Terms and conditions

Queremos que la experiencia de nuestros usuarios en Kalena sea lo más satisfactoria posible.

Para acceder a nuestros servicios a través de Kalena, declaras que eres mayor de edad y que tienes capacidad legal de obrar de acuerdo con tu ley nacional.

El acceso y la navegación a través de Kalena, o el uso de los servicios, implican la aceptación expresa e íntegra de las presentes Condiciones Generales, que podrán ser modificadas o sustituidas por su titular en cualquier momento y sin previo aviso.

1.- INFORMACIÓN LEGAL

En cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico, los datos identificativos del titular de Kalena son:

PANEL SISTEMAS INFORMÁTICOS S.L.

Dirección: Parque Empresarial A2 Plaza. C/ Nanclares de Oca nº 5, 28022 (Madrid)

CIF: B-83766485

Datos de inscripción en el Registro Mercantil: Registro Mercantil de Madrid, tomo 19.438, libro 0, folio 57, sección 8ª, hoja M-341055.

Para cualquier duda o consulta, puede ponerse en contacto con nosotros a través del teléfono: +34 914057878 o por e-mail a: comercial@kalena.es.

2.- CONDICIONES GENERALES DE USO

Las siguientes Condiciones Generales regulan el uso y acceso a Kalena, nuestro software de gestión multicanal de espacios y otros recursos corporativos.

El mero acceso a la web de Kalena (www.kalena.es), o a la app móvil, implican la aceptación de las presentes Condiciones Generales.

Los datos e informaciones sobre productos o servicios, u otros datos relevantes ofrecidos a través de la web son realizados, proporcionados y actualizados por PANEL SISTEMAS INFORMÁTICOS S.L., que pondrá toda la diligencia debida para mantener la información actualizada. Sin embargo, en el supuesto de que exista algún error o la información no sea correcta, no responderá en ningún caso por tales circunstancias.

El Usuario se compromete a hacer un uso adecuado de los contenidos, servicios, y herramientas accesibles, con sujeción a la Ley y a las presentes Condiciones Generales de Uso y, en su caso a las Condiciones Particulares que puedan establecerse para el acceso a determinados servicios y aplicaciones, respetando en todo momento a los demás Usuarios de la misma.

En caso de incumplimiento total o parcial por el Usuario de las presentes condiciones Generales de Uso, PANEL SISTEMAS INFORMÁTICOS S.L. se reserva el derecho a cancelar la cuenta del usuario sin necesidad de previo aviso al mismo.

PANEL podría modificar los presentes Términos y Condiciones de Kalena en cualquier momento y por cualquier motivo, por lo que recomendamos que consulte periódicamente las actualizaciones. 

3.- TÉRMINOS Y CONDICIONES DE CONTRATACIÓN ON-LINE

Este Contrato de Suscripción Online de Kalena se celebra entre la entidad a la que representa el usuario que efectúa el registro o, entre un usuario individual (el Cliente) y PANEL SISTEMAS INFORMÁTICOS S.L. (en adelante PANEL). Dicho contrato está formado por los siguientes términos y condiciones, y entra en vigor en la fecha en que le proporcionemos la confirmación de su suscripción.

Si el usuario solicita el servicio utilizando una dirección de correo electrónico corporativa o empresarial, manifiesta que tiene autoridad para usar el dominio de la Organización de que se trate para inscribirse en una suscripción de Kalena, en calidad de miembro de la misma, en caso contrario el Usuario asume la responsabilidad por el uso no autorizado de dicho dominio de correo electrónico; además, la Organización, como titular del dominio con el que se realiza la suscripción, podrá asumir el control y supervisar el uso de los servicios en cualquier momento.

3.1- Acceso al servicio

Para poder disfrutar del acceso a Kalena y disfrutar del servicio, será necesario que el Usuario se registre, proporcionando los datos necesarios para tramitar la solicitud, los cuales deben estar actualizados, ser veraces y exactos; estos vendrán marcados como campos obligatorios en el Formulario de Registro ya que, sin ellos, no será posible tramitar el registro y por tanto prestar el servicio.

