CASO DE ÉXITO
ALK-Abelló: gestión de parking y catering en dos sedes de Madrid
Dos sedes en Madrid y unas 90 plazas rotatorias. Una plataforma para organizar el parking y las reservas de desayuno y comida, con una configuración propia para cada centro.
ALK-Abelló ha implantado KALENA para coordinar el parking corporativo y los pedidos de catering. La plataforma combina turnos de aparcamiento, cesiones entre compañeros y sorteo diario de plazas disponibles. También permite recoger las elecciones de menú de los empleados y generar informes para la empresa de catering.
EL RETO
Coordinar el parking rotatorio y los pedidos de catering en dos sedes
ALK-Abelló utilizaba procesos manuales para organizar servicios que la plantilla necesita a diario. La compañía debía coordinar plazas de parking con distintas formas de asignación y conocer con antelación los pedidos de desayuno y comida, manteniendo separada la gestión de sus dos sedes.
El proyecto debía responder a cuatro necesidades:
Coordinar plazas fijas y rotatorias. Gestionar las plazas asignadas y unas 90 plazas rotatorias distribuidas entre ambos centros, organizadas inicialmente en turnos semanales.
Aprovechar las plazas que quedan libres. Permitir que quienes no tienen plaza asignada puedan optar a las que no se van a utilizar, mediante un proceso diario de solicitud y reparto.
Planificar las cantidades del catering.Recoger las elecciones de desayuno y comida para ajustar la preparación a los pedidos y evitar elaborar más comida de la necesaria.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma para organizar el parking y el catering de cada sede
KALENA se configuró con secciones independientes y procesos específicos para ambos servicios. Cada centro mantiene sus propios recursos y condiciones de reserva dentro de una plataforma común.
Gestión independiente mediante secciones
Las dos sedes de Madrid se organizaron en secciones diferenciadas. Esta configuración permite separar sus usuarios y recursos, de modo que cada centro trabaja con su propio catálogo y sus condiciones de uso.
Turnos semanales, cesión de plazas y sorteo diario
La gestión del parking combina la planificación inicial de las plazas con un proceso diario para asignar las que quedan disponibles:
- Planificación y cesión de plazas. Las listas de personas con plaza asignada por semana se preparan fuera de KALENA y se cargan mensualmente en la plataforma. Quien no va a utilizar su plaza puede cederla a un compañero editando la reserva e indicando a quién se la traspasa.
- Prereservas y sorteo para el día siguiente. Los empleados sin plaza pueden solicitar las que han quedado libres. KALENA realiza un sorteo diario para asignar las plazas disponibles del día siguiente y comunica el resultado por correo electrónico.
Elección de menús e informes para el catering
La empresa de catering publica semanalmente las opciones de desayuno y comida, con distintos primeros, segundos y platos únicos. Los empleados indican sus preferencias para cada día y KALENA genera informes periódicos automáticos con el detalle de los pedidos. Así, el proveedor dispone de las cantidades solicitadas para planificar la preparación.
LOGROS ALCANZADOS
El caso de ALK-Abelló muestra cómo una misma plataforma puede organizar el parking y los pedidos de catering en dos sedes, manteniendo una configuración propia para cada centro.
Gestión independiente por sede
Las dos sedes de Madrid cuentan con secciones diferenciadas, con sus propios usuarios, recursos y condiciones de reserva.
Aprovechamiento del parking rotatorio
La gestión de unas 90 plazas rotatorias combina turnos semanales, cesiones entre compañeros y sorteo diario de las plazas disponibles.
Resultado del sorteo para el día siguiente
Los solicitantes reciben por correo el resultado del sorteo para conocer si tienen plaza antes de acudir a la oficina.
Elección diaria del menú
Los empleados pueden reservar desayuno y comida, eligiendo entre las opciones publicadas por el catering para cada día.
Preparación según los pedidos
Los informes automáticos reúnen las cantidades solicitadas de cada opción para facilitar la planificación del catering.
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