En el contexto actual de transformación del trabajo, muchas organizaciones están optando por reducir su superficie inmobiliaria (downsizing inmobiliario), trasladándose a oficinas más pequeñas e impulsando los modelos híbridos.
Este tipo de medidas responden a la disminución sostenida de la ocupación presencial tras la adopción generalizada del teletrabajo. Se trata de una estrategia basada en criterios de eficiencia operativa y reducción de costes estructurales, que permite optimizar el coste por cada metro cuadrado utilizado y ajustar el espacio a la demanda real de ocupación.
En este Caso de Uso, te mostramos cómo uno de nuestros clientes, una empresa de tamaño medio-grande con más de 500 empleados y presencia nacional, decidió implementar un modelo de trabajo híbrido permanente tras comprobar su efectividad durante la pandemia. Este cambio estratégico supuso una oportunidad para reducir el espacio de sus oficinas y replantear su uso, hasta entonces sobredimensionadas para el nuevo patrón de presencialidad.
El objetivo
El objetivo de nuestro cliente era reducir la superficie inmobiliaria y optimizar el coste por metro cuadrado utilizado, ajustando el espacio a la demanda real de ocupación pero sin perjudicar la operatividad de los equipos y garantizando flexibilidad, eficiencia y satisfacción de los empleados.
Para ello, consideraron esencial la adopción de un software de gestión de espacios que permitiera administrar el entorno de trabajo de forma flexible y basándose en datos reales.
El desafío: una gestión eficiente de los espacios disponibles
Reducir la superficie de oficinas no es simplemente “hacer lo mismo en menos espacio”. El verdadero reto es gestionar de forma inteligente una infraestructura más limitada, sin perder funcionalidad, bienestar ni cohesión de equipo.
La empresa contaba con tres plantas completas de oficinas que, tras el cambio a modelo híbrido (3 días presenciales por semana en promedio), comenzaron a utilizarse solo al 50–60 % de su capacidad real.
Entre los principales retos encontramos:
- Variabilidad en la asistencia a la oficina, con picos de ocupación los martes y jueves que provocaba sobreocupación de determinados espacios.
- Infrautilización de salas de reuniones y puestos individuales en determinadas franjas horarias.
- Falta de visibilidad sobre qué equipos estaban presentes en la oficina y cuándo, lo que imposibilitaba a la compañía a fomentar la colaboración mediante dinámicas entre equipos o encuentros significativos y productivos entre áreas.
- Necesidad de garantizar una buena experiencia para los empleados en oficina, evitando frustraciones por falta de puestos, salas reservadas y no ocupadas, o espacios mal habilitados que puedan perjudicar el bienestar y la productividad.
- Necesidad de información precisa, actualizada y accesible, que permita a la empresa tomar decisiones basadas en datos reales.
La solución: tecnología de vanguardia como habilitadora de los modelos híbridos
En este contexto, el uso de herramientas tecnológicas no solo facilita la gestión, sino que se vuelve imprescindible. Un software de gestión de espacios permite anticiparse a la demanda, analizar patrones de uso para evitar cuellos de botella y distribuir los recursos de forma justa y eficiente.
Nuestra empresa cliente adoptó KALENA como Software de Gestión de Espacios con las siguientes funcionalidades clave para impulsar mejoras en su modelo de trabajo híbrido y en la organización diaria de sus espacios de trabajo:
- Reservas de puestos de trabajo y salas en tiempo real, con vistas personalizadas de los espacios.
- Visualización de planos interactivos con disponibilidad actualizada.
- Check-in automático mediante códigos QR o sensores, para liberar espacios no ocupados.
- Control de aforos y análisis de uso diario/semanal para anticipar la demanda y optimizar “en caliente” la capacidad de las oficinas habilitando o bloqueando espacios requeridos.
- Gestión de políticas de uso: tiempo máximo de reserva, prioridad por equipos, franjas reservadas, etc.
- Integración con el calendario corporativo y sistemas de acceso al edificio.
- Análisis y reportes avanzados: un potente dashboard con informes detallados y estadísticas globales de uso para toma de decisiones estratégicas a largo plazo.
Resultados obtenidos: el impacto va más allá del ahorro
Gracias al trabajo híbrido, las empresas optimizar el espacio de trabajo sin afectar la operativa. De hecho, se estima que implementar un sistema de reservas inteligente puede reducir entre un 25 % y un 40 % la superficie requerida, especialmente mediante estrategias como el hot-desking y el uso flexible de salas y zonas comunes.
Pero además del ahorro inmobiliario, la implementación de estas soluciones tiene efectos positivos directos en la productividad y el compromiso de los empleados. En nuestro Caso de Uso, a los seis meses de implementación, los beneficios cuantificados para la compañía fueron:
| Reducción de superficie útil | −30 % (una planta completa liberada) |
| Ahorro anual estimado | +350.000 € en costes inmobiliarios |
| Tasa media de ocupación | +25 % de eficiencia en uso real del espacio |
| Satisfacción del empleado | +22 % (según encuesta interna) |
| Rotación de personal | −18 % tras 6 meses de operación |
Lecciones aprendidas: alinear espacio, personas y tecnología
Reducir metros cuadrados no implica necesariamente perder capacidades, siempre que se haga con inteligencia y datos.
Apostar por un software de gestión de espacios como KALENA, permite a las empresas alinear el entorno físico con la estrategia organizacional y las nuevas formas de trabajar, permitiendo que el modelo híbrido funcione.
Además, el uso de datos en tiempo real evita la intuición y mejora la toma de decisiones en Facility Management, y sin duda la experiencia del empleado mejora cuando hay autonomía, flexibilidad y visibilidad sobre el espacio disponible.
En este caso, la adopción por parte de esta compañía de una APP de reserva de espacios como KALENA fue el habilitador clave para transformar un problema de sobre-infraestructura en una ventaja competitiva operativa y cultural.
Si tu empresa está pensando en una reducción de espacio de oficinas, apostar por una solución tecnológica como KALENA para la gestión del trabajo híbrido será tu mejor aliado para una transición exitosa hacia un entorno más sostenible, ágil y centrado en las personas.
Solicita una demo gratuita y únete ya a la gestión eficiente de tus espacios corporativos con KALENA.
