupaciĆ³n?
ĀæPuedo configurar diferentes tipos de salas segĆŗn el equipamiento disponible?
AdemƔs, si una sala no cuenta con el equipamiento necesario, se puede reservar equipamiento adicional a travƩs del propio software de reserva de salas, lo que garantiza reuniones mƔs productivas.
Equipo
ĀæCĆ³mo puedo reservar una sala de reuniones con KALENA?
ĀæCĆ³mo sĆ© quĆ© salas estĆ”n disponibles en el momento que las necesito?
ĀæQuĆ© ocurre si no confirmo una reserva de sala?
ĀæPuedo aƱadir equipamiento si la sala no lo tiene?
ĀæKALENA me envĆa recordatorios sobre mis reuniones reservadas?
SĆ, KALENA te enviarĆ” una notificaciĆ³n para confirmar tu reserva con los detalles de ubicaciĆ³n, fecha y equipamiento disponible. TambiĆ©n te notificarĆ” si has hecho alguna modificaciĆ³n. AdemĆ”s, desde el menĆŗ de usuario puedes acceder al mĆ³dulo de notificaciones internas, desde donde podrĆ”s consultar todas las notificaciones que tengas de forma masiva: creaciĆ³n, actualizaciĆ³n o cancelaciĆ³n de eventos, pre-reservas y asistentes en la reserva, ademĆ”s de notificaciones de mantenimiento.
Gestiona todos tus espacios de trabajo con KALENA
Tan sencillo como coger tu mĆ³vil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.
Salas de reuniones
Para colaborar sin competir por ellas
Reserva segĆŗn reglas de uso de la sala, como capacidad y aforo mĆ”ximo, ubicaciĆ³n y medios tĆ©cnicos. AƱade asistentes a la reuniĆ³n, gestiona el check-in/out y activa el āno-showā automĆ”tico para liberar las salas reservadas que no se usan.
Puestos de trabajo
Para facilitar el trabajo hĆbrido sin desorganizaciĆ³n
Reserva un escritorio desde la vista calendario o plano. Busca compaƱeros cercanos por afinidad y solicita equipamiento adicional. Pre-asigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupaciĆ³n por zonas, y gestiona el check-in/out mediante cĆ³digos QR.
Plazas de parking
Para llegar sin tensiĆ³n ni privilegios ocultos
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes. Integra el acceso con los dispositivos de apertura automƔtica del edificio. Gestiona las reservas mediante sorteo justo y gestiona el uso de plazas especiales.
Otros recursos
Para organizar todo lo demƔs
Desde taquillas a comedores, pasando por bicicleteros y otros servicios y zonas comunes como gimnasio, zonas de descanso o guarderĆa.
Solicita una demo personalizada
y descubre todo el potencial de KALENA.
Por quƩ Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
AcompaƱamiento premium
Ā® Kalena by panel es un producto de Panel Sistemas. Ā© Todos los derechos reservados.