Para completar cualquiera de nuestros formularios, será necesario aceptar las presentes Condiciones Generales, así como nuestra Política de Privacidad para que el registro sea efectivo.

 3.2.- Servicio

Mediante Kalena, PANEL ofrece un producto de software para empresas que permite gestionar eficientemente los espacios y demás recursos corporativos, unificando todos los recursos en una sola aplicación con las siguientes características principales: 

• En la nube
• Accesible desde las últimas versiones de los navegadores Firefox, Chrome, Edge y Safari.
• Personalizable, adaptando la apariencia a las necesidades del cliente e incluyendo un Dashboard con vistas personalizadas por usuario.
• Integrable con otros sistemas propios como el Directorio activo corporativo y los sistemas de control de accesos.
• Compatible con los principales calendarios del mercado.
• Integrable con dispositivos domóticos y sensores IoT: detección presencia, control de elementos audiovisuales, iluminación, displays de señalización.

3.3.- Derecho de uso

La contratación del servicio implica el derecho a acceder y utilizar Kalena, así como de utilizar el software que incluye su suscripción, con las funcionalidades asociadas al plan elegido. Es decir, se concede una licencia temporal de uso de software al usuario, y no se transmiten derechos de propiedad intelectual sobre Kalena al Usuario de la licencia.

En caso de disfrutar de la opción de prueba gratuita del servicio, la duración de la misma será de 15 días, período al que queda limitado el mencionado derecho de uso.

Kalena podrá ser utilizado de acuerdo con los términos de este contrato, y de acuerdo con las siguientes prohibiciones: 

• Realización de técnicas de ingeniería inversa, o cualquier otra metodología para la prospección del Código Fuente de Kalena.
• Elusión de las limitaciones técnicas.
• Desactivación, alteración, o intentos análogos de burla de cualquier mecanismo de facturación que mida el uso de los servicios.
• Alquiler, préstamo, reventa, o transmisión a terceros del software.
• Modificación o alteración de Kalena, de su código fuente, o de sus componentes sin la autorización de Panel.

3.4.- Usuarios

El usuario gestor controlará la creación, alta, modificación y eliminación de los usuarios finales del aplicativo, así como de sus roles asociados, y será responsable del uso que éstos hagan de Kalena. El número de usuarios finales que el usuario gestor tenga a su disposición dependerá del tipo de suscripción contratada.

Todos los usuarios quedarán sujetos, al utilizar Kalena, a las siguientes condiciones:

• No realizar ninguna acción destinada a perjudicar, bloquear, dañar, inutilizar, sobrecargar, de forma temporal o definitiva, las funcionalidades, herramientas, contenidos y/o la infraestructura de Kalena de manera que impida su normal utilización.
• Custodiar y mantener la confidencialidad de las claves de acceso asociadas a su nombre de Usuario, siendo responsable de la utilización de dichas claves de acceso personales e intransferibles por parte de terceros.
• No introducir ni realizar contenidos injuriosos o calumniosos, lo que incluye la prohibición de manipular los comprobantes de compra aportados para disfrutar de los incentivos.
• No utilizar cualquiera de los materiales e informaciones contenidos en Kalena con fines ilícitos y expresamente prohibidos en las presentes Condiciones Generales de Uso, así como a las condiciones particulares que, en su caso, se establezcan para determinadas aplicaciones y/o utilidades y que resulten contrarios a los derechos e intereses de PANEL, sus usuarios y/o terceros.

El Cliente responderá de todos los daños y perjuicios de toda naturaleza ante PANEL, en relación a los daños que PANEL o cualquier tercero pueda sufrir como consecuencia del incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones a las que los usuarios quedan sometidos en virtud de la presente.

