CASO DE ÉXITO
Allianz: prereserva y sorteo de plazas de parking para cerca de 600 usuarios
Un sistema de solicitud y asignación anticipada para organizar el acceso a un parking corporativo con plazas limitadas y asignaciones fijas.
Las personas que necesitan plaza la solicitan mediante una prereserva. KALENA realiza el sorteo cuatro días antes y comunica el resultado por correo electrónico. Las plazas que se liberan después se gestionan de forma diferenciada por los usuarios gestores.
EL RETO
Repartir plazas limitadas con antelación y criterios claros
Allianz necesitaba organizar la demanda de parking de cerca de 600 usuarios, teniendo en cuenta que la mayoría de las plazas están asignadas de forma fija.
El proceso debía permitir recuperar plazas cuando sus titulares no las utilizaran y repartir las disponibles con criterios comunes. También debía ofrecer a los empleados tiempo para planificar sus desplazamientos, evitando que la asignación dependiera de quién lograra reservar antes.
El proyecto debía responder a estas necesidades:
Aplicar criterios comunes al sorteo. Tener en cuenta el número de reservas obtenidas por cada usuario durante los últimos 30 días.
Comunicar la asignación con antelación. Resolver las solicitudes cuatro días antes para que los empleados puedan organizar sus desplazamientos.
Controlar la gestión posterior al sorteo. Dejar las plazas que se liberan después en manos de los usuarios gestores, según los criterios internos de Allianz.
LA SOLUCIÓN
Prereservas y asignación por sorteo
El sistema combina prereservas, sorteo y gestión posterior de plazas para organizar el parking con criterios definidos por la compañía. Además, los informes del sorteo y el desglose de las adjudicaciones permiten revisar cómo se resolvieron las solicitudes.
KALENA recoge las solicitudes de plaza y realiza el sorteo con cuatro días de antelación. Para asignarlas, se tiene en cuenta cuántas reservas ha obtenido cada empleado durante los 30 días anteriores. Este criterio busca favorecer un reparto equilibrado de las plazas disponibles.
Liberación de plazas asignadas
Los profesionales que tienen una plaza fija pueden liberarla cuando no la van a utilizar. Una vez liberada, la plaza se incorpora al conjunto de plazas que pueden asignarse mediante el proceso configurado.
Solicitud mediante prereserva y aviso del resultado
Para participar en el sorteo, los empleados registran su solicitud en el módulo de prereserva. La reserva directa está deshabilitada para este grupo de usuarios. Una vez resuelto el sorteo, KALENA envía por correo el resultado, tanto si la solicitud ha sido aceptada como si no.
Gestión de las plazas que se liberan después
Las plazas que quedan disponibles una vez realizado el sorteo no se abren para reserva directa por parte de toda la plantilla. Los usuarios gestores las asignan manualmente a las personas que las solicitan, aplicando los criterios internos de Allianz.
LOGROS ALCANZADOS
El caso de Allianz muestra cómo un sorteo realizado con cuatro días de antelación y basado en el uso reciente organiza la asignación de plazas, mientras los usuarios gestores atienden las que se liberan después.
Seguimiento claro de las solicitudes
Los informes del sorteo y el detalle de las plazas adjudicadas permiten consultar cómo se ha resuelto cada prereserva.
Asignación basada en el uso reciente
El sorteo tiene en cuenta las reservas obtenidas por cada empleado durante los 30 días anteriores.
Resultado con cuatro días de antelación
Los solicitantes reciben por correo la resolución del sorteo con cuatro días de antelación.
Plazas fijas que pueden volver a asignarse
Cuando sus titulares las liberan, las plazas pueden incorporarse al sorteo.
Gestión diferenciada después del sorteo
Los usuarios gestores asignan manualmente las plazas que se liberan más tarde, según los criterios internos de Allianz.
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