CASOS DE ÉXITO

Personalización de Kalena para la gestión de los espacios corporativos en todas sus oficinas de España.

El Reto

atmira necesitaba garantizar una vuelta segura y controlada a las oficinas tras la pandemia, gestionando sus espacios corporativos como puestos de trabajo, salas de reunión, plazas de aparcamiento y puestos de comedor, para las distintas oficinas situadas en Madrid, Barcelona, Córdoba y Vilafranca.

La Solución

Se implanta para atmira la solución de Kalena en modo SaaS para la gestión centralizada de puestos de trabajo, salas de reunión, plazas de aparcamiento y puestos de comedor.

La solución permite a los empleados de atmira la consulta de ocupación prevista y la reserva de estos espacios directamente sobre los mismos planos de las oficinas, permitiendo la gestión de estos planos dinámicos propios por parte de los gestores de la aplicación.

Tal y como se requería se ha realizado una implantación por fases, realizando un acompañamiento continuo en la puesta en marcha que ha permitido ir incorporando las sedes, configuración y funcionalidad de forma escalonada según las necesidades del cliente.

Está previsto también incorporar la gestión de otros tipos de recursos corporativos, distintos de espacios, como son equipamiento o medios, como cámaras 365º, pizarras, proyectores y equipos de video conferencia.

UNA SOLUCIÓN PERSONALIZADA

Se incorpora un sistema de Check-in/Check-out, que puede realizarse mediante el escaneo de códigos QR situados en los recursos físicos. Estas acciones permiten realizar la confirmación de utilización de los espacios reservados y ponerlos de nuevo a disposición del resto de empleados en caso de ser liberados prematuramente.
Para la gestión de usuarios se realiza la integración con el directorio corporativo de atmira, tratándose de Azure Active Directory. Para incremento de seguridad está prevista la incorporación en breve de Multi-factor Authentication.
Para la gestión de asignaciones y prioridades se ha incorporado la nueva funcionalidad de Kalena -Secciones, que permite definir recursos de uso público o de uso limitado a usuarios o grupos de usuarios, pudiéndose establecer además niveles de prioridad. De esta manera no solo se limita el uso, sino también la visibilidad, sobre aquellos recursos para los que se tiene permiso.
Con la funcionalidad de Kalena – My planning cada usuario puede realizar un seguimiento, de forma rápida y visual, de su propia planificación diaria, semanal o mensual, distinguiéndose las reservas propias de las invitaciones a eventos de otros anfitriones.
A nivel de analíticas, además de los informes y estadísticas estándar, se incorporan informes avanzados para el análisis de uso confirmado y el grado de ocupación y de rotación de los espacios.