0 elementos

La solución software para la gestión y reserva de espacios corporativos:

Salas – Parking – Puestos de trabajo – Despachos – Comedor

KALENA ESPACIOS PARA LA RESERVA DE PUESTOS DE TRABAJO

KALENA espacios es una aplicación software que te permite gestionar el uso y la reserva de los puestos de trabajo en la oficina, optimizando el uso de los espacios y garantizando la seguridad de los empleados.

Gestionar los espacios de la oficina se ha convertido en una prioridad. Las empresas necesitan poder optimizar la capacidad y el grado de ocupación de las oficinas, organizar los puestos de trabajo y proteger la salud de los empleados con nuevos protocolos de seguridad.

Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios. Con Kalena puedes gestionar el uso de los puestos de trabajo y espacios de coworking de forma fácil y eficaz, optimizando el uso de las oficinas, y garantizando la seguridad de los empleados.

¿Quieres saber cómo?

RESERVA DE PUESTOS DE TRABAJO

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con KALENA espacios puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar un puesto de trabajo en la oficina.

Con Kalena, tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de puestos, y consultar sus características, ubicación, y medios técnicos de los que dispone. Además, podrán hacer reservas en bloque o por áreas y departamentos, realizar reservas recurrentes para varios días, y hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados en los puestos, liberándolos después de su uso.

Gracias a Kalena, la Empresa a su vez puede organizar un retorno a las oficinas de forma escalada, organizando los puestos y turnos de trabajo, además de establecer los protocolos necesarios para mantener la distancia de seguridad entre puestos.

Con Kalena también es posible solicitar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking. Y se podrán vincular estas reservas adicionales como petición en otros sistemas o departamentos, o en otros módulos funcionales de Kalena. 

Kalena integra comunicaciones multicanal para informar a todos los usuarios de las reservas, cambios, etc… ya sea por ejemplo vía correo o canal Microsoft Teams.

ADMINISTRAR LOS PLANOS Y ESPACIOS

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de los puestos de trabajo sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, un quiosco, una Tablet o un teléfono móvil. También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre el puesto de trabajo en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.

Desde la parte de Administración podrás configurar los puestos de trabajo y su disponibilidad. Podrás por ejemplo bloquear puestos de trabajo por distancia de seguridad, asignar y priorizar puestos por departamentos, y bloquear reservas de puestos en bloque por áreas o equipos.

También podrás gestionar usuarios, permisos, roles, y eliminar o añadir más espacios.

CONTROL DE OCUPACIÓN Y PLANES COVID

separadorVerde Kalena gestión de espacios

KALENA espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más segura y eficiente, ante la nueva situación derivada del Covid-19.

Con Kalena, podrás pre-asignar o bloquear puestos de trabajo para mantener las distancias de seguridad, y controlar la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los puestos inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.

Asimismo, la vista sobre plano incorpora los filtros avanzados de Kalena. Puedes localizar en el plano en qué puesto de trabajo está sentado “x”, y reservar “cerca” por afinidad laboral o “lejos” para cumplir con las distancias de seguridad.

Puedes igualmente establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina.

Además, Kalena genera un registro histórico de reservas para que, en caso de existir un positivo por Covid19 en tu oficina, puedas trazar los posibles afectados.

Y por último, puedes establecer, en base a los protocolos de higiene y desinfección, reservas automáticas para desinfección en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto de trabajo, impidiendo así la reserva por parte de los empleados en ese slot. Además, podrás vincular este evento a calendarios concretos, o encolarlo como petición en otros sistemas, por ejemplo al Dpto. de Servicios Generales o de Limpieza.

MY PLANNING

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Todas tus reservas en KALENA espacios de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas de espacios en Kalena.

Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en un puesto de trabajo o espacio reservado.

Además, podrás tener integrada la reserva de puestos de trabajo, con la reserva de salas de reuniones y de plazas de parking, facilitando así a tus empleados la asistencia segura a las oficinas.

CHECK-IN / CHECK-OUT

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Registra la entrada y salida de los empleados en los puestos de trabajo.

Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en los puestos de trabajo, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los puestos. Tambien es posible la integración con dispositivos domóticos como sensores de presencia, o pantallas táctiles.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el puesto de trabajo volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

SENSORIZACIÓN Y DOMÓTICA

separadorVerde Kalena gestión de espacios

KALENA espacios se integra con dispositivos domóticos y sensores IoT.

Puedes complementar Kalena con soluciones de sensorización y domótica, como dispositivos de detección de presencia, control de elementos audiovisuales, iluminación, displays de señalización, pantallas táctiles, etc.

Por ejemplo, si integras Kalena con dispositivos de recuento de personas en un espacio o una Sala, podrás establecer sistemas de alertas que avisen cuando se está haciendo un uso no adecuado de los espacios, según las políticas definidas.

También podrás vincular Kalena con dispositivos domóticos de detección de presencia, de tal forma que se “libere” el puesto de trabajo de forma automática si no se ha detectado presencia durante un intervalo de tiempo establecido, quedando disponible para otros empleados.

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Un potente Dashboard con vistas personalizadas por usuario.

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde la pantalla inicial, el usuario podrá ver de un vistazo sus propias estadísticas en Kalena, y el estado de ocupación actual de puestos de trabajo y otros espacios y recursos.

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de los puestos de trabajo, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todo lo que necesitas.

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

PUESTOS DE TRABAJO

Organiza espacios de coworking o reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte hasta el parking. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

CREA TU PLAN A MEDIDA CON ESTAS OPCIONES:

✔ Gestión de más de 300 recursos.

✔ Integración con la gestión de usuario corporativa.

✔ Autenticación por Single Sign-On y/o Multi-Factor Authentication.

✔ Gestión departamental, asignaciones y prioridades.

✔ Personalización de ventanas horarias.

✔ Gestión de reglas de reserva.

✔ Complemento para Outlook.

✔ Liberación de recursos por No-show.

✔ Integración con otros calendarios Outlook, Google y Fusion.

✔ API para integración con sistemas de acceso.

✔ Búsqueda de reservas de compañeros.

✔ Incorporación de imagen de recursos.

✔ My Profile.

✔ Personalización de protocolos Covid19.

✔ SLA garantizado.

✔ Informes y estadísticas personalizados.

✔ Campos personalizados en las reservas.

✔ Check-in / Check-out personalizado.

✔ Integración con dispositivos domóticos.

✔ Mantenimiento correctivo no estándar sobre personalizaciones. 

 

Logotipo Kalena blanco

Solución software para la reserva de espacios y otros recursos corporativos.

¿Te gustaría probar la aplicación en tu Organización?

Contacta con nosotros y
solicita una Demo gratis

También puedes contactar con nosotros
para ampliar información:

91 405 78 78

Escríbenos un e-mail

Ellos ya lo han probado

Logo de Kalena

Solución software para la reserva de espacios y otros recursos corporativos.




¿Te gustaría probar la aplicación en tu Organización?


 Contacta con nosotros y solicita una Demo gratis


PRUÉBALO GRATIS

You have Successfully Subscribed!