3.5.- Adquisición de los servicios

La suscripción se efectuará a través de la página de Planes de Precios: www.kalena.es/tienda, salvo que las partes firmen un acuerdo específico en el que se establezca otra forma de suscripción y en el que se indiquen las condiciones específicas de personalización, e implicará necesariamente la aceptación expresa de los presentes Términos y Condiciones de Contratación.

a) Planes de precios: la suscripción a Kalena implica la contratación de una licencia de uso estándar sobre Kalena Software, conforme a los detalles del plan elegido, que se corresponden con la siguiente relación:

• Plan Basic:
  • Gestiona hasta 10 recursos.
  • Administración y gestión de usuarios.
  • Gestiona la recurrencia de eventos.
  • Diseño web responsive.
  • Gestión y reserva sobre planos propios dinámicos.

• Plan Medium: incluye las funciones del Plan Basic, más:
  • Gestiona hasta 50 recursos.
  • Notificaciones por correo electrónico.
  • Informes y estadísticas.
  • Anonimizar reservas.

• Plan Enterprise: incluye las funciones del Plan Medium, más:
  • Gestiona hasta 300 recursos.
  • Adaptación a tu imagen corporativa.
  • Añadir asistentes a reservas.
  • My planning.
  • Check-in / Check-out manual o QR

b) Complementos. El Cliente podrá complementar su Plan de Suscripción a Kalena con los siguientes complementos:

• Asistencia técnica especializada, contratando horas de servicio de asistencia por parte de nuestro Departamento Técnico.

• My planning, para obtener una vista específica de tu plan personal de gestiones y reservas en KALENA (válido para Plan Basic o Medium. En el resto de planes este módulo está incluido).

• My profile, que permite personalizar tu perfil, gestionar tu avatar, tus preferencias y los datos de usuario (válido para todos los planes).

c) Medios de pago. Los medios de pago admitidos en la tienda kalena.es/tienda para proceder a la suscripción y la contratación de complementos, son los siguientes:

• Tarjeta de crédito o débito.

PANEL es responsable de la seguridad de las transacciones realizadas para la contratación de los servicios de Kalena, tal y como se detalla en el apartado 4. SEGURIDAD.

Para otros métodos de pago, contacte por favor con comercial@kalena.es

3.6.- Personalizaciones a medida

El Cliente podrá contratar a la Proveedora PANEL un Plan de Suscripción a Kalena totalmente personalizado.

Este Plan personalizado se contratará a través de un Acuerdo entre ambas partes, de forma adjunta a los presentes Términos y Condiciones, en el cual se detallará el precio, alcance, forma de pago y condiciones particulares de dicho Plan a medida.

Entre las personalizaciones que podrán activarse se encuentran las siguientes funcionalidades y servicios:

• Gestión de más de 300 recursos.
• Integración con la gestión de usuario corporativa.
• Autenticación por Single Sign-On y/o Multi-Factor Authentication.
• Gestión departamental, asignaciones y prioridades.
• Personalización de ventanas horarias.
• Gestión de reglas de reserva.
• Complemento para Outlook.
• Liberación de recursos por No-show.
• Integración con otros calendarios Outlook, Google y Fusion.
• API para integración con sistemas de acceso.
• Búsqueda de reservas de compañeros.
• Incorporación de imagen de recursos.
• My Profile.
• SLA garantizado.
• Informes y estadísticas personalizados.
• Campos personalizados en las reservas.
• Check-in / Check-out personalizado.
• Integración con dispositivos domóticos.
• Mantenimiento correctivo no estándar sobre personalizaciones.

3.7.-Tratamiento de datos de carácter personal a través del servicio.

PANEL como proveedora del servicio tratará los datos de acuerdo con lo dispuesto en su política de privacidad.

La información introducida en Kalena para la gestión de usuarios y de los recursos configurados será responsabilidad única de la parte contratante. En este caso, PANEL actúa en calidad de encargado del tratamiento y bajo las instrucciones del cliente, por lo que en ningún caso asume las obligaciones en materia de protección de datos de la parte contratante, salvo lo específicamente establecido en el presente contrato, de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo I de las presentes Condiciones Generales.

