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La solución software para la gestión y reserva de espacios corporativos:

Salas – Parking – Puestos de trabajo – Otros espacios

KALENA ESPACIOS PARA LA GESTIÓN Y RESERVA DE PUESTOS DE TRABAJO

KALENA espacios es una aplicación software que te permite gestionar el uso y la reserva de los puestos de trabajo en la oficina, optimizando el uso de los espacios y garantizando la seguridad de los empleados.

Gestionar de forma flexible los espacios de la oficina se ha convertido en una prioridad. Las empresas necesitan poder optimizar la capacidad, el grado de ocupación y disponibilidad de los distintos espacios, organizar los puestos de trabajo y proteger la salud de los empleados con nuevos protocolos de seguridad.

Ahora, resolver este problema es tan sencillo como utilizar KALENA espacios. Con Kalena puedes gestionar los puestos de trabajo flexible y los espacios de coworking, de forma fácil y eficaz, optimizando el uso de las oficinas, y garantizando la seguridad de los empleados.

¿Quieres saber cómo?

RESERVA DE PUESTOS DE TRABAJO

separadorVerde Kalena gestión de espacios

Con KALENA espacios puedes utilizar la vista calendario o la vista desde plano para reservar un puesto de trabajo en la oficina.

Con Kalena, tus empleados podrán visualizar de forma dinámica la disponibilidad de puestos, y consultar sus características, ubicación, y medios técnicos de los que dispone. Además, podrán hacer reservas en bloque o por áreas y departamentos, realizar reservas recurrentes para varios días, y hacer el check-in/check-out mediante códigos QR instalados en los puestos, liberándolos después de su uso.

Gracias a Kalena, la Empresa a su vez puede organizar un retorno a las oficinas de forma escalada, organizando los puestos y turnos de trabajo, además de establecer los protocolos necesarios para mantener la distancia de seguridad entre puestos.

Con Kalena también es posible solicitar cualquier equipamiento adicional que se necesite, como por ejemplo conectividad o wi-fi, además de solicitar a la vez acceso a las oficinas o plaza de parking.

Kalena integra comunicaciones vía correo para informar a todos los usuarios de las reservas, cambios, etc…

ADMINISTRAR LOS PLANOS Y ESPACIOS DE TRABAJO

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Desde el módulo de administración podrás gestionar permisos y usuarios, y cargar tus propios planos de los puestos de trabajo en la oficina.

Con Kalena puedes cargar tus propios planos por planta, edificio y/o localización en formato imagen, para que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano.

Gracias a este módulo, puedes mostrar el estado de ocupación de los puestos de trabajo sobre los planos, y en cualquier dispositivo, como por ejemplo un videowall, un quiosco, una Tablet o un teléfono móvil. También podrás personalizar el nivel de información que se muestra sobre el puesto de trabajo en el plano, y disponer además de un localizador de espacios (wayfinder) sobre plano.

Desde la parte de Administración podrás configurar los puestos de trabajo y su disponibilidad. Podrás por ejemplo bloquear puestos de trabajo por distancia de seguridad, asignar y priorizar puestos por departamentos, y bloquear reservas de puestos en bloque por áreas o equipos.

También podrás gestionar usuarios, permisos, roles, y eliminar o añadir más espacios.

CONTROL DE OCUPACIÓN Y PLANES COVID

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KALENA espacios te ayuda en la gestión de los espacios de trabajo de forma más segura y eficiente, ante la nueva situación derivada del Covid-19.

Con Kalena, podrás pre-asignar o bloquear puestos de trabajo para mantener las distancias de seguridad, y controlar la ocupación por zonas o plantas. Puedes hacerlo de forma estática, prefijando de antemano los puestos inhabilitados, o de forma dinámica, en base a criterios de proximidad según las reservas que se van realizando.

Asimismo, la vista sobre plano incorpora los filtros avanzados de Kalena. Puedes localizar en el plano en qué puesto de trabajo está sentado «x», y reservar «cerca» por afinidad laboral o “lejos” para cumplir con las distancias de seguridad.

Puedes igualmente establecer y gestionar fases y turnos para la incorporación de tus empleados a la oficina.

Además, Kalena genera un registro histórico de reservas para que, en caso de existir un positivo por Covid19 en tu oficina, puedas trazar los posibles afectados.

Y por último, puedes establecer, en base a los protocolos de higiene y desinfección, reservas automáticas para desinfección en el siguiente slot disponible tras la reserva de un puesto de trabajo, impidiendo así la reserva por parte de los empleados en ese slot. 

MY PLANNING

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Todas tus reservas en KALENA espacios de un vistazo.

Con el módulo My Planning de Kalena podrás tener una vista específica de tu plan personal de reservas de espacios en Kalena.

Desde esta funcionalidad, podrás ver tu calendario diario, semanal o mensual de reservas, y podrás realizar por ejemplo el chek-in / check-out en un puesto de trabajo o espacio reservado.

Además, podrás tener integrada la reserva de puestos de trabajo, con la reserva de salas de reuniones y de plazas de parking, facilitando así a tus empleados la asistencia segura a las oficinas.

CHECK-IN / CHECK-OUT

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Registra la entrada y salida de los empleados en los puestos de trabajo.

Kalena también incorpora la funcionalidad de poder hacer check-in/ check-out en los puestos de trabajo, ya sea de forma manual o mediante la lectura de códigos QR instalados en los puestos.

Al hacer check-out, incluso de forma anticipada, el puesto de trabajo volverá a estar disponible de forma automática para todos los usuarios.

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

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Un potente Dashboard con vistas personalizadas por usuario.

Kalena incorpora un potente dashboard con informes y estadísticas de uso de los espacios, con vistas personalizadas por usuario. 

Desde la pantalla inicial, el usuario podrá ver de un vistazo sus propias estadísticas en Kalena, y el estado de ocupación actual de puestos de trabajo y otros espacios y recursos.

Desde el módulo de Informes y Estadísticas, el perfil de administrador tendrá acceso a informes avanzados de todas las reservas, usuarios, recursos, listado de check-in / check-out, etc. Podrá consultar en cualquier momento el índice de ocupación de la oficina y el uso de los puestos de trabajo, obteniendo así información muy útil para poder gestionar y optimizar la capacidad de las oficinas.

GESTIONA TODOS TUS ESPACIOS DE TRABAJO CON KALENA

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Tan sencillo como coger tu móvil y hacer una reserva integral de todo lo que necesitas.

SALAS DE REUNIONES

Reserva una sala de reuniones en tu oficina desde la vista calendario o plano. Consulta sus características, ubicación, capacidad y medios técnicos, y solicita equipamiento adicional. Añade asistentes a la reunión, y controla la ocupación y el aforo máximo de la sala en tiempo real. Gestiona el check-in/out y activa el “no-show” automático.

PUESTOS DE TRABAJO

Organiza espacios de coworking o reserva tu propio sitio en la oficina con antelación, desde la vista calendario o plano. Solicita adicionalmente acceso a las oficinas, conectividad, wi-fi o parking. Preasigna o bloquea puestos de trabajo, controla la ocupación por zonas o plantas, y gestiona el check-in/out mediante códigos QR.

PLAZAS DE PARKING

Reserva una plaza de aparcamiento para ti o tus clientes, desde la vista calendario o plano. Utiliza un mapa para guiarte hasta el parking. Gestiona las autorizaciones necesarias para acceder al edificio, e intégralo con dispositivos de apertura automática y códigos QR. Controla la ocupación de zonas y consulta las estadísticas de uso.

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