Las 5 características clave que debe cumplir un buen software para la reserva de espacios

14 Dic 2023 | Artículos opinión

Si estás buscando un software para la reserva de espacios corporativos, seguramente tengas dudas sobre qué características o funcionalidades más importantes debería cumplir. El objetivo es que este tipo de software sea lo más efectivo posible y que pueda satisfacer las necesidades de los usuarios y de la compañía.
Si es tu caso, a continuación, te contamos algunas de las características más importantes que deberías considerar, para poder hacer una buena elección entre las distintas alternativas de mercado:

 

1. Interfaz intuitiva y buena usabilidad

Una buena experiencia de usuario es uno de los principales requisitos de una aplicación de este tipo. Una interfaz centralizada, intuitiva, fácil de usar, y que permita a los usuarios navegar y realizar reservas online de todos los espacios sin complicaciones, es necesaria para lograr que el usuario final se sienta cómodo con la herramienta. Además, es importante que tenga la capacidad de realizar las reservas de espacios de forma online, para facilitar la planificación de forma anticipada en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Otra cuestión también a tener en cuenta, de cara facilitar a los usuarios la visibilidad sobre los espacios, es poder ver de un rápido vistazo qué áreas están ocupadas y cuáles están disponibles. Para esta tarea, contar con diferentes vistas, como las vistas de plano o calendario, se convierte en requisito indispensable para poder visualizar fácilmente la disponibilidad de los espacios en tiempo real.

 

2. Gestión eficiente de los espacios y recursos

Es importante contar dentro de la aplicación, con herramientas que permitan una gestión eficiente de los recursos y espacios. Por ejemplo, poder gestionar usuarios, permisos, roles, añadir, eliminar y configurar más espacios, o incluso, la posibilidad de establecer reglas y restricciones para las reservas, como límites de tiempo, restricciones de acceso, etc.La posibilidad de cargar tus propios planos ya sea por planta o edificio, también es una función muy útil que permitirá que los usuarios puedan hacer reservas desde la vista plano con mayor facilidad.

También sería recomendable poder personalizar el nivel de información que se muestra sobre el espacio en el plano, permitiendo asignar salas o puestos de trabajo según las necesidades específicas de cada equipo o actividad.
Por último, sería importante también que nuestro software tuviera la capacidad de escalar según las necesidades de la empresa, permitiendo agregar nuevos espacios o recursos y adaptarse a nuestro crecimiento.

 

3. Integraciones con aplicaciones externas

Que el software para la reserva de espacios y recursos se integre con otros elementos es otro de los requisitos imprescindibles de este tipo de herramientas. Por ejemplo, la integración con los principales calendarios del mercado como Google Calendar o Exchange, para facilitar la coordinación de horarios en las reservas realizadas.

Otro punto destacado respecto a las integraciones sería que nuestro software de reservas sea capaz de integrarse con otros sistemas utilizados en la empresa, como sistemas de gestión de recursos humanos, el directorio activo o el sistema de control de accesos.

 

4. Notificaciones e informes

Un buen gestor de espacios debe contar con funcionalidades que permitan el envío de notificaciones y recordatorios automáticos a los usuarios para informar sobre sus reservas, cambios, etc… evitando así olvidos o malentendidos sobre las reservas realizadas.

Por otro lado, las funcionalidades de generación de informes y estadísticas permitirán a los administradores analizar la utilización de los espacios y recursos, para poder tomar decisiones sobre posibles mejoras en la distribución de los mismos, o adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa, nuevos protocolos de uso de los espacios, etc.
También sería muy útil poder recopilar el feedback y las evaluaciones de los propios usuarios, ya que puede ayudar a mejorar la eficiencia del sistema.

 

graficos-informes-kalena

5. Seguridad

Por último, contar con un software robusto y seguro para proteger la información sensible y garantizar la privacidad en la gestión de las reservas, es un requisito necesario en este tipo de herramientas.

 

En resumen, a la hora de seleccionar un software para la reserva de espacios de trabajo, es esencial tener en cuenta las necesidades específicas de tu empresa y asegurarte de que el software elegido cumpla con la mayoría de estos requisitos. En Kalena los tenemos muy en cuenta, pues trabajamos con las últimas tecnologías de desarrollo para mejorar y evolucionar el producto de forma constante, en base a tendencias de mercado y experiencias de usuario de nuestros clientes. Ello nos permite incorporar de forma ágil y continua nuevas funcionalidades al producto, que son puestas a disposición de nuestros clientes para que puedan escalar su solución Kalena rápidamente y según sus necesidades en cada momento.

Si necesitas más información, recuerda que puedes contactar con nosotros y te asesoraremos sobre el plan que mejor se adapte a tus necesidades.

Solicita tu Demo Gratuita o Presupuesto personalizado

DESCUBRE MÁS CONTENIDOS

Artículos opinión
reserva de espacios en la oficina
¿Qué ventajas aporta un software de reserva de espacios en la oficina?

¿Qué ventajas aporta un software de reserva de espacios en la oficina?

Con la llegada del modelo de trabajo flexible, las compañías tienen nuevas necesidades para optimizar la capacidad y disponibilidad de los espacios y puestos de trabajo.
Estas pueden solventarse gracias a la implementación de un software de reserva de espacios de trabajo en la oficina que, además, puede aportar otras muchas ventajas para la empresa y sus empleados.

Logotipo Kalena blanco

Solución software para la reserva de espacios y otros recursos corporativos.

Descubre todo el potencial de Kalena

Contacta con nosotros y
solicita una Demo

También puedes contactar con nosotros
para ampliar información:

91 405 78 78

Escríbenos un e-mail

Ellos ya lo han probado

® Kalena es un producto de Panel Sistemas. © Todos los derechos reservados.