3.8.- Vigencia y finalización del servicio

El presente contrato tendrá una duración equivalente al período de vigencia de la suscripción contratada, la cual será renovable de forma automática, bien mensualmente o anualmente, según la forma de pago elegida, salvo manifestación en contrario. No obstante, la cancelación podrá ser efectuada en cualquier momento, hasta 24 horas antes de la próxima fecha de renovación de la suscripción, a través de la sección “Mi Cuenta” de la web www.Kalena.es , o bien escribiendo un e-mail a la dirección comercial@kalena.es.

En caso de solicitar la baja dentro de las últimas 24 horas de la próxima fecha renovación, la baja de la suscripción será efectiva a partir del período de facturación siguiente, quedando el cliente obligado al pago de todos los importes debidos y vencidos.

3.9.- Garantías y reembolso

PANEL garantiza que los Servicios Online cumplirán los términos del presente contrato, garantizando el funcionamiento del software conforme a lo descrito en el plan contratado desde el momento en que el mismo entre en vigor.

La contratación de Kalena no admitirá reembolsos salvo que no se cumpla la garantía de funcionamiento, en cuyo caso procederemos a devolver el precio pagado o a la reparación del software.  

4.- SEGURIDAD

El sitio web de Kalena utiliza técnicas de seguridad de la información generalmente aceptadas en la industria, incluyendo en particular cortafuegos (“firewalls”), procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, todo ello con el objeto de evitar el acceso no autorizado a los datos. Para ello, el usuario/cliente acepta que PANEL obtenga los datos necesarios para la correspondiente autenticación en los controles de acceso, y haga tratamiento de ellos tal y como se especifica en nuestra Política de Privacidad

Las compras son realizadas en un entorno de servidor seguro que implementa el protocolo SSL (Secure Socket Layer) con TLS 1.2 (Transport Layer Security) en todas las comunicaciones, que se transmiten encriptadas bajo un cifrado de 128 bits para impedir la interceptación de la información por terceros. Particularmente, cuando se tramita el pago, todas las comunicaciones se efectúan bajo una conexión segura que garantiza la confidencialidad de los datos durante la transacción.

5.- PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

El software Kalena, los elementos contenidos en la web (incluyendo textos, documentos, fotografías, dibujos, representaciones gráficas, entre otros), así como logotipos, marcas, nombres comerciales u otros signos distintivos, se encuentran protegidos por derechos de propiedad intelectual o industrial, de los que PANEL es titular y ostenta autorización para su utilización y comunicación pública de los legítimos titulares de las mismas.

El Usuario se obliga a usar los contenidos de forma diligente y correcta, de acuerdo a la Ley, la moral y el orden público. PANEL autoriza al Usuario para visualizar la información que se contiene en Kalena, así como para efectuar reproducciones privadas (simple actividad de descarga y almacenamiento en sus sistemas informáticos), siempre y cuando los elementos sean destinados únicamente al uso personal. En ningún caso, ello significará una autorización o licencia sobre los derechos de propiedad de PANEL o de los legítimos titulares de las mismas.

El Usuario no está autorizado para proceder a la distribución, modificación, cesión o comunicación pública de la información contenida en Kalena en cualquier forma y cualquiera que sea su finalidad.

6.- ENLACES

Las conexiones y enlaces a sitios o páginas Web de terceros se han establecido únicamente como una utilidad para el Usuario. PANEL no es, en ningún caso, responsable de las mismas o de su contenido.

Salvo indicación en contra, el Usuario autoriza a PANEL a utilizar su nombre y logotipo a efectos publicitarios, y exclusivamente como referencia comercial, en el canal web público de Kalena (www.kalena.es).

PANEL no asume ninguna responsabilidad derivada de la existencia de enlaces entre los contenidos de Kalena y contenidos situados fuera del mismo o de cualquier otra mención de contenidos.

7.- RESPONSABILIDAD

PANEL no garantiza el acceso continuado, ni la correcta visualización, descarga o utilidad de los elementos e información contenidos en la presente web que pueden verse impedidos, dificultados o interrumpidos por factores o circunstancias fuera de su control o ajenas a su voluntad, ni de aquellos que sean producidos por la existencia de virus informáticos en Internet.

