CASO DE ÉXITO
Rovensa: gestión de espacios y servicios corporativos en España y Portugal
Cerca de 1.500 usuarios y dos realidades distintas: una plataforma común para reservar espacios de oficina, instalaciones deportivas y citas de salud laboral.
En España, el equipo puede gestionar puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de parking y citas para los reconocimientos médicos anuales. En Portugal, KALENA también se utiliza para reservar pistas de pádel, campos de fútbol, el gimnasio y espacios de salud y bienestar. La configuración permite adaptar los espacios y las reglas de reserva a las necesidades de cada país dentro de una misma plataforma.
EL RETO
Adaptar la gestión a dos delegaciones con necesidades diferentes
Rovensa necesitaba organizar las reservas en España y Portugal sin aplicar las mismas reglas ni el mismo catálogo de recursos a ambas delegaciones.
El proyecto debía responder a cuatro necesidades:
Separar la gestión de cada delegación. Dar a España y Portugal acceso a sus propios recursos y configuraciones, operando de manera autónoma sin interferir en las configuraciones de la otra.
Gestionar distintos tipos de espacios y servicios. Cubrir desde salas, puestos y parking hasta instalaciones deportivas y recursos de salud y bienestar.
Organizar los reconocimientos médicos. Ofrecer a los empleados de España una forma de consultar fechas y elegir franja horaria, evitando procesos manuales y la saturación del departamento de Recursos Humanos.
Facilitar la gestión diaria. Permitir que ciertos perfiles reservaran recursos para otras personas y programaran reservas recurrentes.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma con secciones y recursos configurados por país
KALENA se organizó en secciones para separar los recursos y las condiciones de reserva de cada delegación. La plataforma permite configurar permisos y visibilidad según las secciones y los grupos de usuarios.
Gestión independiente con la funcionalidad de secciones
KALENA se organizó en secciones para que España y Portugal pudieran gestionar sus propios recursos y configuraciones dentro de la plataforma. Así, cada delegación trabaja con los espacios que tiene asignados y mantiene una gestión diferenciada.
Recursos adaptados a cada delegación
La configuración se ajustó a las necesidades de cada país:
– España: reserva de plazas de parking, puestos de trabajo y salas de reuniones.
– Portugal: reserva y control de aforo de pistas de pádel, campos de fútbol, gimnasio y espacios de salud y bienestar.
Citas para los reconocimientos médicos
En la sección de España, KALENA se configuró para organizar la campaña anual. Los empleados pueden consultar las fechas disponibles y elegir la franja horaria que mejor les convenga, ayudando a coordinar las citas y las agendas del equipo médico.
Perfiles avanzados para gestionar reservas
Algunos usuarios cuentan con permisos ampliados para reservar en nombre de otras personas y programar reservas recurrentes. De esta forma, pueden atender necesidades de sus equipos y organizar con antelación las actividades periódicas de su sección.
LOGROS ALCANZADOS
El caso de Rovensa muestra cómo una misma plataforma puede adaptarse a distintas necesidades de reserva en dos delegaciones, con recursos y configuraciones propios para cada una.
Autonomía total por sede
Gestión unificada pero independiente de los entornos de España y Portugal, asegurando la privacidad gracias al uso de las Secciones de KALENA.
Espacios deportivos y de bienestar
Reserva de pistas de pádel, campos de fútbol, gimnasio y espacios de salud y bienestar en Portugal.
Citas para reconocimientos médicos
En España, los empleados pueden consultar las fechas disponibles y elegir cuándo realizar su reconocimiento médico anual.
Reservas delegadas y recurrentes
Descentralización de la gestión para los 1.500 usuarios gracias a los perfiles Avanzados, permitiendo reservas recurrentes y delegadas en segundos.
Optimización de recursos
Visibilidad total de la ocupación y uso real de salas, puestos y plazas de parking en ambas delegaciones de manera segmentada.
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