El software de reserva de salas con acceso equitativo para todo el equipo y sin costes extra
Evita conflictos entre departamentos y gestiona reuniones sin bloqueos ni limitaciones.
A diferencia de otros sistemas, KALENA evita favoritismos y asegura una gestión imparcial para todos los equipos.
Compañías líderes ya disfrutan de una reserva de salas
sin favoritismos con KALENA
Una gestión de reserva de salas poco eficiente
puede generar problemas en el equipo…
¿Algunos departamentos reservan salas de forma excesiva?
En muchas empresas, algunos departamentos bloquean salas de forma recurrente y dejan sin opciones al resto del equipo. Con KALENA, puedes priorizar espacios por departamentos y establecer tus propias reglas y limitaciones de reserva. De esta forma cada equipo tiene acceso justo a los espacios que necesita sin afectar a su operativa en el día a día.
¿Salas reservadas sin reuniones reales?
La falta de control en las reservas provoca que muchas salas de reuniones queden bloqueadas sin ser utilizadas en realidad. Con KALENA, puedes establecer un check-in de la reserva obligatorio para evitar las reservas fantasma. Si nadie confirma, la sala volverá a estar disponible para otros equipos.
¿Faltan los medios necesarios en la sala reservada?
Sin un sistema que centralice la reserva de salas y equipamiento, los empleados llegan a sus reuniones y descubren que faltan pantallas, proyectores o cualquier otro recurso esencial. Con un software de reserva de salas como KALENA puedes gestionar todo lo que necesitas en unos minutos.
Si te enfrentas a problemas en tu reserva de salas,
despídete de ellos con KALENA.
KALENA es justa para equipos y empresas
Súmate a la reserva de salas de reuniones y recursos más imparcial
Mientras otros sistemas permiten reservas sin control,
KALENA evita abusos y garantiza un acceso equitativo para todo el equipo.
Reserva salas por departamentos y evita conflictos entre equipos con un sistema claro.
Añade asistentes y recursos adicionales en la reserva para que todo esté listo en tu reunión.
Registra el check-in y check-out de las salas de reuniones y controla la ocupación.
Optimiza tus espacios: las salas no utilizadas se liberan automáticamente y pasan a estar disponibles.
Consulta en tiempo real la disponibilidad de salas y equipamiento, desde un solo lugar.
Evita costes ocultos: añade a tu equipo sin penalizaciones con los planes por recursos.
Programa reservas recurrentes para organizar reuniones y el día a día sin complicaciones.
Establece reglas y limitaciones de reserva para los usuarios y garantiza un uso equitativo.
Envía notificaciones automáticas para confirmar, modificar o recordar reservas.
Accede a informes y estadísticas de uso para gestionar y optimizar mejor tus recursos.
Reserva con vista de calendario o plano interactivo y elige el formato que prefieras.
Integra planos de todas las salas disponibles para facilitar la navegación y la reserva intuitiva.
¿CÓMO FUNCIONA KALENA?
Tenlo todo bajo control con un sistema de
reserva de salas de reuniones eficaz
Con nuestro software de reserva de salas tus empleados podrán:
- Utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar una sala de reuniones en oficinas compartidas.
- Visualizar de forma dinámica la disponibilidad salas y consultar sus características, ubicación y medios técnicos de los que dispone.
- Utilizar distintos filtros por fecha, localización, capacidad, etc… para realizar la reserva.
- Realizar reservas recurrentes de salas para varios días.
- Hacer check-in/ check-out en las salas, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los espacios.
- Solicitar cualquier equipamiento adicional que necesiten, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.
- Consultar su plan personal de reservas de espacios en KALENA a través del módulo de My Planning (calendario diario, semanal o mensual de reservas).
- Consultar el dashboard de informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario.
- Recibir comunicaciones vía correo sobre reservas o cambios que puedan producirse.
- Consultar las notificaciones internas desde el menú de usuario.
OPTIMIZA EL USO DE LAS SALAS
Controla la ocupación y capacidad en la reserva de salas de reuniones
Con KALENA tu compañía puede gestionar la ocupación y la capacidad de las salas de reunión de tu oficina.
- Podrás configurar los niveles de ocupación máximos de las salas de reuniones ,de este modo, no se podrá convocar a una reunión a más asistentes de los permitidos por el nivel fijado en la sala.
- Pre-asignar y priorizar la reserva de salas por departamentos.
- Bloquear salas de reunión por áreas o equipos, controlando la ocupación por zonas o plantas.
- Configurar la funcionalidad de no show para que la sala quede liberada si, pasado el tiempo configurado, no se ha realizado el check-in.
- Establecer tus propias reglas y limitaciones de reserva para los usuarios básicos, como el máximo número de reservas de salas que un usuario puede realizar de forma diaria, semanal o mensual.
- Gestionar el horario mínimo y máximo de antelación para realizar una reserva.
- Establecer reservas automáticas en el siguiente slot disponible tras la reserva de una sala de reuniones, para tareas de mantenimiento o limpieza.