PANEL no asume responsabilidad alguna por daños, perjuicios, pérdidas, reclamaciones o gastos, producidos en el funcionamiento del software por:

• Interferencias, interrupciones, fallos, omisiones, retrasos, bloqueos o desconexiones, motivadas por errores en las líneas y redes de telecomunicaciones o por cualquier otra causa ajena al control de PANEL.
• Intromisiones ilegítimas mediante el uso de programas malignos de cualquier tipo y a través de cualquier medio de comunicación, tales como virus informáticos o cualesquiera otros.
• Uso indebido o inadecuado de Kalena.
• Errores de seguridad o navegación producidos por un mal funcionamiento del navegador o por el uso de versiones no actualizadas.

PANEL no es responsable ni en ningún caso responderá frente a los usuarios y a terceros sobre actos de cualquier tercero ajeno a PANEL que conlleve o pueda suponer la realización de actos de competencia desleal y publicidad ilícita, o la infracción de los derechos de propiedad intelectual e industrial, de los secretos empresariales, de compromisos contractuales de cualquier clase, de los derechos al honor, a la intimidad personal y familiar y a la imagen, de los derechos de propiedad y de toda otra naturaleza pertenecientes a un tercero por razón de la transmisión, difusión, almacenamiento, puesta a disposición, recepción, obtención o acceso a los contenidos.

8.- POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Toda la política de tratamiento de datos personales la encontrarás en la Política de Privacidad, que forma parte integrante de estas Condiciones Generales. Si quieres obtener más información, puedes acceder a través del siguiente enlace: Política de Privacidad.

9.- LEGISLACIÓN

Con renuncia a cualquier otro fuero y jurisdicción que pueda corresponder, se establece sumisión expresamente a la ley española y a la jurisdicción y competencia de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid.

El usuario, por el solo hecho de acceder a la web u obtener la condición de usuario otorga, de forma irrevocable, su consentimiento a que los Tribunales competentes por defecto puedan conocer de cualquier acción judicial derivada de o relacionada con las presentes condiciones, o con su uso de este Sitio o la navegación realizada por el mismo.

Si alguna cláusula o apartado de las presentes Condiciones Generales, que no sea de naturaleza esencial para la existencia del mismo, es declarada nula o inaplicable, la validez de las restantes cláusulas no se verá afectada.

ANNEX I – PERSONAL DATA PROCESSOR

Update date: january 21st, 2026

1.- PURPOSE OF THE PROCESSING ORDER

By means of these clauses, PANEL SISTEMAS INFORMÁTICAS, S.L. is authorized as DATA PROCESSOR, to process on behalf of the Client, DATA CONTROLLER, the personal data necessary to provide the Kalena Space and Resource Management Software service.

2.- IDENTIFICATION OF THE AFFECTED INFORMATION

For the execution of the services derived from the fulfillment of the object of this assignment, the DATA CONTROLLER is authorized to process the information necessary to provide the service.

The information includes the following:

• Categories of data subjects: employees, customers, visitors, contact persons.
• Categories of data subject to treatment: identification and contact, employment details.
• Processing operations: recording, storage, structuring, consultation, deletion, restriction.

If the customer enters information through Kalena relating to categories other than those mentioned herein, such processing will be governed by these conditions.

3.- DURATION OF THIS AGREEMENT

The duration of this agreement will be subject to the validity of the contract for the provision of services.

4.- RETURN OF DATA

Once this agreement ends, the MANAGER must return the information to the CONTROLLER or delete any copy that is in its possession. However, the MANAGER may keep the data blocked to meet possible administrative or jurisdictional responsibilities.

5.- SUBCONTRACTING OF SERVICES BY THE PERSON IN CHARGE

The MANAGER may subcontract auxiliary services with third parties for the provision of the main service.

