Software de gestión de espacios para ONG Y ASOCIACIONES
Centraliza las reservas y aprovecha mejor los espacios de tu ONG o Asociación
Centraliza con KALENA la reserva de salas de reuniones, puestos de trabajo, despachos, aulas y otros recursos compartidos de tu ONG o asociación. Consulta la disponibilidad y organiza el uso de los espacios entre equipos, proyectos y delegaciones, con una configuración adaptada a tu entidad.
Cuando varias actividades comparten los mismos espacios
Una sala puede utilizarse para una reunión de coordinación, una sesión de trabajo o un taller. Un despacho puede ser necesario para distintos equipos y una delegación puede recibir a personal que habitualmente trabaja en otra sede.
Cuando las reservas se reparten entre correos, hojas de cálculo y conversaciones, resulta más difícil comprobar qué espacio está disponible y quién puede utilizarlo. KALENA reúne las reservas en un mismo entorno y permite definir condiciones de uso para los recursos compartidos de la organización.
ONG y ASOCIACIONES que confían en KALENA
Tres situaciones en las que organizar mejor
los espacios de tu ONG o Asociación
ONG con varias sedes y delegaciones
Consulta y reserva los espacios de cada ubicación
Organiza las salas, los puestos y otros recursos por localización. El personal que se desplaza entre delegaciones puede consultar los espacios habilitados para su perfil y reservar según las condiciones de cada sede, desde un entorno común.
Salas compartidas para reuniones y talleres
Coordina actividades puntuales y reservas recurrentes
Reúne la reserva de salas de reunión, aulas y despachos que utilizan distintas áreas o proyectos. Las reservas recurrentes ayudan a organizar sesiones que se repiten, y la información sobre capacidad y equipamiento facilita la elección del espacio.
Espacios utilizados por personal y voluntariado
Define quién puede reservar cada recurso y en qué condiciones
Configura los perfiles de acceso de quienes necesitan utilizar los espacios, incluidos empleados, personas voluntarias y colaboradores autorizados. Las reglas de reserva pueden establecer límites, antelación o prioridades para ordenar el uso compartido, según el alcance del proyecto.
Reserva los espacios y recursos que necesita tu entidad
Reúne la disponibilidad de los recursos que quieres gestionar y facilita su reserva desde las vistas de calendario o plano, según la configuración elegida
- Salas de reuniones para coordinación de equipos, proyectos y órganos de la entidad.
- Aulas y salas polivalentes para talleres y formación.
- Despachos compartidos para reuniones individuales y sesiones de trabajo.
- Puestos de trabajo para personal que utiliza las oficinas de forma habitual o puntual.
- Plazas de parking y otros espacios de apoyo de las delegaciones.
- Taquillas, equipamiento compartido y otros recursos configurados como reservables.
Un modelo por recursos para equipos con distintos perfiles
El precio de KALENA se basa en los espacios y recursos gestionados, sin añadir una licencia por cada usuario. Este modelo puede resultar interesante cuando empleados, personas voluntarias y colaboradores autorizados comparten un conjunto limitado de salas, puestos o plazas.
Seis ventajas para organizar los espacios compartidos
de tu ONG o Asociación
Disponibilidad visible antes de reservar
Consulta qué espacios están libres para una fecha y revisa su ubicación, capacidad o equipamiento. Las vistas de calendario y plano ayudan a elegir un recurso adecuado sin depender de intercambios de mensajes.
Reservas para sesiones que se repiten
Los perfiles habilitados pueden crear reservas recurrentes para reuniones de coordinación, talleres o sesiones periódicas. Así se organiza la disponibilidad del espacio en las fechas previstas desde un mismo lugar.
Datos para revisar la demanda de espacios
Los informes de reservas permiten consultar el histórico y revisar qué recursos tienen más reservas o cómo se distribuye su uso. Están disponibles en los planes que los incluyen y pueden ampliarse con informes personalizados.
Criterios claros para compartir recursos
Define permisos y condiciones de reserva para los equipos que comparten salas, puestos o plazas. Si la demanda supera la disponibilidad, el proyecto puede incorporar prioridades o sorteos conforme a los criterios de la entidad.
Recuperación de espacios sin uso confirmado
Con las funciones de check-in y liberación por no-show configuradas, una reserva puede quedar disponible si no se confirma su uso dentro del plazo establecido. El recurso vuelve a estar accesible para otras personas autorizadas.
Menos seguimiento manual de los cambios
Con las notificaciones por correo incluidas en el plan, las personas reciben información sobre sus reservas y modificaciones. La información queda centralizada y resulta más fácil mantener a los equipos al tanto de los cambios.
Preguntas frecuentes sobre KALENA
para ONG y Asociaciones
¿KALENA sirve también para fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro?
Puede utilizarse en ONG, fundaciones, asociaciones y otras entidades sin ánimo de lucro que necesiten reservar espacios y recursos compartidos. El encaje depende de los recursos que se quieran gestionar, de las personas que los utilizan y de las condiciones de reserva necesarias.
¿Pueden reservar tanto empleados como personas voluntarias?
Sí, siempre que la entidad los dé de alta como usuarios autorizados y configure sus permisos. Cada persona accede a los recursos habilitados para su perfil. Si se necesitan reglas específicas por equipo o colectivo, se concretan en el proyecto.
¿Podemos gestionar varias sedes o delegaciones?
Sí. Los recursos pueden organizarse por localización para consultar y gestionar las reservas desde un entorno común. Se definen los espacios de cada delegación, los perfiles de acceso y las condiciones de uso que necesite la entidad.
¿Se pueden crear reservas recurrentes para reuniones o talleres?
¿Se pueden asignar plazas de parking u otros recursos con mucha demanda?
¿Puede conectarse con los calendarios y el acceso corporativo?
¿KALENA gestiona donaciones, proyectos o la actividad del voluntariado?
KALENA se centra en la reserva de espacios y recursos. La gestión de donaciones, expedientes, proyectos sociales, turnos de voluntariado o atención a personas beneficiarias corresponde a las herramientas específicas de cada actividad. Aquí se organiza el espacio que esos equipos necesitan utilizar.
¿El precio cambia al añadir empleados o personas voluntarias?
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