- Cargar los planos propios por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer la reserva de espacios desde la vista plano.
- Consultar informes avanzados del índice de ocupación de la oficina y el uso de los espacios de trabajo: registro histórico de reservas, usuarios, recursos, etc. para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.
Optimiza tu oficina,
potencia tu equipo.
Apuesta por un sistema de reserva de salas de reuniones con el que todos ganan
Solicítanos una prueba gratuita de KALENA durante 15 días, y descubre a tu ritmo cómo gestionar los espacios de trabajo en tu oficina de la manera más justa para empresas y empleados.
Si lo prefieres, también puedes agendar una demo personalizada con nuestro departamento comercial para analizar tu caso y ver cómo KALENA puede ayudarte a resolver tus necesidades.
¿Por qué elegir KALENA frente a otras soluciones para la reserva de recursos corporativos?
El precio más competitivo del mercado. Con KALENA ahorras hasta un 35% con nuestros planes por recursos, y no por usuarios.
Software seguro y robusto. Auditamos la seguridad de KALENA y estamos certificados en la norma ISO 27001. KALENA no falla: en cinco años ha habido 0 incidencias críticas o fallos de sistema.
Funcionalidades únicas y diferenciadoras. KALENA evoluciona e innova constantemente para hacer que la reserva de espacios y otros recursos sea mejor cada día para tu equipo.
Posibilidad de escalar y adaptar KALENA según las necesidades de tu organización. Puedes personalizar tu Plan tanto como lo desees en cualquier momento y a tu medida.
Acompañamiento integral premium. Sabemos que cada empresa es única, y por eso nuestro enfoque es personal e individualizado. Te acompañamos en todas las fases del proyecto, desde la toma de requisitos y configuración, hasta la puesta en marcha.
La experiencia más justa para tu equipo. KALENA permite un mejor reparto de los recursos disponibles, evitando conflictos y favoreciendo el clima laboral.
¿Tienes dudas sobre KALENA?
Descubre cómo garantizar una reserva de salas de reuniones eficiente y equitativa
Administradores
¿Cómo garantiza KALENA un uso equitativo de las salas de reuniones en mi empresa?
Con KALENA, puedes establecer reglas personalizadas, como límites de reservas por usuario o departamento. También puedes definir criterios de prioridad según necesidades específicas.
Si no se realiza el check-in en el tiempo estipulado, la sala se libera automáticamente y vuelve a estar disponible para todo el equipo.
¿Puedo bloquear salas para ciertos equipos o proyectos estratégicos?
¿KALENA libera salas automáticamente si no se confirma una reunión?
¿Cómo puedo detectar qué salas son las más demandadas y cuáles tienen baja ocupación?
¿Puedo configurar diferentes tipos de salas según el equipamiento disponible?
Además, si una sala no cuenta con el equipamiento necesario, se puede reservar equipamiento adicional a través del propio software de reserva de salas, lo que garantiza reuniones más productivas.
Equipo
¿Cómo puedo reservar una sala de reuniones con KALENA?
¿Cómo sé qué salas están disponibles en el momento que las necesito?
¿Qué ocurre si no confirmo una reserva de sala?
¿Puedo añadir equipamiento si la sala no lo tiene?
¿KALENA me envía recordatorios sobre mis reuniones reservadas?
Sí, KALENA te enviará una notificación para confirmar tu reserva con los detalles de ubicación, fecha y equipamiento disponible. También te notificará si has hecho alguna modificación. Además, desde el menú de usuario puedes acceder al módulo de notificaciones internas, desde donde podrás consultar todas las notificaciones que tengas de forma masiva: creación, actualización o cancelación de eventos, pre-reservas y asistentes en la reserva, además de notificaciones de mantenimiento.
Gestiona todos tus espacios de trabajo con KALENA
Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todos los espacios que necesitas.
Salas de reuniones
Para colaborar sin competir por ellas
Reserva según reglas de uso de la sala, como capacidad y aforo máximo, ubicación y medios técnicos. Añade asistentes a la reunión, gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático para liberar las salas reservadas que no se usan.
Puestos de trabajo
Para facilitar el trabajo híbrido sin desorganización
Reserva un escritorio desde la vista calendario o plano. Busca compañeros cercanos por afinidad y solicita equipamiento adicional. Pre-asigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupación por zonas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.
Plazas de parking
Para llegar sin tensión ni privilegios ocultos
Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes. Integra el acceso con los dispositivos de apertura automática del edificio. Gestiona las reservas mediante sorteo justo y gestiona el uso de plazas especiales.
Otros recursos
Para organizar todo lo demás
Desde taquillas a comedores, pasando por bicicleteros y otros servicios y zonas comunes como gimnasio, zonas de descanso o guardería.
Solicita una demo personalizada
y descubre todo el potencial de KALENA.
Por qué Kalena
Ventajas clave
Funcionalidades
Acompañamiento premium
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