6.- OBLIGATIONS OF THE PERSON IN CHARGE

The MANAGER and all personnel under his control are obliged to:

• Use the personal data subject to processing, or those collected for inclusion, only for the purpose that is the object of this assignment. Under no circumstances may you use the data for your own purposes.
• To process the data in accordance with the documented instructions of the CONTROLLER. Including with respect to international data transfers; if the DATA CONTROLLER is required to transfer personal data to a third country or to an international organisation, by virtue of the law of the Union or of the Member States applicable to it, it shall inform the CONTROLLER of this legal requirement in advance, unless such law prohibits it for important reasons of public interest.
• Keep, in writing, a record of all categories of processing activities carried out on behalf of the CONTROLLER, containing, in accordance with Article 30.2 of Regulation (EU) 2016/679:
  • The name and contact details of the MANAGER and of each person in charge on whose behalf the MANAGER acts.
  • The categories of processing carried out on behalf of each controller.
  • An overview of the appropriate technical and organisational security measures you are applying to the processing of the data.
• Not to communicate the data to third parties, unless they have the express authorisation of the CONTROLLER, in the legally admissible cases.
• Maintain the duty of secrecy with respect to the personal data to which it has had access by virtue of this assignment, even after the end of the contract.
• Ensure that the persons authorised to process personal data undertake, expressly and in writing, to respect confidentiality and comply with the corresponding security measures, of which the manager will duly inform them. The MANAGER will keep at the disposal of the CONTROLLER the documentation accrediting compliance with this obligation.
• To guarantee the necessary training in the protection of personal data of the persons authorised to process personal data.
• When the affected persons exercise their rights of access, rectification, deletion and opposition, limitation of processing and data portability before the MANAGER, the latter must notify it by email to the address indicated by the CONTROLLER. The communication must be made as soon as possible, together, where appropriate, with other information that may be relevant to resolve the request.
• Notification to the CONTROLLER of data security breaches. The MANAGER will notify the CONTROLLER, without undue delay and through the email address indicated by the CONTROLLER, of the breaches of the security of the personal data in its charge of which it is aware, together with all the relevant information for the documentation and communication of the incident.
• Assistance in the notification of security breaches to the CONTROL AUTHORITIES and to the INTERESTED PARTIES.
• Make available to the CONTROLLER all the information necessary to demonstrate compliance with its obligations, as well as for the performance of audits or inspections carried out by the CONTROLLER or another auditor authorised by it. In addition, if, in the opinion of the MANAGER, an instruction of the CONTROLLER infringes the provisions of Regulation (EU) 2016/679 or the applicable national regulations, the MANAGER shall immediately inform the CONTROLLER.
• Implement the necessary technical and organisational security measures to guarantee the permanent confidentiality, integrity, availability and resilience of the processing systems and services. The minimum-security measures are set out in section “8. Minimum security measures to be applied by the MANAGER”.

7.- OBLIGATIONS OF THE RESPONSIBLE PARTY

It is the responsibility of the RESPONSIBLE:

• Provide the MANAGER with the necessary data so that it can provide the service.
• Ensure, prior to and throughout the processing, compliance with Regulation (EU) 2016/679 GDPR by the MANAGER.
• Oversee processing, including conducting inspections and audits.

8.- MINIMUM SECURITY MEASURES TO BE APPLIED BY THE PERSON IN CHARGE

The MANAGER shall apply at least the security measures that allow:

• Ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability, and resilience of treatment systems and services.
• Restore availability and access to personal data quickly, in the event of a physical or technical incident.
• To verify, evaluate and assess, on a regular basis, the effectiveness of the technical and organisational measures implemented to guarantee the security of the processing.
• Pseudonymize and encrypt personal data, where applicable.

9.- NON-COMPLIANCE

Failure by the MANAGER to comply with the obligations referred to in this agreement will mean that it will also be considered responsible for the processing, answering to the Data Protection Authorities, or to any third party for any infringements that may have been committed arising from the execution of this agreement and/or compliance with current legislation on the protection of personal data, in particular Regulation (EU) 2016/679 when determining the purposes and means of processing.