CASO DE ÉXITO
Dormakaba: reserva de espacios por departamentos y check-in de puestos por QR
200 recursos y cerca de 400 usuarios registrados en Madrid y Barcelona. Puestos de trabajo, salas y parking en una plataforma común, con espacios organizados por equipos y confirmación de las reservas de puestos.
Dormakaba ha implantado KALENA para coordinar las reservas de sus dos sedes respetando la distribución de espacios entre departamentos. La configuración permite organizar los recursos de cada equipo y registrar el inicio de las reservas de puestos mediante el escaneo del QR situado en cada mesa.
EL RETO
Organizar los espacios por equipos y confirmar las reservas de puestos
Dormakaba necesitaba reunir las reservas de Madrid y Barcelona en una herramienta común, manteniendo una gestión diferenciada por sede y departamento. También quería disponer de un registro de confirmación de las reservas de puestos para hacer seguimiento de su uso.
El proyecto debía responder a cuatro necesidades:
Separar la gestión de las dos sedes. Organizar los recursos y las condiciones de reserva según las necesidades de Madrid y Barcelona.
Distribuir los espacios por departamentos. Asignar zonas y recursos a los distintos equipos, respetando la organización interna de cada oficina.
Confirmar el inicio de las reservas de puestos. Asegurar que los puestos de trabajo reservados fueran utilizados, detectando ausencias o reservas no aprovechadas para maximizar la disponibilidad diaria.
Facilitar las reservas a la plantilla. Permitir que cerca de 400 usuarios registrados pudieran reservar puestos, salas y parking de forma autónoma.
LA SOLUCIÓN
Secciones por sede y departamento, con validación por QR en los puestos
KALENA se configuró para organizar los recursos según su ubicación y el equipo al que corresponden. La reserva de los distintos espacios se reúne en una aplicación, con un procedimiento de confirmación específico para los puestos de trabajo.
Secciones para organizar sedes y departamentos
La plataforma se configuró para diferenciar los espacios de Madrid y Barcelona. Dentro de cada sede, las secciones también permiten distribuir y asignar recursos a los distintos departamentos. Así, la organización de las reservas recoge tanto la ubicación como la distribución de los espacios por equipos.
Check-in por QR en los puestos de trabajo
Para confirmar el inicio de su reserva, cada empleado debe escanear el código QR único situado en la mesa. Esta validación queda registrada en KALENA y permite comprobar qué reservas de puestos han sido confirmadas por los usuarios.
LOGROS ALCANZADOS
Gestión diferenciada por sede
Madrid y Barcelona cuentan con sus propios espacios y una configuración adaptada a las necesidades de cada delegación.
Espacios distribuidos por departamentos
Confirmación de las reservas de puestos
Los empleados registran el inicio de su reserva escaneando el QR de la mesa, dejando constancia de la validación en KALENA.
200 recursos en una plataforma
Puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de parking se gestionan desde una misma aplicación.
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