SOFTWARE PARA ESPACIOS DE TRABAJO HÍBRIDOS

Solución software para la reserva de salas de reuniones en tu oficina

¿Quién no tiene problemas constantemente en su empresa con las salas de reuniones? Las reservas se hacen en papel, no están visibles para todos y, cuando una reunión se cancela, la sala no se libera para otros.

Además, con los nuevos modelos de trabajo flexible en las oficinas, la gestión de espacios se ha convertido en una prioridad en las empresas. Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios.

Con KALENA espacios puedes reservar una sala de reuniones con antelación de forma online, en cualquier momento y desde cualquier lugar en un sólo click.

¿Quieres saber cómo?

Grandes compañías de 15 países ya utilizan KALENA para
gestionar los espacios en sus oficinas​

RESERVAS

AÑADE ASISTENTES Y CONTROLA AFOROS 

KALENA espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más flexible y eficiente.

Con el sistema de reserva de salas de Kalena podrás realizar reservas recurrentes de una misma sala, reservar por departamentos y  añadir asistentes a una reunión hasta completar la capacidad máxima de la Sala.

Además, podrás configurar los niveles de ocupación máximos de las salas de reuniones, y de otras zonas comunes, para garantizar un uso apropiado de los espacios. De esta forma, no se podrá convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el nivel de ocupación fijado en la sala.

También puedes establecer por ejemplo reservas automáticas para limpieza de las salas y espacios en el siguiente slot disponible tras la reserva de un espacio, bloqueando así la reserva por parte de los empleados en esa franja horaria.

Recepcion automatizada Panel Kalena gestión espacios

REGISTROS DE RESERVA

CHECK-IN/ CHECK-OUT DE SALAS

Pantalla Checkin checkout Salas Kalena, reserva de espacios

Registra la entrada y salida de los usuarios en las salas de reuniones.

El sistema de reserva de salas de Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en las salas, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los espacios.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el espacio volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

Gracias a la funcionalidad de no show, la sala queda liberada si pasado el tiempo configurado no se ha realizado el check in. De este modo, la sala quedaría liberada y a disposición de otros usuarios.

MÁS RECURSOS

NECESIDADES Y RECURSOS ADICIONALES

Con Kalena podrás consultar las características, ubicación, capacidad y medios técnicos de los que dispone la Sala a reservar. Y puedes utilizar distintos filtros por fecha, localización, capacidad, etc. para realizar la reserva.

Cualquier equipamiento adicional que se necesite utilizar en las Salas, como por ejemplo wi-fi, elementos multimedia, pizarras, etc. también puede ser gestionado y reservado como un recurso adicional en Kalena.

UBICACIÓN

WIFI

CAPACIDAD

MULTIMEDIA

MÁS FUNCIONALIDADES de KALENA

VISTA PLANO O CALENDARIO

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con KALENA espacios puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala en tu oficina.

Con Kalena puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones en tu oficina.

Tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de salas, consultando además sus características, localización o equipamiento técnico disponible.

Kalena integra comunicaciones vía correo electrónico para informar a todos los usuarios de las reservas, cancelaciones o cambios realizados.

Pantalla Reserva Parking sobre plano Kalena, reserva de espacios

ADMINISTRAR LOS PLANOS Y ESPACIOS

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de los espacios de oficina sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, una Tablet o un teléfono móvil.

También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre la sala de reuniones en el plano. Y podrás disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre el plano.

Pantalla Admin planos Parking Kalena, reserva de espacios

MY
PLANNING

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con este módulo, consulta todas tus reservas en KALENA espacios de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas de espacios en Kalena.

Podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in /out de una sala reservada.

De un sólo vistazo, tus empleados pueden consultar todas las reservas planificadas tanto de puestos de trabajo, como de salas de reuniones, plazas de parking y otros recursos, facilitando la asistencia a las oficinas.

Pantalla My planning Kalena, reserva de espacios

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de los puestos de trabajo, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.

reserva salas icono

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

reserva puestos de trabajo icono

PUESTOS DE TRABAJO

Reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, busca compañeros cercanos, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

reserva parking icono

PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

reserva de recursos icono

OTROS RECURSOS

Gestiona la reserva de cualquier tipo de recurso o espacio adicional que puedas necesitar en tu oficina, como puestos de comedor, taquillas, plazas para bicicletas, o servicios de conectividad y equipamiento para los espacios de trabajo. Centraliza con Kalena todas las reservas en tus oficinas, y mejora la experiencia de tus empleados.

Logotipo Kalena blanco

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